Rol van een ambassadeur

Voordat je op zoek gaat naar ambassadeurs, moet je eerst nadenken over de rol of rollen die je die ambassadeurs wilt geven. Dat wisselt van project tot project. Mogelijke rollen zijn:

• bron van informatie voor de projectgroep
• verspreider van informatie op de afdeling
• klankbord voor de projectgroep
• ondersteuner van collega’s op de afdeling met bijvoorbeeld het gebruik van een nieuw systeem.

 Profiel van een ambassadeur

Op basis van die rol of rollen kun je het profiel opstellen van de ambassadeurs die je zoekt. Je wilt bijvoorbeeld dat een ambassadeur:

• expert is in een bepaald systeem;
• sociaal middelpunt is in een team;
• handig is met digitale hulpmiddelen;
• graag collega’s helpt.

 Werving van ambassadeurs

Als je vervolgens gaat werven is het verstandig medewerkers in eerste instantie zichzelf aan te laten melden. Op die manier werf je medewerkers die in ieder geval enthousiast zijn over het project en graag willen helpen. Als dit te weinig ambassadeurs oplevert, kun je zelf medewerkers benaderen die je geschikt lijken. Leg de complete lijst van ambassadeurs voor aan het management. Goedkeuring van de leiding is nodig omdat ambassadeurs voldoende tijd moeten krijgen voor de werkzaamheden die daarbij horen. Maak daar duidelijke afspraken over met het management.

Een gezamenlijke start

Het is een goed idee om als start een bijeenkomst met alle ambassadeurs te organiseren. Bespreek in deze bijeenkomst de volgende onderwerpen:

• reden en inhoud van het project
• jouw verwachtingen van ambassadeurs tijdens het project
• afspraken over de manier van communiceren.

Succesvolle projecten

Ambassadeurs zorgen ervoor dat de organisatie meer betrokken is bij een project en dat je gemakkelijker toegang hebt tot de ideeën en meningen uit de organisatie. Hiermee maak je projecten succesvoller. Ga dus met bovenstaande tips aan de slag.