Initiatievenproces aangepakt als voorbereiding op de Omgevingswet

Leidschendam-Voorburg bereidt zich in het ruimtelijk domein intensief voor op de invoering van de Omgevingswet. Quarant helpt daaraan mee, onder andere met het lean maken van processen.

Alle betrokkenen doen mee

Het verbeteren van de processen in het ruimtelijk domein gebeurt bij Leidschendam-Voorburg door alle betrokkenen, binnen én buiten de gemeente. Diverse afdelingen van de gemeente doen mee, zoals ruimtelijke ontwikkeling, vergunningen, handhaving, stadsbeheer en het sociale domein. Ook drie belangrijke ketenpartners doen mee: de ODH (omgevingsdienst Haaglanden), de VRH (veiligheidsregio Haaglanden) en het Hoogheemraadschap Rijnland. Deze samenwerking om processen te verbeteren, levert veel begrip op over elkaars werkwijze en belangen.

Het initiatievenproces

Het eerste proces dat we hebben verbeterd is het initiatievenproces. Denk bij een initiatief bijvoorbeeld aan een instelling die bij de gemeente aanklopt omdat ze een zorgboerderij willen starten. Of aan inwoners die een sportvereniging willen oprichten en daar een veld voor nodig hebben. Of een ontwikkelaar die een kantoorgebouw wil ombouwen tot appartementen.

Verschillende manieren

Op dit moment zijn er binnen Leidschendam-Voorburg verschillende manieren om met dit soort initiatieven om te gaan: initiatieventafel, taskforce, quickscan en vooroverleg. Ook kan een ambtelijk opdrachtgever een dergelijk proces leiden, meestal als de wethouder erom vraagt. Het gaat dan meestal om initiatieven die veel impact hebben of waaraan mogelijk risico’s zijn verbonden. Bij onze analyse werd duidelijk dat de ketenpartners pas laat of helemaal niet bij initiatieven worden betrokken.

Wat wil de klant?

Lean stelt het perspectief van de klant centraal. Inwoners en bedrijven die met een initiatief bij de gemeente komen, vinden vooral duidelijkheid belangrijk. Hoe verloopt het proces? Wat moeten ze zelf regelen? Wat zijn de kosten? Moet er een vergunning aangevraagd worden? Inwoners en bedrijven willen ook graag direct met de juiste mensen aan tafel zitten. Snelheid is wel belangrijk, maar minder dan de andere twee punten. En ook daarbij speelt duidelijkheid een belangrijke rol. De klant wil vooral weten welke doorlooptermijn hij kan verwachten.

Simpeler proces

Samen met alle betrokkenen ontwikkelden we een nieuw, simpeler proces voor het behandelen van initiatieven. Bijvoorbeeld door te zorgen dat alle mogelijke betrokkenen tegelijk aan tafel zitten met de initiatiefnemer. Eenvoud in de processen is belangrijk, omdat het per initiatief sterk kan variëren wie de betrokken afdelingen en ketenpartners zijn. Als het proces dan eenvoudig is, is het voor iedereen snel te volgen en kunnen veel verschillende mensen aan het proces deelnemen.

Eén systeem

Verder gaan alle afdelingen hetzelfde systeem gebruiken voor de registratie van initiatieven. Hierdoor is altijd terug te vinden wat partijen eerder hebben afgesproken, is het voor het management en beleid gemakkelijk overzicht te houden over alle initiatieven en kunnen medewerkers een actueel en compleet inzicht krijgen in de status en beschikbaarheid van documenten bij een initiatief.

Eén contactpersoon

Ook is afgesproken dat ieder initiatief één contactpersoon krijgt. Dus één verantwoordelijke voor zowel klant als organisatie. Dat levert per initiatief gemiddeld een uur tijdwinst op, omdat het voorkomt dat initiatiefnemers mogelijk gaan ‘shoppen’ bij verschillende collega’s. Met één contactpersoon is het ook gemakkelijker regie te voeren over een initiatief, omdat je voorkomt dat iedereen op iedereen zit te wachten of dat er dingen dubbel gedaan worden.

Pilots

Binnenkort voert Leidschendam-Voorburg in de verschillende domeinen een aantal pilots uit met het nieuwe proces. Dit is een goede kans de klantreis nader te bekijken en mogelijk nog extra verbeterslagen te ontdekken. Wat we daarmee leren, delen we uiteraard ook weer.

Lees ook: Voorbereiden op de Omgevingswet? Begin met achterstallig onderhoud.