Gemeente Eemsdelta: hoe je met meer grip op wetswijzigingen de hele organisatie slimmer en sterker maakt
Klantverhaal
Gemeenten hebben doorlopend te maken met nieuwe wetten en regels. Voor veel organisaties voelt dit als een wirwar van losse projecten, deadlines en verplichtingen. Maar niet voor Eemsdelta; de gemeente koos samen met Quarant voor een integrale aanpak waar de hele organisatie van profiteert. We spraken hierover met Ulco Faber en Klaas Landstra, respectievelijk Juridisch adviseur en informatieadviseur bij gemeente Eemdelta, en onze ‘eigen’ Han Kuiper, consultant en actief betrokken bij dit project.
Niet voor iedere wet een aparte werk- en stuurgroep optuigen
Van de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) tot Europese cybersecuritywetgeving: vrijwel alles raakt aan digitalisering, informatiebeheer en dienstverlening. Binnen Eemsdelta leefde dan ook al langer het idee dat de focus niet op losse wetten moet liggen, maar op het versterken van generieke fundamenten. Dit voorkomt versnippering en dubbel werk. Denk aan datakwaliteit, AVG en procesinrichting als onderliggende pilaren die meerdere wetten raken.
Dit kwam ook tot uiting in de bredere digitale visie van de gemeente. ‘Er komt zo ongelooflijk veel wetgeving op ons af; we wilden voorkomen dat we voor ieder wetje een apart circus met werk- en stuurgroepen moesten optuigen,’ legt Klaas uit. ‘Dan ben je vooral bezig met organiseren in plaats van verbeteren. Maar als je zorgt dat zaken als datakwaliteit, archivering, processen en privacy goed geregeld zijn, dan voldoe je automatisch al aan een groot deel van die wetgeving.’
Nulmeting: inzicht in (belang van) samenhang
Een bijeenkomst van Quarant over de Wetswijzigingskalender plantte bij Eemsdelta het zaadje voor een meer samenhangende, efficiëntere, strategische werkwijze met drie doelstellingen.
- Meer grip op de veranderlijkheid van de informatiewetgeving;
- Meer eigenaarschap beleggen in de organisatie;
- Het borgen van deze werkwijze in de organisatie: meer richting portfoliomanagement.
De gemeente startte samen met Quarant een nulmeting. Dit gaf inzicht in waar Eemsdelta op dat moment stond ten opzichte van alle te implementeren wetten. Zo werd helder hoeveel tijd en welke rollen er nodig zijn voor implementaties, welke risico’s er waren als er iets nagelaten zou worden, wat prioriteit moest hebben én welke thema’s steeds terugkomen.
De nulmeting bracht volgens de betrokkenen geen schokkende nieuwe inzichten, maar bevestigde vooral dat Eemsdelta al op veel fronten bezig was. ‘Er stond niets in brand gelukkig; er kwamen geen grote risico’s uit of vakgebieden uit waar we nog helemaal niets deden. Maar we misten wel samenhang tussen initiatieven. Dankzij de nulmeting konden bestaande projecten gekoppeld worden aan relevante wetgeving, wat richting en overzicht gaf,’ zegt Ulco.
Han vervolgt: ‘Wat heel sterk naar voren kwam, was dat onderwerpen als datakwaliteit en samenwerking in ketens bij heel veel wetten terugkomen. Dat belang werd tijdens de nulmeting nog duidelijker.’ Ulco benadrukt dat daarin precies de meerwaarde van deze aanpak ligt: ‘Het zou zonde zijn om zes keer afzonderlijk aan datakwaliteit te werken, terwijl je het ook één keer breed aan kunt pakken, waarmee je direct meerdere wetten ondersteunt.’
Van losse initiatieven naar eigenaarschap
De nulmeting vormde dan ook de start van een gestructureerd traject richting directiepresentatie en vervolgstappen om de implementatie van de wetgeving verder te brengen. Volgens Han verliep het gesprek met de directie proces opvallend soepel. ‘De sfeer was heel constructief en positief-kritisch. Er was geen discussie óf dit belangrijk was, maar vooral hoe we het goed konden organiseren.’
‘Klopt, we hoefden dit eigenlijk niet te verkopen,’ beaamt Ulco. ‘Er was meteen begrip voor het belang. Wat vooral hielp, was dat het onderwerp nu echt een eigenaar kreeg, een opdrachtgever. Iemand zich verantwoordelijk voelt en waar je ook op kunt terugvallen.’ Die rol kwam terecht bij onze directeur dienstverlening.
Roadmap met periodieke updates
Wat volgde was een brownpapersessie, waarmee de gemeente vooruit keek naar de komende jaren. Welke acties zijn wanneer nodig? Welke functies worden zwaar belast? En waar zitten de grootste risico’s? ‘Dit gaf houvast. We hebben nu veel beter inzicht in wie wanneer nodig is en waar knelpunten liggen,’ zegt Klaas. ‘Zo zien we bijvoorbeeld dat functies rondom informatiebeheer en archivering structureel zwaar belast worden.’
De projectorganisatie is inmiddels verder geformaliseerd. De kerngroep bestaat uit collega’s met verschillende rollen, zoals juridisch, informatieadvies, webbeheer, management en control. ‘Eigenlijk een redelijk willekeurig groepje mensen met raakvlakken met het onderwerp,’ lacht Klaas. ‘Maar juist die combinatie werkte goed en afhankelijk van de wet, trekken we er mensen uit vakgroepen bij.’
