Home / Werkprocessen stroomlijnen / Digitaal werken / RPA draagt bij aan efficiëntere processen en neemt repeterend werk over

RPA draagt bij aan efficiëntere processen en neemt repeterend werk over

U gaat de komende tijd ongetwijfeld veel horen over Robotic Proces Automation, oftewel RPA. RPA is vooral geschikt om administratieve en repetitieve handelingen in minder tijd en met minder fouten uit te voeren. In deze blog leest u meer over RPA en hoe u ermee aan de slag kunt.

Wat is RPA?

RPA is het automatiseren van repetitieve handelingen door middel van software, zogenaamde Bots. Het gaat dus niet om fysieke robots. RPA-software bootst handelingen na die anders door mensen via een gebruikersinterface worden gedaan. Bijvoorbeeld: login -> open applicatie -> selecteer record -> voer een bepaalde actie uit -> selecteer volgende record -> voer een bepaalde actie uit en zo door.

Wat kunt u met RPA?

RPA is vooral geschikt om administratieve en repetitieve handelingen in minder tijd en met minder fouten uit te voeren. Enkele voorbeelden zijn:

  • e-mails en bijlagen in een zaaksysteem opslaan en een ontvangstbevestiging sturen
  • kopiëren en plakken van gegevens uit registraties en vakapplicaties
  • bestanden en mappen doorsturen
  • gegevens uit bepaalde applicaties of bestanden verzamelen
  • gegevens invoeren in formulieren of applicaties

Het gaat om handelingen waarvoor altijd een zelfde set aan regels geldt. Vaak moeten daarbij dezelfde gegevens in meerdere systemen of applicaties worden ingevoerd.

Wanneer is RPA interessant?

RPA is vooral interessant als u processen heeft die routinematig zijn, niet vaak veranderen en heel vaak moeten worden uitgevoerd. Denk aan processen met:

  • gestructureerde gedigitaliseerde gegevens
  • repeterende op regels gebaseerde handelingen
  • handelingen tussen verschillende applicaties/systemen
  • veel data
  • veel controle
  • foutgevoelige stappen

Praktijkvoorbeeld RPA: controleren van gegevens in meerdere systemen

Een gemeente heeft een website waar burgers via een webformulier aanvragen kunnen doen. Deze formulieren belanden in een mailbox. Een medewerker van de gemeente bekijkt die aanvragen en controleert gegevens als naam, adres en eerdere aanvragen in een database. Daarna kan de medewerker de aanvraag verder in behandeling nemen.

RPA doet het repeterende werk

Dit hele proces kunt u met RPA laten uitvoeren. De software-bot logt in op de mailbox en opent de aanvraag. Vervolgens controleert hij de gegevens met de database. Als alles klopt maakt de robot de aanvraag klaar voor de behandeling ervan door de medewerker. Deze medewerker hoeft zich dus niet meer bezig te houden met de controle van de gegevens op de aanvraag, maar kan gelijk aan de slag met de behandeling ervan. De robot kan de controle ook ’s nachts uitvoeren.

Wat levert RPA op?

Met RPA-software kunt u de routinematige digitale handelingen effectief automatiseren. Dit biedt:

  • betrouwbaarheid: een software-robot kan 24/7 werken.
  • kwaliteit: een robot doorloopt een vaste set aan regels en maakt daarbij geen fouten.
  • productiviteit: een robot kan meerdere processen tegelijkertijd of serieel uitvoeren, dit gaat veel sneller dan handmatig mogelijk is.
  • minder belasting van systemen: de robot kan in meerdere systemen inloggen en acties uitvoeren, u hoeft de systemen dus niet met ingewikkelde koppelingen aan elkaar te verbinden.
  • consistentie: repeteerbare taken worden steeds op dezelfde manier uitgevoerd.
  • schaalbaarheid: als een proces verandert, kunt u de robot hergebruiken.

Wat is het voordeel van RPA voor uw dienstverlening?

Met RPA maakt u processen binnen de organisatie efficiënter. Tegelijkertijd zijn uw medewerkers minder tijd kwijt aan taken die ze over het algemeen erg saai vinden en niet tot hun primaire werkzaamheden rekenen. U zou daarmee het aantal fte’s kunnen verkleinen. Ons advies is echter medewerkers de vrijgekomen tijd te laten gebruiken voor hun klantgerichtere taken. Op die manier leidt RPA tot snellere én betere dienstverlening. Zie ook onze blog: ‘Kost Robotic Proces Automation (RPA) werkgelegenheid?’

Aan de slag met RPA

Het kost relatief weinig tijd om RPA-software te implementeren. In grote lijnen gaat het om de volgende stappen:

  • analyse proces: is het proces geschikt voor RPA?
  • in kaart brengen proces: hoe ziet het proces er stap voor stap uit?
  • voorbereiding robot: gebruikersaccounts voor de bot aanmaken en software installeren.
  • configureren robot: het proces overnemen in de software.
  • testen: proces doorlopen met de robot en proceseigenaren.
  • finetunen: fouten eruit halen.
  • borging: beheer overdragen aan de organisatie.

Moet u kunnen programmeren voor RPA?

RPA-software is er in allerlei varianten. Voor een deel ervan hoeft u niet te kunnen programmeren. Via een visuele gebruikersinterface neemt u gewoon uw handelingen op. De software-bot voert deze daarna voor u uit. Een beperkte training is voldoende om met deze software te kunnen werken. Andere functionaliteiten van eenzelfde pakket of andere RPA-software vragen misschien een hechtere integratie met uw systemen. In dat geval heeft u wel meer ICT-kennis nodig.

Meer informatie over RPA

Wilt u meer weten over RPA of welke gemeentelijke processen erg geschikt zijn om door softbots te laten uitvoeren? Neem dan contact op met Jos Poels.

 

Wij delen kennis, tips en adviezen. Blijf op de hoogte.
Meld u aan voor de nieuwsbrief.

Of volg ons op LinkedIn.

Vincent van Neerven
Vincent van Neerven
Als Consultant heb ik kennis op het gebied van procesoptimalisatie, verander- en informatiemanagement. Het zijn vakgebieden waar lokale overheden veel mee te maken hebben. Ik zet mijn kennis en ervaring graag in ze daarbij te helpen.
Lees meer blogs

Aanbevolen berichten