Zo stoomt u medewerkers klaar voor een nieuw zaaksysteem

Het aanschaffen, inrichten en livegaan zijn stappen die horen bij de technische implementatie van een nieuw zaaksysteem. Maar daarmee is de implementatie nog niet compleet. Medewerkers moeten leren hoe het zaaksysteem werkt. En vooral ook hoe het hen ondersteunt bij hun werk. Lees onze tips voor het organiseren van de opleidingen daarvoor.

Opleidingen voor het nieuwe zaaksysteem

Alle medewerkers die met het nieuwe zaaksysteem gaan werken moeten leren hoe dit werkt. Maar niet iedere medewerker zal het zaaksysteem op eenzelfde manier gebruiken. Een KCC-er wil bijvoorbeeld weten hoe hij of zij snel informatie over burgers of bedrijven kan opvragen, terwijl een strategisch adviseur moet weten wat de route van een bestuurlijk advies is. Het is verstandig daar bij het aanbod aan opleidingen rekening mee te houden. Een voorbeeld kan zijn algemene trainingen over de werking van het aangeschafte zaaksysteem voor iedereen, aangevuld met taakspecifieke verdiepingsmodules voor teams en afdelingen.

De voordelen van zaakgericht werken ervaren

Vervangt het nieuwe zaaksysteem een oud zaaksysteem? Dan kennen de medewerkers de principes en voordelen van zaakgericht werken waarschijnlijk al. Maar als het nieuwe zaaksysteem de start van zaakgericht werken is voor een organisatie of afdeling, is het belangrijk dat medewerkers die principes en voordelen leren ervaren. Dat kan via workshops als onze impactgame zaakgericht werken. Dit is onder andere belangrijk omdat sommige medewerkers misschien iets meer moeten gaan registreren dan voorheen. Het is dan goed te weten dat collega’s veel extra informatievoordeel halen uit dit beetje extra werk.

De keuze tussen externe en interne opleiders

U kunt de opleidingen laten geven door de leverancier van het zaaksysteem, iemand uit de eigen organisatie of een combinatie van beide. De leverancier heeft vaak meer technische kennis van het zaaksysteem in huis, een interne trainer kent de werkprocessen, afspraken en kenmerken van de eigen organisatie beter. Kiest u voor een interne trainer? Dan moet deze wel vaardig zijn in het geven van trainingen en daarvoor ook voldoende tijd vrij kunnen maken. In de praktijk zien we vaak dat de leverancier zorgt voor de basistrainingen en dat eigen medewerkers daarna zorgen voor de verdiepingen.

De planning van opleidingen

In de regel moet er bij de introductie van een nieuw zaaksysteem een flinke hoeveelheid medewerkers worden opgeleid. De organisatie en planning hiervan is niet zo gemakkelijk. Met een leerportaal of leer management systeem is het mogelijk medewerkers zichzelf te laten inschrijven voor de trainingen. Dit scheelt u een hoop planningswerkzaamheden en medewerkers kunnen hun eigen agenda beheren. Op de achtergrond volgt u of iedereen zich heeft ingeschreven. Medewerkers die een herinnering nodig hebben, kunt u gericht een e-mail sturen. Dat werkt vaak beter dan een algemeen berichtje op intranet.

Niet te vroeg of te laat

Het is belangrijk dat u de opleidingen niet te vroeg geeft. U loopt dan namelijk het risico dat mensen de kennis al kwijt zijn voordat het systeem live gaat. Daar komt bij dat u tijdens de opleidingen een versie en inrichting van het zaaksysteem wilt gebruiken die medewerkers ook in de praktijk gaan tegenkomen. Uiteraard moeten de opleidingen ook niet zo laat worden gepland dat medewerkers geen tijd hebben de kennis te laten bezinken of met een systeem moeten werken dat ze niet kennen.

Vertel wat, waarom, wie, wanneer en hoe

Goede communicatie is een belangrijke succesfactor voor een geslaagde implementatie van een nieuw zaaksysteem. Vertel op tijd dat het zaaksysteem er komt, waarom dit systeem er komt, wat de planning voor de implementatie is en in welke fase het project zit. Hetzelfde geldt voor de opleidingen. Vertel dat ze eraan komen, wat het belang ervan is en hoe de planning eruit ziet. Deze communicatie moet niet alleen via nieuwsbrieven van het projectteam komen, maar ook van leidinggevenden en het management tijdens bijvoorbeeld werkbesprekingen. In woord en daad moet duidelijk zijn dat het nieuwe zaaksysteem en de opleidingen ervoor belangrijk zijn voor de organisatie.

Het gezicht van de implementatie

Onze laatste tip is om een lid van het projectteam het gezicht van de implementatie te maken. Hij of zij is onder andere het aanspreekpunt voor medewerkers, leidinggevenden en management, zet zijn naam en contactgegevens onder nieuwsbrieven en zorgt ervoor dat vragen beantwoord worden. Een implementatieproject van zoiets abstracts als een zaaksysteem gaat meer leven onder collega’s als ze er een menselijk gezicht aan kunnen koppelen. Het is wel een zware taak, waarvoor zeer goede communicatieve eigenschappen nodig zijn.

Wij delen kennis, tips en adviezen. Blijf op de hoogte.
Meld u aan voor de nieuwsbrief.

Of volg ons op LinkedIn.