Functioneel beheer: de kracht van competentiegericht ontwikkelen
Effectief functioneel beheer is essentieel voor organisaties die hun applicaties optimaal willen benutten en wendbaar en weerbaar willen zijn voor toekomstige ontwikkelingen in het IT-landschap. Dit vraagt om strategische personeelsplanning die focust op de inzet en ontwikkeling van competenties. Dit leidt tot flexibelere en efficiëntere functioneel beheerders, en applicatiebeheer dat beter is afgestemd op de veranderende behoeften van de organisatie en haar gebruikers. Hoe pak je dat aan? En wat heeft jouw organisatie nodig? In dit blog geven we inzicht in de verschillende competentiegerichte profielen van functioneel beheer, met elk hun eigen verantwoordelijkheden en vereiste vaardigheden.
Drie competentiegerichte profielen van functioneel beheer
Functioneel beheerders kunnen zich steeds minder puur op een specifieke applicatie richten. Ze moeten meer vanuit businessprocessen denken en van daaruit meerdere applicaties in samenhang beheren. Waarmee ook de organisatie en beheersing van al die beheerprocessen zelf steeds belangrijker wordt. We zien dat je voor moderne gemeentelijke organisaties drie profielen kunt onderscheiden:
1. Profiel Gebruiken, Beheren en Bewaken
Dit profiel richt zich op operationele taken. Denk aan het evalueren van applicatieprestaties en het bieden van gebruikersondersteuning. Hiervoor zijn sterke analytische en communicatieve vaardigheden belangrijk, evenals technische kennis.
2. Profiel Verzamelen, Vertalen en Bepalen
Bij dit tweede profiel verschuift de focus naar tactisch/strategische taken. Denk aan het analyseren van SaaS-diensten en het verzamelen van gebruikerseisen. Hiervoor zijn onderzoeksvaardigheden en besluitvaardigheid van groot belang.
3. Profiel Realiseren, Accepteren en Implementeren
Dit derde profiel omvat complexe taken zoals verandermanagement en acceptatietests. Hiervoor zijn didactische vaardigheden en procesmatig denken cruciaal.
Meten is weten: waarborg de effectiviteit van functioneel beheer
Idealiter is elke functioneel beheerder gekoppeld aan een applicatie die past bij zijn of haar competenties. Met de nulmeting breng je in kaart in hoeverre de competenties van beheerders en applicaties al matchen, of je het functioneel beheer efficiënt georganiseerd hebt en waar de kwetsbaarheden liggen. De meetmethodiek koppelt beoordelingscriteria aan de verschillende profielen, wat gerichte evaluatie en ontwikkeling van vaardigheden mogelijk maakt.
Nulmeting: start met het moderniseren van je functioneel beheerVan applicatie-centrisch personeelsbeleid naar competentiegericht beleid
De verschuiving van een applicatie-centrisch personeelsbeleid naar een competentiegericht beleid is een belangrijke ontwikkeling in het functioneel beheer en digitale transformatie in het algemeen. Dit nieuwe model richt zich op de ontwikkeling van brede, overdraagbare vaardigheden die toepasbaar zijn op verschillende applicaties en contexten. Hierdoor kunnen functioneel beheerders flexibeler worden ingezet, wat de organisatie helpt sneller te reageren op veranderingen. Deze benadering bevordert ook continue ontwikkeling, waardoor beheerders beter voorbereid zijn op toekomstige uitdagingen. Het competentiegerichte model stimuleert samenwerking en maakt het mogelijk om de rol van functioneel beheer beter af te stemmen op de strategische behoeften van de organisatie. Onderstaand praktijkvoorbeeld is een mooie illustratie van bovenstaande.
Praktijkvoorbeeld: koppelen van applicatieprofiel en beheerdersprofiel
Stel je voor dat een middelgrote gemeente een nieuw zaaksysteem heeft geïmplementeerd. Het profiel van dit systeem omvat een gemiddelde complexiteit, een hoog strategisch belang, ongeveer 300 gebruikers, kwartaalupdates, beperkte mate van maatwerk, integratie met enkele andere systemen, hoge beveiligingseisen, verlengde beschikbaarheid en een gemiddelde behoefte aan nieuwe functionaliteiten.
Sarah’s profiel als functioneel beheerder
De gemeente heeft Sarah, een ervaren functioneel beheerder, op het oog voor het beheer van dit systeem. Haar profiel bevat sterke technische vaardigheden in configuratie en integratie van SaaS-oplossingen, uitstekende analytische vaardigheden in het analyseren van gebruikerseisen en systeemprestaties, goede communicatieve vaardigheden voor het uitleggen van technische concepten aan niet-technische stakeholders, en efficiënte organisatorische vaardigheden voor het beheren van licenties en plannen van updates. Sarah is ook proactief in het identificeren van verbetermogelijkheden en werkt enorm klantgericht.
Doorontwikkelen competenties
Kortom, haar profiel past goed bij het beheerdersprofiel dat vereist is voor het zaaksysteem. Haar sterke punten wat betreft technische vaardigheden, analyse en klantgerichtheid maken haar geschikt voor het beheer van een systeem met gemiddelde complexiteit en hoog strategisch belang. Haar communicatieve vaardigheden zijn cruciaal voor het ondersteunen van een groot aantal gebruikers en het managen van stakeholderverwachtingen. Wel zou Sarah extra training op het gebied van informatiebeveiliging en strategisch IT-management goed kunnen gebruiken, gezien de hoge beveiligingseisen en het strategische belang van het systeem. Dit zou haar helpen om te groeien richting een profiel dat ook aspecten van verandermanagement en implementatie omvat.
Kortom: koppel competenties aan je organisatiedoelstellingen
Door competenties te koppelen aan organisatiedoelstellingen, wordt de effectiviteit van functioneel beheer vergroot en kan de organisatie haar IT-functies optimaler inzetten.
Gemeenten staan voor grote uitdagingen in hun informatiehuishouding. Voor I&A-teams betekent dit dat nieuwe kennis snel moet worden opgepakt. Tijdens de 9 Kennisateliers leer je de essentie van procesgericht werken, informatiemanagement, digitale samenwerking en AI, praktisch, actueel en direct toepasbaar.
Meer informatie?
Dennis beantwoordt graag jouw vraag en denkt met je mee.
