Ravijnjaar: zorg of zegen?

Van schaven tot strategie: kans om beter te functioneren 

Laten we vooropstellen: de zorgen zijn terecht. Als gemeente wil je ook de komende periode de dienstverlening op niveau houden en dit zal met nog schaarsere middelen geen eenvoudige opgave zijn. Logisch ook om als eerste reflex eens even lekker pragmatisch met de kaasschaaf over de kosten te gaan. Maar wie deze financieel uitdagende periode met een meer strategische bril aanvliegt, creëert ook kansen. En komt wellicht tot de conclusie dat het ravijn minder diep is dan verwacht. Iets wat sowieso met het verstrijken van de tijd steeds meer het geval lijkt te zijn. 

Het matras opschudden

Zoals Wim het stelt: “Tijdens een crisis even flink het matras opschudden, oftewel kritisch kijken naar je takenpakket en de manier waarop je begroot, kan op lange termijn ervoor zorgen dat je als lokale overheid beter gaat functioneren.” Misschien is er qua aanpak wel niet (veel) meer nodig dan lucht uit de begroting halen. Hoe? Door reëel te zijn, de juiste prioriteiten te stellen, slim gebruik te maken van technologie – met ruimte voor innovatie en experimenteren – en business cases van innovaties en verbeteringen tot slot ook daadwerkelijk te oogsten. 

Prioriteer wat je écht wilt realiseren en begroot realistisch  

Wim: “Durf te dromen. En belangrijker: durf ook te stoppen! Stoppen met stapelen, stoppen met doorschuiven. Ambities zijn vaak te groot: wees reëel over het verandervermogen van je organisatie. Zijn projecten die je vorig jaar niet hebt afgerond wel zo belangrijk om door te schuiven? Maak – bij voorkeur met behulp van goed portfoliomanagement – bewuste keuzes waar je de schaarse middelen op inzet.” 

Vaststellen van strategische doelen

Begin met het vaststellen van de strategische doelen. Prioriteer vervolgens de initiatieven die hier het meest aan bijdragen. Door alleen initiatieven die je écht wilt realiseren op te nemen in de begroting, haal je de lucht eruit. En heb je een minder groot financieel gat te overbruggen.  

Bezuinig niet óp, maar mét ICT  

En onderschat de kracht van ICT hierbij niet. Het wordt snel gezien als post waarop over de hele linie bezuinigd moet worden, terwijl je met hulp van techniek juist winst kunt behalen op het gebied van procesmatig werken en productiviteit. Wim: “Met de huidige technische mogelijkheden, en dan doel ik vooral op AI-tools als ChatGPT en Copilot, kun je contentcreatie en andere administratieve processen enorm versnellen. Vandaag nog. Zonder dat daar enorme investeringen tegenover staan. Oftewel: bezuinig niet óp, maar mét ICT.” 

Ruimte voor innoveren en experimenteren

Ruimte voor innoveren en experimenteren is hierbij essentieel. Wim: “Innoveren en experimenteren zijn geen natuurlijk bondgenoten van een overheidsorganisatie. Maar durf eens iets meer risico te nemen. En reserveer een potje met zogenoemd ‘casinogeld’ waarmee je incalculeert dat je ook wat kwijt kunt raken, puur omwille van het leereffect.”  

Oogst de baten van innovaties

En vergeet niet om de baten van innovaties en verbeteringen ook te daadwerkelijk te ‘oogsten’. Wim: “Voorkom dat de baten weglekken. Dit is een competentie op zich, waar veel gemeenten nog stappen in kunnen zetten. Tip: zorg voor een ‘veilige’ omgeving voor teams die efficiëntieverbeteringen aandragen door het inlossen van de business cases op centraal niveau tot een collectieve MT-opgave te maken. Voorkom het ‘kalkoen, wat eten we met Kerst’ effect.”  

Aanvullen uit vrij besteedbare reserves 

En over potjes gesproken. Als gemeente ben je weliswaar niet volledig vrij om te beslissen waar je de middelen aan besteedt, maar van de gezamenlijke 40 miljard reserves, is zo’n 10 miljard wél vrij aan te wenden. Een bedrag dat redelijk evenredig over de gemeenten verdeeld is. Wim: “Zet je realistisch begroten serieus in, dan is het verdedigbaar om het tijdelijke ravijngat aan te vullen vanuit de vrij besteedbare reserves.” 

Je hebt altijd een keuze 

Kortom: met het ravijnjaar in zicht, bevind je je als gemeente op een kruispunt. Waarbij je altijd een keuze hebt welke afslag je neemt. Kijk dus niet alleen pragmatisch, maar ook strategisch naar bezuinigen. Ga niet rücksichtslos snijden, maar wees reëel, heb niet te grote ambities en maak slim gebruik van ICT en techniek.  

Anders werken en begroten

Investeren in verdergaande automatisering van taken en processen (bijvoorbeeld met hyperautomation (een methodiek om organisatiebreed snel mogelijkheden te identificeren en te realiseren met technieken als robotic process automation, AI en no-code programmeerplatforms) is iets dat zeker de moeite loont. En tegelijkertijd vraagt het om een lange adem én goed effectueren van batenmanagement. Wie met dit gedachtegoed anders gaat werken en begroten, kan ondanks, of misschien wel dankzij, dit ravijnjaar waardevolle professionaliseringslagen maken en als organisatie beter functioneren.  

Ook al vergt de echte oplossing een ander gesprek 

Wim sluit af met de kanttekening dat het gesprek uiteindelijk zou moeten gaan over balans tussen gemeentelijke taken en gemeentelijke middelen, met als doel het herstellen van de autonomie van gemeenten. Wim: “Landelijke belastingen verlagen, lokale belastingen verhogen. Zo kun je als gemeente zelf aan knoppen blijven draaien en heb je als burger echt wat te kiezen bij de gemeenteraadsverkiezingen. Gemeenten vormen een zelfstandige bestuurslaag en zijn nu niet volledig vrij om te beslissen waar ze geld aan besteden en waar ze het geld vandaan halen. Dus haal de autonomie weg en creëer één overheid, of geef gemeenten meer beleidsvrijheid, inclusief vrijheid om te kiezen voor welke taken ze aan de lat staan.”