Wat is RPA?

RPA is het automatiseren van repetitieve handelingen door middel van software, zogenaamde Bots. Het gaat dus niet om fysieke robots. RPA-software bootst handelingen na die anders door mensen via een gebruikersinterface worden gedaan. Bijvoorbeeld: login -> open applicatie -> selecteer record -> voer een bepaalde actie uit -> selecteer volgende record -> voer een bepaalde actie uit en zo door.

Wat kun je met RPA?

RPA is vooral geschikt om administratieve en repetitieve handelingen in minder tijd en met minder fouten uit te voeren. Enkele voorbeelden zijn:

• e-mails en bijlagen in een zaaksysteem opslaan en een ontvangstbevestiging sturen
• kopiëren en plakken van gegevens uit registraties en vakapplicaties
• bestanden en mappen doorsturen
• gegevens uit bepaalde applicaties of bestanden verzamelen
• gegevens invoeren in formulieren of applicaties

Het gaat om handelingen waarvoor altijd een zelfde set aan regels geldt. Vaak moeten daarbij dezelfde gegevens in meerdere systemen of applicaties worden ingevoerd.

Wanneer is RPA interessant?

RPA is vooral interessant als je processen heeft die routinematig zijn, niet vaak veranderen en heel vaak moeten worden uitgevoerd. Denk aan processen met:

• gestructureerde gedigitaliseerde gegevens
• repeterende op regels gebaseerde handelingen
• handelingen tussen verschillende applicaties/systemen
• veel data
• veel controle
• foutgevoelige stappen

Praktijkvoorbeeld RPA: controleren van gegevens in meerdere systemen

Een gemeente heeft een website waar burgers via een webformulier aanvragen kunnen doen. Deze formulieren belanden in een mailbox. Een medewerker van de gemeente bekijkt die aanvragen en controleert gegevens als naam, adres en eerdere aanvragen in een database. Daarna kan de medewerker de aanvraag verder in behandeling nemen.

Voor het repeterende werk

Dit hele proces kunt je met RPA laten uitvoeren. De software-bot logt in op de mailbox en opent de aanvraag. Vervolgens controleert hij de gegevens met de database. Als alles klopt maakt de robot de aanvraag klaar voor de behandeling ervan door de medewerker. Deze medewerker hoeft zich dus niet meer bezig te houden met de controle van de gegevens op de aanvraag, maar kan gelijk aan de slag met de behandeling ervan. De robot kan de controle ook ’s nachts uitvoeren.

Wat levert het op?

Met RPA-software kun je de routinematige digitale handelingen effectief automatiseren. Dit biedt:

• betrouwbaarheid: een software-robot kan 24/7 werken.
• kwaliteit: een robot doorloopt een vaste set aan regels en maakt daarbij geen fouten.
• productiviteit: een robot kan meerdere processen tegelijkertijd of serieel uitvoeren, dit gaat veel sneller dan handmatig mogelijk is.
• minder belasting van systemen: de robot kan in meerdere systemen inloggen en acties uitvoeren, je hoeft de systemen dus niet met ingewikkelde koppelingen aan elkaar te verbinden.
• consistentie: repeteerbare taken worden steeds op dezelfde manier uitgevoerd.
• schaalbaarheid: als een proces verandert, kun je de robot hergebruiken.

Wat is het voordeel voor je dienstverlening?

Met Robotic Process Automation maak je processen binnen de organisatie efficiënter. Tegelijkertijd zijn je medewerkers minder tijd kwijt aan taken die ze over het algemeen erg saai vinden en niet tot hun primaire werkzaamheden rekenen. Je zou daarmee het aantal fte’s kunnen verkleinen. Ons advies is echter medewerkers de vrijgekomen tijd te laten gebruiken voor hun klantgerichtere taken. Op die manier leidt RPA tot snellere én betere dienstverlening. Zie ook onze blog: ‘Kost Robotic Process Automation (RPA) werkgelegenheid?’

Aan de slag

Het kost relatief weinig tijd om RPA-software te implementeren. In grote lijnen gaat het om de volgende stappen:

• analyse proces: is het proces geschikt voor RPA?
• in kaart brengen proces: hoe ziet het proces er stap voor stap uit?
• voorbereiding robot: gebruikersaccounts voor de bot aanmaken en software installeren.
• configureren robot: het proces overnemen in de software.
• testen: proces doorlopen met de robot en proceseigenaren.
• finetunen: fouten eruit halen.
• borging: beheer overdragen aan de organisatie.

Moet je kunnen programmeren?

RPA-software is er in allerlei varianten. Voor een deel ervan hoef je niet te kunnen programmeren. Via een visuele gebruikersinterface neem je gewoon je handelingen op. De software-bot voert deze daarna voor je uit. Een beperkte training is voldoende om met deze software te kunnen werken. Andere functionaliteiten van eenzelfde pakket of andere RPA-software vragen misschien een hechtere integratie met je systemen. In dat geval heb je wel meer ICT-kennis nodig.