Nextcloud als stap naar meer digitale autonomie

Digitale autonomie en digitale soevereiniteit staan steeds hoger op de agenda van publieke organisaties. Vragen over gegevensopslag, afhankelijkheid van leveranciers en controle over digitale voorzieningen worden steeds relevanter. Tijdens de powersessie nam Romein van Buren, Data Science-student en zelfstandig webontwikkelaar, de deelnemers mee in de mogelijkheden van Nextcloud als open source alternatief voor traditionele kantoorsoftware.

De sessie sloot aan op eerdere gesprekken over digitale soevereiniteit. Daarbij stond niet de techniek alleen centraal, maar vooral de vraag welke keuzes organisaties zelf kunnen maken over software, hosting en gegevensbeheer.

Digitale soevereiniteit gaat over controle en keuzevrijheid

Aan het begin van de sessie vroeg Romein wat deelnemers verstaan onder digitale soevereiniteit. In de discussie kwamen onderwerpen naar voren als juridische controle over gegevens, zeggenschap over toegang en bewust kiezen waar data wordt opgeslagen.

Volgens Romein gaat digitale soevereiniteit over meer dan alleen techniek. Het gaat ook over de mogelijkheid om zelf te bepalen onder welke voorwaarden software wordt gebruikt, welke partij verantwoordelijk is voor hosting en afhankelijkheid van leveranciers. Daarbij spelen ook continuïteit, kostenontwikkeling en de invloed van wetgeving en maatschappelijke waarden een rol.

Voor publieke organisaties zijn dat herkenbare vragen. Gegevens van inwoners en medewerkers vormen immers een belangrijk onderdeel van de dienstverlening en bedrijfsvoering.

Wat is Nextcloud?

Romein omschreef Nextcloud als open source kantoorsoftware. Het platform biedt functies voor samenwerking, bestandsbeheer en online werken. Daarbij maakte hij een duidelijk onderscheid tussen de software en het bedrijf achter de software.

Waar Microsoft zowel de software als de cloudomgeving beheert en deze samen als één dienst levert, ontwikkelt het bedrijf Nextcloud uitsluitend de software. Organisaties bepalen zelf waar de omgeving wordt gehost en door wie het beheer wordt uitgevoerd. De broncode is openbaar beschikbaar, waardoor organisaties inzicht hebben in de werking van de software en niet afhankelijk zijn van één leverancier voor hosting. Ook is de broncode geen eigendom van het bedrijf, maar mag iedereen de code aanpassen voor eigen gebruik.

Een andere opzet dan Microsoft 365

Tijdens de presentatie vergeleek Romein open source software met de werkwijze van grote platformleveranciers. Daarbij benoemde hij dat Microsoft verantwoordelijk is voor zowel de software als de hosting van Microsoft 365.

Bij Nextcloud ligt dat anders. Software en hosting zijn van elkaar gescheiden. Organisaties kunnen daardoor zelf bepalen waar hun gegevens worden opgeslagen en welke partij het platform beheert. Dat biedt meer ruimte om keuzes af te stemmen op eigen wensen rond privacy, beveiliging en continuïteit.

E-mail blijft een aparte voorziening

Tijdens de toelichting werd ook duidelijk dat Nextcloud niet alle onderdelen van een bestaande kantooromgeving op dezelfde manier organiseert.

Voor e-mail is bijvoorbeeld een aparte mailserver nodig. Nextcloud biedt voorzieningen om met e-mail te werken, maar verzorgt niet zelf de volledige mailinfrastructuur. Organisaties die een open source werkomgeving onderzoeken, moeten daarom ook kijken naar de overige bouwstenen die nodig zijn voor een complete digitale werkplek. Ook van deze bouwstenen zijn vaak open-source of soevereine varianten beschikbaar.

Juist die modulaire opzet geeft ruimte om verschillende componenten afzonderlijk te kiezen en in te richten. Tegelijkertijd vraagt dit om een goed overzicht van de voorzieningen die binnen de organisatie worden gebruikt.

Identiteitsbeheer verdient aandacht

Een ander onderwerp dat tijdens de sessie aan bod kwam was identiteits- en toegangsbeheer. In veel organisaties speelt Microsoft Entra ID een centrale rol bij het aanmelden op applicaties en het beheren van toegangsrechten.

Daardoor gaat de afhankelijkheid van een leverancier vaak verder dan bestanden, e-mail of samenwerkingstools alleen. Applicaties zijn regelmatig gekoppeld aan dezelfde identiteitsvoorziening. Organisaties die nadenken over alternatieven voor onderdelen van hun digitale werkplek doen er daarom goed aan om ook de rol van identiteitsbeheer mee te nemen in hun verkenning.

Kantoorsoftware is kritieke infrastructuur voor iedere organisatie, maar vaak volledig afhankelijk van één leverancier. Doordat Nextcloud open-source en zelf te hosten is, hoef je van geen enkele partij meer afhankelijk te zijn. Je kiest zelf waar jouw Nextcloud-omgeving draait, waar je je gegevens onderbrengt, en onder welke voorwaarden je het gebruikt. 

Romein van Buren

Smart Yellow

Zelf ervaren maakt het gesprek concreet

Naast de toelichting kregen deelnemers de gelegenheid om zelf met Nextcloud te werken. Daarmee werd de sessie direct praktisch. Functionaliteit, gebruiksgemak en samenwerking zijn immers makkelijker te beoordelen wanneer medewerkers de software zelf ervaren.

Voor Quarant was vooral interessant hoe de discussie over digitale soevereiniteit concreet wordt wanneer je kijkt naar de keuzes achter software, hosting, e-mail en identiteitsbeheer. Dat zijn onderwerpen waar veel publieke organisaties vandaag de dag mee te maken hebben.

Digitale autonomie begint vaak met het stellen van eenvoudige vragen: waar staan onze gegevens, wie beheert de omgeving en hoeveel keuzevrijheid hebben we wanneer omstandigheden veranderen? De powersessie van Romein van Buren liet zien dat open source oplossingen zoals Nextcloud een interessante aanleiding vormen om die vragen opnieuw te bekijken.

Quarant ondersteunt publieke organisaties bij vraagstukken rondom informatievoorziening, digitale autonomie en leveranciersafhankelijkheid. Wil je hierover verder doorpraten? Neem dan contact met ons op voor een inhoudelijke verkenning.