Gebruikersadoptie: Office 365 werkt alleen met de juiste ondersteuning!

De overstap naar Office 365

Werkt jouw organisatie nog met Office 2013 of 2010? Dan maak je waarschijnlijk al plannen voor de overstap naar een nieuwere Office-versie. Daarbij lijkt Office 365, en daarmee een gang naar de cloud, voor veel organisaties de meest aantrekkelijke keuze. Zo’n overgang heeft als voordeel dat medewerkers allerlei nieuwe functionaliteiten in Word, Excel en Outlook kunnen gebruiken. Denk aan documenten delen in plaats van naar elkaar mailen. Hiermee kunnen ze sneller, gemakkelijker en flexibeler samenwerken.

Stimulans digitaal werken

In de praktijk zien we dat de komst van Office 365 vaak een extra stimulans is voor het digitaal werken in een organisatie. Dit omdat er veel aandacht is voor de nieuwe functionaliteiten die beschikbaar komen, maar ook omdat minder populaire programma’s uit de Office-familie weer eens onder de aandacht worden gebracht. Denk aan OneNote. Waarom al je aantekeningen nog opschrijven op papier als het eenvoudig in een digitaal kladblok kan? Bij dat laatste krijg je dan ook nog allerlei mogelijkheden om je aantekeningen te ordenen, actielijstjes te maken en ze eenvoudig te delen met collega’s.

Een nieuwe manier van werken

Het grootste voordeel van Office 365 is echter dat medewerkers er echt op een andere manier mee kunnen werken. Documenten, agenda’s en onderlinge communicatie worden namelijk opgeslagen in de cloud. Dit zorgt ervoor dat medewerkers altijd en overal bij hun gegevens kunnen. Het zorgt er ook voor dat ze eenvoudiger kunnen samenwerken. Niet alleen met directe collega’s, maar ook met andere (overheids)organisaties, burgers en bedrijven.

Nieuwe programma’s

Office 365 kent bovendien een aantal programma’s om dit samenwerken te stroomlijnen. Teams bijvoorbeeld. Hiermee kun je relatief simpel een eigen online projectomgeving creëren. Je nodigt zelf de mensen uit die lid mogen worden van je team. Binnen zo’n team kun je dan chatten met elkaar, documenten delen, vergaderingen organiseren, videoconferences houden, projectverslagen vastleggen en zo door. Alles op een overzichtelijke en eenvoudige wijze. En alles waar, wanneer en op welk apparaat je maar wilt.

Gebruikersadoptie essentieel

De overgang naar Office 365 is daarmee veel ingrijpender dan de overgang naar andere Office-versies. Medewerkers moeten leren welke nieuwe mogelijkheden Office 365 biedt, die mogelijkheden leren gebruiken en samen werkafspraken en processen aan die nieuwe mogelijkheden aanpassen. En omdat het zo veel gemakkelijker wordt informatie te delen, is het bovendien belangrijk dat medewerkers nog bewuster nadenken over digiveiligheid en de omgang met privacygevoelige informatie. Een goede gebruikersadoptie omvat al deze gebieden en is eigenlijk essentieel voor de overgang naar Office 365.

Leren op een eigen manier

Een programma voor gebruikersadoptie houdt bovendien rekening met de verschillen tussen medewerkers. Op de eerste plaats zal niet iedereen dezelfde programma’s even intensief of op dezelfde manier gebruiken. Dus iedereen zomaar naar wat klassikale opleidingen sturen is niet erg effectief. Op de tweede plaats leren mensen op verschillende manieren. Dit vraagt om verschillende leervormen, waar mensen op basis van hun voorkennis in eigen tempo mee aan de slag kunnen. Denk hierbij aan e-opleidingen of een combinatie van e-opleidingen en klassikale opleidingen.

Meer dan techniek alleen

Voorkom in ieder geval dat je bij de implementatie van Office 365 alleen oog heeft voor de techniek. Zorg voor een duidelijke routekaart, een breed adoptieprogramma en een vervolgtraject.