Enterprise architectuur: de eerste stappen naar een weerbaar IT-landschap
Gemeentelijke organisaties zijn eigenlijk meerdere bedrijven ineen. Met allemaal hun eigen systemen, netwerkcomponenten, applicaties en data, waartussen dan wel weer veel afhankelijkheden bestaan. Dat maakt het IT-landschap van je gemeente erg complex. Tegelijkertijd vragen maatschappelijke ontwikkelingen, wetgeving en technologische ontwikkelingen een enorme wendbaarheid van je organisatie en ICT. Hoe kan een enterprise architectuur je daarbij helpen? En wat zijn de belangrijke eerste stappen om zo’n enterprise architectuur voor jouw gemeente te ontwikkelen? We zetten het voor je op een rij.
Wat is een enterprise architectuur?
In een enterprise architectuur beschrijf je de belangrijkste principes voor de inrichting van de informatievoorzieningen van je organisatie. Die principes vormen de richtlijnen bij keuzes die je maakt bij de aanschaf, implementatie en inrichting van je systemen, netwerkcomponenten, applicaties en dataregistraties. Ook visualiseer je de huidige en de gewenste situatie van IT-componenten en hun onderlinge relaties. Deze combinatie van uniforme standaarden voor de hele organisatie en een visueel overzicht helpt je bij veranderprojecten keuzes te maken die passen bij je strategische organisatiedoelen. En het stelt je in staat die veranderingen snel en in samenhang op te pakken.
"*" geeft vereiste velden aan
De voordelen van een enterprise architectuur
Een enterprise architectuur heeft als belangrijkste voordeel voor gemeenten dat ze daarmee sneller kunnen inspelen op veranderingen, zoals maatschappelijke ontwikkelingen en veranderende wetgeving. Het overzicht dat je ermee krijgt, helpt je bij een integrale projectplanning. Je kunt beter bepalen welke projecten je wel en welke je niet wilt uitvoeren en deze op een logische volgorde uitzetten in de tijd. Daarnaast kan een enterprise architectuur voor een belangrijke kostenbesparing zorgen, doordat je voorkomt dat vanuit verschillende onderdelen van de organisatie andere applicaties voor dezelfde functionaliteiten worden aangeschaft. Ook helpt een enterprise architectuur je bij het maken van transitieplannen rekening te houden met toekomstige ontwikkelingen. Daardoor heb je uiteindelijk minder last van eerder gemaakte keuzes en legacy. Hierdoor kun je je als gemeente meer focussen op doorontwikkeling van je dienstverlening met de bijbehorende informatievoorzieningen.
In 8 stappen naar een enterprise architectuur
Om een enterprise architectuur voor je organisatie te ontwikkelen, moet je ergens beginnen. Met de volgende acht stappen leg je een stevige basis.
1. Bepaal de scope
Welke onderdelen van de organisatie wil je in de architectuur onderbrengen? Dat kan een gericht onderdeel zijn, zoals de hele RO-keten, maar ook de hele gemeentelijke organisatie.
2. Spreek een centrale opslaglocatie af voor alle architectuurdocumentatie
Sla hier niet alleen eigen documenten op, maar ook externe bronnen die je gebruikt. Bijvoorbeeld de referentiearchitecturen zoals de Gemma.
3. Richt een architectuurteam op
Dit team moet uiteraard de juiste technische vaardigheden en kennis hebben, maar zeker ook voldoende organisatorische, leidinggevende en communicatieve vaardigheden om draagvlak te creëren.
4. Definieer de architectuurprincipes
Dit zijn de principes die aan de basis liggen van alle beslissingen die je in de toekomst voor je IT-landschap gaat maken. Het gaat dan om de requirements van soft- en hardware, de kennis en vaardigheden die je medewerkers nodig hebben en de vraag welke projecten je uitvoert en welke daarbij voorrang krijgen (in tijd en/of budget).
Van invloed op je architectuurprincipes zijn bijvoorbeeld je missie/visie, strategische initiatieven, verwachtingen van burgers, wetgeving, technische trends en zo door. Enkele voorbeelden van principes zijn:
- We denken vanuit de klant.
- We stellen openbare gegevens als open data beschikbaar.
- We hergebruiken gegevens.
Vanuit de Gemma is een voorzet gegeven met een aantal architectuurprincipes die gemeenten zouden kunnen gebruiken.
5. Maak governance-afspraken
Wie ziet erop toe dat de architectuurprincipes aansluiten bij de organisatiedoelen? En dat de principes ook daadwerkelijk worden nageleefd? Welke processen richt je in voor dat toezicht?
6. Kies een passend architectuur-framework
Dit raamwerk helpt je je architectuur systematisch te ontwerpen, implementeren en beheren. Een veelgebruikte standaard voor enterprise architectuur is de TOGAF-standaard (TOGAF = The Open Group Architecture Framework) met een splitsing in business, applicaties, data en technologie. Op die lagen worden vragen als ‘wat?’, ‘hoe?’, ‘waar?’, ‘wie?’, ‘wanneer?’ en ‘waarom?’ losgelaten. In de GEMMA zie je dezelfde splitsing terug minus het technologische architectuur domein. Welk raamwerk je ook kiest, het zal niet perfect passen. Dus je zult het altijd enigszins moeten aanpassen aan jouw organisatie, de TOGAF-standaard is hier dan ook voor ontworpen.
7. Kies geschikte tools
Er zijn veel verschillende tools op de markt om je enterprise architectuur in kaart te brengen. Het is uiteraard belangrijk dat je met deze tools je hele enterprise architectuur op een logische wijze en visueel in kaart kunt brengen en dat het architectuurteam een gekozen tool handig vindt om mee te werken. Verder is het belangrijk dat je met hulp van deze tools ook de stakeholders op een wijze kunt informeren die bij ze past. Dit betekent dat je selecties moet kunnen maken voor bijvoorbeeld domeinen of andere stakeholder-perspectieven. Maar ook visualisaties die managers en bestuurders begrijpen (infographics, tabellen, grafiekjes of poppetjes, huisjes etc,) zijn onmisbaar.
8. Creëer een implementatie-strategie
Je kunt je gemeente niet een paar weken helemaal stil zetten, alle spullen en software die niet passen in je gewenste enterprise architectuur weggooien, daarvoor nieuwe spullen en software kopen en vervolgens weer fris aan de slag gaan. Je zult moeten verbouwen terwijl de winkel open blijft. Dit betekent dat je de gewenste veranderingen moet groeperen tot uitvoerbare projecten. En die projecten moet prioriteren. Geef daarbij niet alleen voorrang aan projecten gericht op de langere termijn, maar ook aan projecten die quick-wins opleveren. Al is het maar om met aantoonbare resultaten het draagvlak voor de architectuurprincipes en het architectuurteam hoog te houden.
Van Wob naar Woo: wat verandert er per 1 mei voor gemeenten?
Helpt een enterprise architectuur jouw organisatie?
Mist jouw gemeente een integraal overzicht van de samenhang tussen businessprocessen, informatievoorzieningen en techniek? Saboteert de ene verandering de andere verandering telkens weer? Ben je op zoek naar draagvlak voor transitieplannen in de organisatie en bij je bestuur? Dan biedt het werken met een enterprise architectuur jouw organisatie veel voordelen.
Meer weten over een enterprise architectuur?
Stel je vraag aan Joeri. Of laat een bericht achter in de chat.
