De AVG, de Omgevingswet en uw zaaksysteem
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Omgevingswet, meer samenwerken in ketens die de gemeentegrenzen overschrijden; het zijn enkele van de vele veranderingen waarmee gemeenten de komende periode te maken krijgen. Wat betekenen deze veranderingen voor de inrichting van het zaaksysteem?
Complexe versus generieke inrichting
In de beginfase van zaakgericht werken kozen gemeenten bij de inrichting van het zaaksysteem vaak voor complexe zaaktypes met zeer specifieke workflow-afhandelingsstructuren. Een nadeel hiervan was dat als ze later hun werkprocessen wilden aanpassen, ze vaak ook de inrichting van het zaaksysteem moesten aanpassen. Dat is soms lastig of kost veel tijd. Om die reden kiezen gemeenten tegenwoordig vaker voor een generiekere inrichting. Zo’n generieke inrichting biedt minder procesondersteuning, maar wel meer flexibiliteit.
De vele veranderingen voor gemeenten
Dat flexibiliteit belangrijk is, blijkt uit de vele veranderingen waarmee gemeenten ook de komende jaren te maken krijgen. Hieronder enkele voorbeelden:
- Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
- Omgevingswet
- meer samenwerken in ketens die gemeentegrenzen overschrijden
- vaker direct informatie delen met burgers, bedrijven en instellingen
- open data/big data en de ontwikkeling naar een data-gedreven/-gestuurde organisatie
- de blijvende ambitie om werkprocessen slimmer vorm te geven, bijvoorbeeld via een aanpak als Lean.
Speciale aandacht voor de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Vooral de AVG vraagt snel aandacht van gemeenten. Deze AVG volgt op 25 mei 2018 de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) op. Gemeenten moeten vanaf dat moment weten welke gegevens ze van natuurlijke personen verwerken, hoe dit gebeurt en vanwege welke wet. Verder krijgen burgers het recht om data van zichzelf mee te nemen naar een andere dienst. En privacy by design en privacy by default worden de uitgangspunten. Meer informatie over de betekenis van de AVG voor gemeenten vindt u in de blog Bent u al klaar voor de AVG?
De Omgevingswet
Ook de impact van de Omgevingswet op zowel de informatiehuishouding als de werkprocessen bij gemeenten is enorm. Deze wet treedt waarschijnlijk in 2019 in werking. Burgers en bedrijven die op een bepaalde plek een initiatief willen starten, moeten dat dan bij één loket kunnen regelen. En een initiatiefnemer, het bevoegd gezag en belanghebbenden moeten vanaf de start van het initiatief allemaal over dezelfde informatie beschikken. Zie voor meer informatie de blog Voorbereiden op de Omgevingswet? Begin met achterstallig onderhoud!
Meer flexibiliteit met het huidige zaaksysteem
Om al deze ontwikkelingen beheerst en beheerd op te vangen is een flexibele en wendbare organisatie noodzakelijk en daarmee dus ook een generiek ingericht zaaksysteem. Als u uw zaaksysteem te specifiek heeft ingericht, is dit een goed moment te overwegen om naast uw huidige omgeving een in schone omgeving opnieuw te starten. Ontwikkel eerst een nieuwe, meer generieke visie op zaakgericht werken, procesafhandeling en zaaktypegebruik. Richt op basis daarvan een nieuwe, schone omgeving binnen het zaaksysteem in. Voer vervolgens deze eenduidige manier van zaakgericht werken in voor de hele organisatie.
Een nieuw zaaksysteem?
Is uw zaaksysteem binnenkort aan vervanging toe? Dan kunt u uiteraard bij de inrichting van het nieuwe zaaksysteem al rekening houden met de noodzaak werkprocessen flexibel en wendbaar te houden. Zo’n aanbesteding van een nieuw zaaksysteem is dan tegelijkertijd een goed moment om wat strategischer na te denken over de rol van dit systeem binnen het totale applicatielandschap in uw organisatie. Als onderdeel van een breed samenwerkingsplatform functioneert het zaaksysteem het beste als dit goed is te integreren met bijvoorbeeld de kantoorautomatisering of een oplossing voor projectmatig werken.
Meer informatie
Quarant helpt gemeenten. Bijvoorbeeld met het analyseren en adviseren over de nieuwe inrichting van het zaaksysteem. En met een impactanalyse van de AVG en Omgevingswet op proces, informatie, organisatie en medewerkers. Neem voor meer informatie contact op met Adrie van Bohemen: 06 53 37 14 87 of adrie.van.bohemen@quarant.nl.
Wij delen kennis, tips en adviezen. Blijf op de hoogte.
Meld u aan voor de nieuwsbrief.
Of volg ons op LinkedIn.
