Zelf doen of uitbesteden? Beslis vanuit je eigen kracht!

De wereld verandert, technologie verandert, mogelijkheden veranderen. Logisch dus ook dat gemeentelijke it-afdelingen veranderen. Eigenlijk zijn er drie mogelijkheden voor hun werkzaamheden: zelf doen, inhuren voor specifieke taken of helemaal uitbesteden. Op basis van welke criteria beslis je wat de beste strategie is voor jouw organisatie?

Software als dienst

Software als dienst in plaats van product. Dat is een richting die je ook bij gemeenten steeds meer ziet. Drie ontwikkelingen spelen daarin een centrale rol:

• Generieke applicaties (zoals een samenwerkingsportal, een zaaksysteem en een DMS) vervangen taakspecifieke applicaties.
• Werk wordt vaker georganiseerd in tijdelijke teams die niet zijn gebonden aan één locatie of één afdeling of zelfs één organisatie.
• Medewerkers gebruiken steeds meer verschillende devices (een smartphone, een tablet of notebook), de traditionele desktop is niet langer de enige norm

Deze ontwikkelingen kunnen het aantrekkelijk maken om bepaalde software of infrastructuur niet meer zelf aan te schaffen en te beheren, maar als dienst af te nemen. En om applicaties en data naar een (private of public) Cloud te verplaatsen. Zeker als het gaat om systemen en beheertaken waarvan de bijbehorende expertise niet specifiek van belang is voor de e-overheid.

Andere rollen voor de it-afdeling bij gemeenten

Kan er een streep door de it-afdeling als je software of een deel van de infrastructuur als dienst gaat afnemen? Nee, zeker niet. Sommige kennis wil je in je organisatie houden. Denk aan systeem- en beheertaken die direct van invloed zijn op je wettelijke taken. En ook de kennis van koppelvlakken, midoffice-componenten en e-dienstverlening kun je maar beter in je organisatie houden. Je wilt op die gebieden zelf de regie voeren en altijd een serieuze gesprekspartner blijven van commerciële partijen. Dit betekent dat de it-afdeling andere kennis en ervaring in huis moet halen dan ze nu heeft. Rollen als helpdeskmedewerker, werkplekondersteuner, systeembeheerder en technisch applicatiebeheerder verdwijnen voor een belangrijk deel. Daarvoor komen rollen als cloudarchitect, demandmanager, koppelingenspecialist en releasemanager in de plaats.

Niet teveel revoluties tegelijk

Niet alleen de vraag ‘Wat?’ maar ook de vraag ‘Wanneer?’ is belangrijk. Je wilt controle houden over je it-diensten. Dit betekent: niet teveel tegelijk. Ga je bijvoorbeeld al meer samenwerken met andere gemeenten en richt je daarvoor samen een Shared Service Center (SSC) in? Dan is dat al een grote verandering voor veel mensen en processen. Het is niet verstandig de systemen en applicaties dan tegelijkertijd uit te besteden aan een marktpartij. Dan zou het namelijk wel erg lastig worden om de regie goed te voeren. Het is in dat geval beter om bijvoorbeeld een volle afschrijvingstermijn van de nieuwe hardware en software te wachten. Totdat al het stof is neergedaald en alle nieuwe processen goed zijn ingeslepen. Dan weet je ook uit de praktijk aan welke eisen de nieuwe software moet voldoen. En kun je je eisen en wensen veel beter overbrengen bij de marktpartijen.

Voorkom dat je afhankelijk wordt van commerciële partijen die je zelf niet goed kunt aansturen. Zorg dat je je it-zaken op orde hebt voordat je ze uitbesteedt. En laat strategische rollen als cloudarchitect, demandmanager, koppelingenspecialist en releasemanager in je organisatie.”
Wim Hoekstra, partner van Quarant en adviseur informatiemanagement bij diverse gemeenten

Outsourcen? Doe het altijd vanuit je eigen kracht

Continuïteit waarborgen. Makkelijker op- en afschalen. Meer flexibiliteit voor de medewerkers. Er zijn veel redenen om zaken te outsourcen. Of over te dragen naar een SCC. Maar doe het alleen vanuit eigen kracht. En vanuit een duidelijke visie over wat je je kerntaken vindt en wat niet. Doe het zeker niet om van je it-taken af te zijn. Integendeel. Zorg altijd eerst dat je eigen beheer op orde is. Dat geeft je de beste kans de regie op externe partijen goed uit te voeren. Daarmee voorkom je dat je afhankelijk wordt van een derde partij die je zelf niet goed aanstuurt.

Wilt u met een frisse blik kijken naar de it-taken van uw gemeente?

En een deskundig advies over een goede strategie voor de toekomst? Bel Wim Hoekstra: 06 21 26 06 38. Of stuur een e-mail: wim.hoekstra@quarant.nl.