Er is een stuurgroep boven de projectgroep ingericht met maandelijks overleg en de roadmap wordt periodiek bijgewerkt op basis van nieuwe ontwikkelingen in de Wetswijzigingskalender. Ulco: ‘Eind juni komt de nieuwe kalender weer uit; die leggen we naast onze roadmap om te zien waar we moeten bijsturen en of we dit wellicht kunnen koppelen aan bestaande projecten. Zo zijn we snel weer helemaal up-to-date.’
Informatiewetgeving raakt de héle organisatie
Wat tijdens het traject steeds duidelijker werd: informatiewetgeving raakt de kern van de organisatie. Ulco: ‘Het wordt vaak gezien als een feestje van informatiebeheer en juridische zaken. Maar eigenlijk gaat het over hoe je organisatie in de basis werkt. Je wordt echt gedwongen om organisatiebreed in gesprek te gaan. Over processen, eigenaarschap, dienstverlening en samenwerking.’
‘Het uitvoeren van de wet moet dan ook niet het enige doel zijn,’ vervolgt Klaas. ‘Zorg dat je er ook echt organisatieverbetering mee realiseert.’ Een mooi voorbeeld is de implementatie van de Wmebv. Daarbij ontdekte Eemsdelta dat er eigenlijk nooit een complete product- en dienstencatalogus was opgesteld. ‘Toen we alle producten en diensten in kaart gingen brengen, realiseerden we ons: dit ís eigenlijk onze PDC. Ook kregen we veel meer inzicht in afhankelijkheden tussen systemen, applicaties en dienstverlening. Dit werkt ook door naar andere collega’s die helemaal niet met de Wmebv bezig zijn, maar wél merken dat processen duidelijker zijn ingericht of digitaler werken makkelijker wordt.’
En er kwam ook iets ongemakkelijks boven tafel. ‘We kwamen producten tegen die geen eigenaar hadden’, biecht Ulco op. Grinnikend: ‘We hebben mazzel gehad dat die producten de afgelopen jaren niet zijn aangevraagd.’
Klein begin, groot resultaat
En de informatiewetgeving stopt natuurlijk nooit. Daarom denkt de gemeente nu na over hoe deze manier van werken nog meer structureel onderdeel kan worden van de organisatie. ‘We willen meer richting portfoliomanagement bewegen,’ zegt Ulco. ‘Zodat we nog beter strategisch keuzes kunnen maken en prioriteiten kunnen stellen.’
En voor gemeenten voor wie dit alles toch nog wel als een grote stap in de oren klinkt, heeft Eemsdelta geruststellend advies. Ulco: ‘Begin gewoon klein en start een nulmeting. Dat werkt echt als een goede stok achter de deur. Niet alleen voor de bekende wetten, maar juist ook voor onderwerpen die minder zichtbaar zijn in publieke discussies, zoals Europese cybersecuritywetgeving. Ook dit soort wetten vragen wel degelijk om actie.’ Klaas vult aan: ‘Denk bijvoorbeeld aan een NIS2. Die komt eigenlijk pas aan de orde zodra je iets fout hebt gedaan en dan mag je uitleggen waarom je er niet aan hebt gewerkt. Maar met een nulmeting zorg je dat je zulke wetgeving niet vergeet.’ Waarop hij nog maar eens benadrukt: ‘Het draait om veel meer dan puur aan wetgeving voldoen. Het is echt een kans om je hele organisatie slimmer en sterker te maken.’
Want ja, dit blijkt misschien wel de belangrijkste opbrengst van het hele traject: met meer grip op nieuwe en veranderende wetgeving, voldoe je niet alleen beter aan juridische eisen, maar creëer je bovenal een beter functionerende organisatie.
KennisAteliers
Tijdens de 9 KennisAteliers leren I&A-teams bij gemeenten snel en praktisch de essentie van procesgericht werken, informatiemanagement, digitale samenwerking en AI.
De Wetswijzigingskalender van Quarant krijgt een digitale toekomst
De Wetswijzigingskalender van Quarant staat aan de vooravond van een volgende stap. Wat begon als een zorgvuldig samengestelde PDF groeit door naar een digitale omgeving. Zo maken we het eenvoudiger om wetswijzigingen te doorzoeken en sneller inzicht te krijgen in wat deze betekenen voor de informatiehuishouding van publieke organisaties.
Wams maakt coördinerende rol gemeenten eenvoudiger!
De Wams gaat gemeenten helpen hun coördinerende rol beter op te pakken bij hulp aan mensen en gezinnen met een meervoudige problematiek.
KennisAtelier, training informatiebeveiliging risicomanagement
Het KennisAtelier Informatiebeveiliging & Privacy biedt deelnemers inzicht in de samenhang tussen informatiebeveiliging, privacy en risicomanagement. Onder begeleiding van een expert ga je praktisch aan de slag met het classificeren van processen en het herkennen van risico’s. Daarnaast komen actuele thema’s zoals NIS2 en de weerbaarheid van kritieke entiteiten aan bod. Deelnemers ervaren dat het atelier niet alleen kennis biedt, maar vooral nieuwe inzichten die direct toepasbaar zijn binnen de eigen organisatie.
DIENSTEN
Wat wij bieden
Meer informatie?
Stel je vraag aan Han. Hij denkt graag met je mee.
