Common ground: gemeente Someren ziet volop kansen 

Gemeenten staan voor grote uitdagingen in hun informatiehuishouding. Voor I&A-teams betekent dit dat nieuwe kennis snel moet worden opgepakt. Tijdens de 9 Kennisateliers leer je de essentie van procesgericht werken, informatiemanagement, digitale samenwerking en AI, praktisch, actueel en direct toepasbaar.

meer informatie & inschrijven

Nieuw team: klaar voor de volgende stap 

Wat direct opvalt, is de inrichting van de gemeentelijke ICT. De ‘harde’, echt technische kant, zoals informatiebeveiliging, is uitbesteed aan ICT-NML, een samenwerkingsverband van gemeenten uit Noord- en Midden-Limburg. En alle overige functies die ‘iets met informatie te maken hebben’, denk aan functioneel beheerders, mensen die zich bezighouden met registratie en adressen, de CISO, et cetera, zijn vrij recentelijk ondergebracht in één team, binnen de gemeente zelf. Jan-Pieter legt uit: ‘Dit heeft geresulteerd in een vrij nieuwe, relatief diverse club van ongeveer twintig mensen. Het belangrijkste doel is kruisbestuiving: leren van elkaar en weten waar we mee bezig zijn. Dit loopt inmiddels goed. En nu is de volgende vraag: waar gaan we met elkaar naartoe?’

Alle neuzen dezelfde kant op

En hierbij viel de term common grond steeds vaker. In onderlinge gesprekken, op beurzen, in gesprekken met leveranciers. Jan-Pieter vervolgt: ‘Tijdens een van onze vergaderingen kwam het weer ter sprake, waarop ik vroeg: weet iedereen waar we het over hebben? Wat zijn onze ideeën, onze ambities? Ik merkte dat iedereen er andere beelden bij had. En ook het kennisniveau verschilde enorm. Daarbij: onze informatie-architectuur was nog vrij behoudend, we lopen niet voorop, we zijn meer volgers. Maar de wereld om ons heen verandert continue en nieuwe ontwikkelingen als common ground krijgen we uiteindelijk gewoon opgediend. Je kop in het zand steken heeft geen zin, we zullen in de toekomst keuzes moeten maken. Dus dan is het wel zo verstandig om van tevoren al een beeld te hebben van de mogelijke keuzes en gevolgen. En hoe we optimaal gebruik kunnen maken van de kansen die common ground biedt.’ Dus stelde Jan-Pieter een inspiratiesessie voor met een deskundige. ‘Iemand die ons meeneemt in de materie en ontwikkelingen zodat we na afloop allemaal dezelfde basiskennis en taalgebruik hebben. Hier werd opvallend positief op gereageerd.’

Inspiratiesessie leverde goede gesprekken en meer draagvlak

Jan-Pieter noemt de inspiratiesessie volmondig geslaagd. Naast meer inzicht, heeft de bijeenkomst gezorgd voor breder draagvlak binnen de organisatie. ‘Het was waardevol om eens écht de tijd te nemen om over een belangrijk onderwerp als common ground na te denken. Iedereen was welkom om aan te haken, wat ook werd gedaan door bijvoorbeeld mensen van dienstverlening. Het thema leeft dus breder in de organisatie, wat erg goed is voor het draagvlak.’ 

‘Uiteindelijk begint alles bij kennis. Natuurlijk krijg je niet iedereen in één dagdeel op hetzelfde niveau, maar de sessie stimuleerde goede gesprekken, waardoor mensen die al goed in de materie zaten en mensen die compleet blanco waren, nader tot elkaar kwamen.’ 

Grootste kansen van common ground

Meer onafhankelijkheid

Een belangrijke kans van common ground die tijdens de sessie duidelijk werd, is de mogelijkheid om Someren sterker in de markt te zetten. Waarmee Jan-Pieter vooral doelt op minder afhankelijk zijn van de (grillen van) leveranciers. ‘Als kleine gemeente zijn wij erg afhankelijk van wat leveranciers ons kunnen en willen bieden. En ik maak me soms zorgen of al onze applicaties en leveranciers wel toekomstbestendig zijn.

Aanbesteding en eindgebruikers

Zelfs bij veel foutmeldingen en ontevreden gebruikers is de drempel om te stoppen met een leverancier of applicatie voor ons hoog. Hebben we voldoende capaciteit in huis voor het aanbestedingstraject – als gemeente hebben we te maken met bepaalde aanbestedingsregels – en de datamigraties naar een nieuwe applicatie? En zijn eindgebruikers veerkrachtig genoeg om met die nieuwe applicatie te gaan werken? Hierdoor blijft er langer dan wellicht nodig een suboptimale situatie in stand.

Common Ground maakt ons onafhankelijker

Werken volgens de common ground principes maakt ons onafhankelijker waardoor we waarschijnlijk sneller zullen zeggen: we zijn niet tevreden en gaan met een andere applicatie of leverancier in zee. Want als we gegevens (data) in een aparte laag hebben onderbracht, dus niet vast hebben zitten in applicaties, kunnen we makkelijker wisselen van applicatie, zonder dat daar een ingewikkeld implementatietraject bij komt kijken.’

‘Werken volgens de common ground principes maakt ons onafhankelijker. Want als we gegevens (data) in een aparte laag hebben onderbracht, dus niet vast hebben zitten in applicaties, kunnen we makkelijker wisselen van applicatie, zonder dat daar een ingewikkeld implementatietraject bij komt kijken.’

