Common ground: hoe zet je als gemeente nu al stappen?
Met software die slim gebruikmaakt van alle data die zowel intern als extern beschikbaar is, kun je als gemeente de inwoners beter, makkelijker en efficiënter van dienst zijn. Hierbij is een belangrijke rol weggelegd voor de common ground principes. Maar wat houdt common ground nu precies in? Het klinkt vaak nog als verre toekomstmuziek, maar je kunt er binnen je organisatie wel degelijk al (kleine) stappen in zetten. Hoe pak je dat aan? Je leest het in dit blog.
.
Publieke organisaties staan voor grote uitdagingen in hun informatiehuishouding. Voor I&A-teams betekent dit dat nieuwe kennis snel moet worden opgepakt. Tijdens de 9 Kennisateliers leer je de essentie van procesgericht werken, informatiemanagement, digitale samenwerking en AI, praktisch, actueel en direct toepasbaar.
Makkelijkere data-uitwisseling geeft de dienstverlening een slinger
Gemeenten moeten steeds meer samenwerken, zowel onderling als met andere partijen. Twintig samenwerkingspartners is niet ongewoon. En daarnaast bundelen gemeenten ook steeds vaker uit eigen beweging de krachten. Om bij de dienstverlening goed gebruik te kunnen maken van alle data die in de verschillende softwaresystemen verstopt zit, moet deze onderling makkelijk(er) uitwisselbaar zijn. En hier komt common ground om de hoek kijken. Deze informatievisie gaat uit van een scheiding tussen informatie (data) en processen. Hierdoor kunnen veel meer partijen gebruikmaken van de beschikbare data. En kunnen daar dan weer slimme en automatische toepassingen voor ontwikkelen voor de inwoner, waarmee je als gemeente de dienstverlening een boost kunt geven.
Proactieve dienstverlening: weten wat er speelt bij een inwoner
En die dienstverlening wordt idealiter steeds proactiever. Hiermee bedoelen we dat je als gemeente zodra iemand zicht meldt, al weet hoe iemand ervoor staat en waar die persoon allemaal recht op heeft en gebruik van kan maken. Via common ground kun je deze data makkelijker en sneller tot je beschikking hebben
De eerste stappen richting common ground
Hoewel common ground zich absoluut nog in de pioniersfase bevindt, met een handjevol actieve gemeenten en softwareleveranciers, is het zeker niet te vroeg om eens stil te staan bij de data-uitwisseling binnen jouw informatiearchitectuur. Hoe kun je zorgen dat je op termijn eenvoudiger informatie kunt uitwisselen? Zowel intern tussen domeinen, als extern met samenwerkingspartijen? Met de volgende handvatten zet je de eerste stappen.
- Neem common ground op in in je visie en (inkoop)beleid
Het is sowieso slim om common ground op te nemen in je visie en de principes door te voeren in je (inkoop)beleid. Dus ga je met nieuwe software aan de slag? Inventariseer dan altijd eerst hoe je dit op een common ground manier zou kunnen doen en wat er al op de markt beschikbaar is (kijk ook eens op commonground.nl). Zeker binnen de front office, oftewel de ‘voorkant’ van de dienstverlening, is er al het één en ander ontwikkeld. Dus sta je op het punt om bijvoorbeeld met nieuwe formulieren te werken? Of je website in een nieuw jasje te steken? Dan kun je dit waarschijnlijk direct common ground proof aanvliegen.
- Neem common ground op in contracten of voorwaarden
Wil je graag in zee met een bepaalde leverancier, maar voldoet die nu nog niet aan de common ground principes? Dan kun je besluiten om in het contract of in de voorwaarden op te nemen dat er vanuit die betreffende leverancier binnen een bepaalde termijn een actieve beweging richting common ground moet zijn.
- Bundel krachten: zoek de samenwerking met buurgemeenten op
Lopen buurgemeenten tegen dezelfde vraagstukken aan? Zet dan gezamenlijk stappen. Of probeer mee te liften met gemeenten die bepaalde zaken al hebben uitgezocht of al (laten) ontwikkelen. Er zijn op verschillende plekken in het land communities opgezet waarin gelijkgestemde gemeenten met elkaar overleggen. Of geld inzamelen om gezamenlijk iets te bouwen. Alles in het kader: alleen ga je (vaak) sneller, maar samen kom je verder. Houd ook zeker commonground.nl in de gaten voor het laatste nieuws en events rondom het thema.
Laat ook jouw inwoners de vruchten plukken van common ground
Kortom, common ground staat weliswaar nog in de kinderschoenen, maar er wordt en is al meer ontwikkeld dan je wellicht verwacht. Zorg dat je hiervan op de hoogte bent en de mogelijkheden kent. En schroom niet om er binnen de organisatie én met je samenwerkingspartners mee aan de slag te gaan – stap voor stap!
Op termijn zullen er steeds meer voordelen en verrassende toepassingen van gegevensuitwisseling boven tafel komen die de dienstverlening ten goede komen. Zo zorg je dat ook de inwoners van jouw gemeente hier in de toekomst de vruchten van kunnen plukken.
Meer informatie?
Wil je meer weten over common ground en kun je wel wat hulp gebruiken bij de eerste stappen op dit vlak? René beantwoordt graag je vragen en denkt met je mee.
