7 tips om vergaderingen gemakkelijker te plannen

Probleem voor lief nemen?

Tegenwoordig is bijna niemand meer veertig uur per week beschikbaar. Mensen hebben flexibele werktijden, werken regelmatig thuis en gaan ook nog op vakantie of met ouderschapsverlof. Hierdoor kost het vaak veel moeite om snel een geschikt tijdstip te vinden voor een bespreking of vergadering. We zien dat veel organisaties dit probleem voor lief nemen, omdat er niets aan te doen lijkt. Maar dat kan wel!

De kunst van een vergadering plannen

Over de kunst van vergaderen is op internet veel informatie te vinden, maar over het plannen van een vergadering bijna niets. De lean methodiek biedt wel een paar aanknopingspunten. Een van de pijlers van lean is het begrip flow. Het gaat er daarbij om te zorgen voor een continue doorstroming van werk, zonder wachttijden of grote werkvoorraden op bepaalde plekken. De tool die de heijunka heet, wordt gebruikt om productie regelmatig te verdelen. Met de principes van flow en heijunka kun je ook vergaderingen gemakkelijker plannen.

Zeven tips om een vergadering te plannen

1. Houd je werkagenda goed bij en maak deze zichtbaar voor alle agenda’s
   Zet je vaste werkdagen en ook je werkuren (!) erin. Hetzelfde geldt voor vrije dagen, vakanties en privé-afspraken. Die laatste kun je gewoon als privé markeren.
   
2. Kijk wat verder vooruit: zorg in je agenda voor voldoende ruimte en ‘lucht’.
   Kies welke onderwerpen nu prioriteit hebben. Maak een planning voor het werk dat daarvoor gedaan moet worden. En schroom niet om een overleg (op tijd) te annuleren als er andere prioriteiten zijn.
   
3. Beperk het aantal mensen dat aanwezig moet zijn bij een meeting.
   En bekijk of het mogelijk is dat mensen slechts een deel van de tijd aanwezig zijn en daarna weer ander werk kunnen doen. Of vraag of een bepaalde collega op afroep (telefonisch) beschikbaar is, mochten er vragen zijn die alleen hij of zij kan beantwoorden.
   
4. Minimaliseer de tijd van de vergadering, want de wet van Parkinson geldt zeker voor besprekingen: het werk dijt uit naar de beschikbare tijd.
   Mensen gebruiken de tijd die ervoor gepland staat, niet de tijd die nodig is. Kunnen jouw vergaderingen misschien standaard een kwartier korter?
   
5. Plan afspraken, vooral die met één of twee collega’s, zoveel mogelijk op de ‘dal’tijden vrijdagmiddag, vrijdagochtend of woensdagmiddag.
   Dan is het gemakkelijker om later nog andere vergaderingen op de ‘top’dagen te plannen. Want meestal zijn dinsdags en donderdags de meeste collega’s aanwezig en moet dan het meeste werkoverleg gepland worden. Houd bepaalde dagdelen vrij om overleg te kunnen plannen voor grotere groepen.
   
6. Reageer snel op de vergaderverzoeken die binnenkomen.
   Zorg ervoor dat er geen dubbele afspraken in je agenda staan. Komt dit toch voor? Geef dan op tijd aan welke afspraak prioriteit heeft en zoek een oplossing voor de andere afspraak. Misschien kan een collega jou vervangen bij een van de twee afspraken?
   
7. Iemand die thuis werkt, kan de vergadering bijwonen via skype, facetime of een andere videochat-applicatie.
   Dus thuiswerken hoeft geen reden te zijn om niet te kunnen overleggen met elkaar.
   

Effecten

In organisaties waar op deze manier wordt gewerkt, zijn doorlooptijden korter, zijn er minder ergernissen en wordt het werk efficiënter uitgevoerd.

Rigoureus anders met dagstarts

Er zijn ook organisaties waar het er heel anders aan toe gaat. Daar start men iedere werkdag met een gezamenlijke dagstart op de werkvloer. Vervolgens is er een dagstart van de teamleiders en aansluitend een dagstart van het management. Over het algemeen creëert dit heel veel rust en focus. Er is veel minder ander overleg nodig. Het zorgt er ook voor dat de prioriteiten beter gesteld worden en de capaciteit beter gemanaged. En dat geeft voor de medewerkers dan weer minder kans op overbelasting. Het is zeker de moeite waard een keer met deze optie te experimenteren!