Scrum: vergroot de overlevingskans van jouw project

Resultaat volgens plan?

Iedereen die wel eens aan een IT-project heeft meegewerkt weet het: de aannames die je aan het begin van het project doet, zijn halverwege alweer achterhaald. Toch starten veel IT-projecten telkens weer met het opstellen van een projectplan vol aannames: uitgangspunten, randvoorwaarden, kritieke succesfactoren, risico’s, budgetten en niet te vergeten een planning die van week tot week beschrijft hoe de projectdoelstelling gehaald moet worden.

Zekerheid blijkt schijnzekerheid

Op basis van die aannames krijgt het project toestemming om te starten. Maar eigenlijk weet iedereen van tevoren al dat het niet zal gaan op de manier die je met veel moeite in je projectplan hebt opgeschreven. Het leggen van een koppeling valt bijvoorbeeld tegen, projectleden zijn niet beschikbaar, de organisatie ondergaat een verandering of een nieuwe wet wordt uitgesteld. Het gevoel van zekerheid dat het projectplan iedereen ooit gaf, blijkt al snel schijn. Het plan belandt dan ook vaak al snel ergens op een netwerkschijf en wordt verder vergeten.

Plan volgens resultaat!

In 1859 kwam Charles Darwin met de revolutionaire evolutietheorie. Planten en dieren die zich het beste kunnen aanpassen aan hun omgeving, hebben de meeste kans om te overleven. Nu de wereld in een rap tempo aan het veranderen is, zien we dagelijks hoe deze theorie in de praktijk werkt. Ook voor projecten is aanpassingsvermogen aan de veranderende omstandigheden belangrijk om succesvol te zijn.

Bijsturen is de regel, niet de uitzondering

Hoe integreer je aanpassingsvermogen in je projecten? Door in je project steeds een stapje voorwaarts te doen en dan te controleren of je daarmee dichter bij de projectdoelstelling bent gekomen. Je kunt dan je plannen in een vroeg stadium bijsturen als dat nodig is. Vervolgens zet je het volgende stapje. Bijsturen als regel dus, niet als uitzondering. Binnen de veelgebruikte PRINCE2-methodiek voor projecten wordt bijsturen echter gezien als iets uitzonderlijks. Principe 5 van die methodiek luidt zelfs: “Sturen op basis van uitzonderingen”.

Scrum houdt rekening met complexiteit

Scrum is een projectmethodiek die wel uitgaat van evolutie, veranderde omstandigheden en het gegeven dat IT-projecten vaak veel te complex zijn om ver vooruit te kijken. En dat het dus geen uitzondering maar een uitgangspunt is dat een project moet worden bijgestuurd. Daarom wordt er bij Scrum elke paar weken gekeken hoe er kan worden bijgestuurd. Dus niet óf, maar hóe. Want door vaak en snel bij te sturen, zorg je ervoor dat het project de doelstelling haalt, zelfs als tussentijds veel zaken in en rond een organisatie veranderen.

Slimme doelstellingen

Het is wel belangrijk dat je je doelstelling goed formuleert, met oog voor de meerwaarde die een project de organisatie moet opleveren. Zo’n doelstelling zal dan ook eerder: “team vergunningen moet digitaal vergunningen kunnen verlenen” zijn, dan “de nieuwe vergunningenapplicatie is geïmplementeerd”.

Transparantie, inspectie, adoptie

Het controleren van de tussentijdse projectresultaten gebeurt doordat het projectteam aan alle belanghebbenden laat zien wat er op dat moment is gerealiseerd. Niet door middel van een nietszeggende stoplichtrapportage, maar door heel transparant te demonstreren wat er al is. De belanghebbenden kunnen het resultaat inspecteren en direct feedback geven. Het projectteam gebruikt deze feedback voor de volgende stappen in het project.

Commitment en adoptie

Belanghebbenden zijn in ieder geval de opdrachtgevers. Doordat je ze gedurende het project echt meeneemt in de ontwikkelingen, ga je merken dat hun commitment bij het project en de oplossing groeit. Andere belanghebbenden zijn de beoogde gebruikers. Als je hen vanaf het begin ook meeneemt in de ontwikkelingen en een stem geeft in het verloop, krijg je toepassingen die beter passen bij de praktijk. En ook de gebruikersadoptie van die toepassingen zal groter zijn.

Echte meerwaarde creëren met Scrum

Elke paar weken met een groep mensen een demonstratie bekijken en vervolgens discussiëren over de volgende stappen die je gaat nemen, kost de organisatie veel tijd. Maar daarmee zorg je wel dat je je oplossingen gemakkelijker kunt aanpassen aan veranderende omstandigheden. En dat je feedback van opdrachtgevers en gebruikers al tijdens het hele traject kunt gebruiken. Plus dat je opdrachtgevers continu betrokken blijven bij wat je daadwerkelijk aan het doen bent. Uiteindelijk levert dat projectresultaten op die van echte meerwaarde zijn voor je organisatie, in plaats van toepassingen die bij de oplevering eigenlijk alweer achterhaald zijn.