Jan-Pieter van Hout

Adviseur informatiebeheer en functioneel beheerder bij gemeente Someren

Flexibeler en sneller werken

En het kan ook andere processen op het gebied van informatiebeheer vereenvoudigen en de informatievoorziening verbeteren. ‘Als wij alle informatie op één plek opslaan, is dat aantrekkelijk qua vindbaarheid, opslag én vernietiging, indien nodig’, vervolgt Jan-Pieter. ‘Zeker het vernietigen van data die in verschillende applicaties opgeslagen is, is nu nog heel bewerkelijk en gebeurt vrij provisorisch. Maar denk ook aan verplichte openbaarmaking, waar we nu met de Wet open overheid (Woo) mee te maken hebben. Het liefste zouden we bij de openbaarmaking van gegevens direct willen kunnen verwijzen naar de bron. Uiteindelijk worden we door te werken met common ground als organisatie flexibeler en sneller. Wat ook de dienstverlening ten goede komt.’

Samenwerken met andere partijen via common ground

Daarnaast is Jan-Pieter van mening dat common ground de gemeente in staat zal stellen beter samen te werken met andere gemeenten. ‘Wij zitten binnenkort in 10 gemeenschappelijke regelingen’, vertelt hij, ‘dat zijn dus tien samenwerkingsverbanden. Het kan interessant zijn om informatie van onze inwoners ook te kunnen benaderen vanuit systemen van partijen waar we mee samenwerken en vice versa. Stel dat een inwoner belt, dan zou het handig kunnen zijn om direct te kunnen zien of er rondom die persoon meer zaken lopen bij die partijen. Hier zitten wellicht juridische haken en ogen aan, maar er is niets mis met alvast alle wensen en fantasieën op tafel te leggen en daarover onderling in gesprek te gaan.’

Grootste uitdagingen zijn van technische aard

De sceptici binnen de gemeente zijn over het algemeen de mensen met de meeste kennis rondom common ground. ‘Die zien de meeste beren op de weg, dat is wel opvallend’, aldus Jan-Pieter. ‘En dan vooral op technisch vlak. Straks raadpleegt iedereen één bron. Dit roept vragen op als: gaat dit vertraging opleveren, of erger: loopt de boel dan vast? We kunnen natuurlijk niet hebben dat gebruikers straks minuten moeten wachten tot data zichtbaar wordt.’ 

Backups en overstap naar Common Ground

‘Een andere zorg is hoe we straks backups gaan maken. En nog een stapje terug: hoe maken we überhaupt de overstap naar common ground? We zullen die stap niet in één keer kunnen zetten; we zullen eerst met een soort hybride vorm moeten komen voor we volledig volgens de common ground principes kunnen werken. Maar wat gaat die hybride vorm dan zijn? En dan moeten we ook nog een ei leggen over de dataopslag. Ligt dit straks bij ons als gemeente of gaan we het uitbesteden? Niet alle vragen zijn in deze fase al te beantwoorden, maar het is sowieso goed om er al over na te denken.’

Leveranciers maken inhaalslagen

Jan-Pieter vindt het in elk geval een mooie ontwikkeling dat steeds meer leveranciers, na aanvankelijk beperkt enthousiasme, toch steeds meer lijken in te gaan zetten op common ground. (Zie ook het Common Ground portfolio: een overzicht van applicaties en componenten van gemeenten, leveranciers, ketenpartners en VNG, red.). ‘Ik zie dat er inhaalslagen worden gemaakt. Leveranciers tellen toch hun knopen en realiseren zich dat ze beter kunnen meedoen met de ontwikkelingen dan achterblijven. Sommigen kijken echt waar klanten mee bezig zijn en zien nieuwe kansen door samen met die klanten stappen richting common ground te zetten.’ 

Als voorbeeld noemt hij de leverancier van het zaaksysteem van Someren. ‘In dit zaaksysteem staan zo’n 90% van onze zaken en documenten. Onze leverancier wil nu in vier fases overgaan naar volledig common ground, wat via een roadmap zichtbaar is op hun website. Ze zetten nu ook echt stappen om bepaalde componenten los te weken van elkaar. Zo horen we binnenkort alle ins en outsover het lostrekken van de klantcontactgegevens.’

Het zaadje is geplant: architectuur aanpassen is nu stap één

Al met al is er in elk geval een zaadje geplant om meer met common ground te gaan doen, wat ook de bedoeling was van de inspiratiesessie. Jan-Pieter: ‘Dat zaadje moet nu gaan groeien. De komende architectuurvergaderingen gaan uitwijzen hoe we dit onderwerp gaan oppakken. Waaruit uiteindelijk een aanpassing van de architectuur zal volgen en op termijn een programma van eisen voor (toekomstige) leveranciers. Ik denk en hoop dat we meer leidend gaan worden naar leveranciers toe en meer gaan afdwingen op common groundgebied.’

Sta stil bij common ground – laat het je niet overkomen

Tot slot raadt Jan-Pieter ook andere gemeenten aan om eens écht de tijd te nemen om stil te staan bij common ground. En het gesprek aan te gaan. ‘Common ground moet je niet overkomen. Je wilt niet in de situatie belanden dat je bijvoorbeeld bij een aanbesteding opeens iets met het onderwerp moet terwijl je er nog nooit over hebt nagedacht. En waar begin je beter mee dan met een gesprek in de organisatie, met je collega’s? Wat weten we al, wat zijn onze beelden erbij? En het kan absoluut de moeite waard zijn om je hierbij te laten begeleiden door iemand die iets meer weet van het onderwerp en dit gesprek in goede banen kan leiden. Zodat je gefundeerde eerste stappen kunt zetten op het gebied van common ground.’