Hoe zorgen we ervoor dat collega’s nieuwe applicaties sneller en efficiënter gebruiken?

Een medewerker van een I&A-afdeling vroeg ons hoe hij ervoor kan zorgen dat collega’s nieuwe applicaties sneller en efficiënter gaan gebruiken. In plaats van enthousiasme over de nieuwe mogelijkheden van een applicatie, merkt hij vaak juist weerstand. Dit wil hij graag veranderen.

Eerst de techniek op orde?

We kennen allemaal die implementatieprojecten waarbij een klein team van fanatieke IT-collega’s zeer hard werkt om een nieuwe applicatie op tijd ‘in de lucht’ te krijgen. Ze doen er alles aan om die datum te halen. Op intranet vertellen ze iedere week enthousiast hoever ze zijn. Tegen het einde van het project worden de klassikale opleidingen ingepland voor de collega’s die met de applicatie moeten gaan werken. Eén à twee weken later gaat de applicatie ‘live’. Project geslaagd?

En uw collega’s dan?

De praktijk leert dat de aanpak van ‘techniek eerst’ vaak problemen geeft bij en na de live-gang. De vraag is namelijk of uw collega’s die met de applicatie moeten gaan werken, echt goed zijn voorbereid op de verandering. Kennen ze de applicatie voldoende om er in hun dagelijkse praktijk mee te werken? Zijn ze ervan overtuigd dat die applicatie voldoende voordelen oplevert? Weten ze hoe ze die voordelen in hun dagelijkse werk kunnen verzilveren? Als het antwoord op deze vragen ‘nee’ is, is er een grote kans dat collega’s de nieuwe applicatie niet snel omarmen.

Een nieuwe applicatie is een grote verandering

Bij ‘grote’ veranderingen is het belangrijk medewerkers die ermee te maken krijgen, er zo vroeg mogelijk bij te betrekken. Een nieuwe applicatie is voor veel mensen zo’n grote verandering. Daar moeten ze zich tijdig en goed op kunnen voorbereiden. Een middagje knoppentraining vlak voor de ‘live-gang’ is niet voldoende. Door collega’s er pas zo laat bij te betrekken, mist u bovendien de kans gebruik te maken van de kennis van degenen die willen meedenken over de introductie van de nieuwe applicatie.

Begin op tijd met de communicatie

Een goede voorbereiding op een grote verandering begint altijd met tijdige en eerlijke communicatie erover. De opdrachtgever van een project is daarbij het allereerst aan zet. Dat is bijvoorbeeld het afdelingshoofd dat verantwoordelijk is voor het besluit dat er een nieuwe applicatie komt. Hij of zij vertelt op verschillende momenten en via verschillende kanalen waarom de organisatie voor de nieuwe applicatie en eventueel een nieuwe manier van werken heeft gekozen. De opdrachtgever zorgt er ook voor dat leidinggevenden volledig geïnformeerd zijn over het “waarom” van het project.

Menselijke kant centraal

Vervolgens is het de taak van de leidinggevenden om de informatie verder uit te dragen. Daarbij hoort het tijdens werkbesprekingen en teamoverleggen blijven herhalen en uitleggen van het ‘waarom’. Voor geslaagde veranderingstrajecten is verder een persoonlijke benadering van medewerkers van belang. Het gaat erom dat een leidinggevende de nieuwe situatie bespreekt met iedere medewerker en achterhaalt hoe hij of zij de nieuwe situatie ervaart. De volgende vijf, op ADKAR van Prosci gebaseerde, stappen geven daarbij houvast:

Bewustwording

Heeft de medewerker voldoende en de juiste informatie over “waarom” de nieuwe applicatie er komt? En ook over de eventueel andere werkwijzen die daarbij horen? Nee? Leg dit dan opnieuw uit. Ga er niet zomaar van uit dat wanneer één keer iets wordt verteld, iedereen het daarna wel weet. Dat is niet zo. In de regel moet een boodschap vijf tot zeven keer worden herhaald, voordat deze bij iedereen goed tussen de oren zit.

Willen

Weet de medewerker wat voor hem of haar persoonlijk de voor- en nadelen zijn van de nieuwe applicatie of werkwijze? Breng niet alleen de voordelen voor het voetlicht, maar bespreek ook de eventuele nadelen eerlijk en uitgebreid. Dit biedt meteen de kans samen te kijken hoe die nadelen het beste opgevangen kunnen worden.

Kennen

Heeft de medewerker de juiste kennis en vaardigheden om in de nieuwe situatie aan de slag te gaan? Nee? Kijk dan samen welke kennis of vaardigheden ontbreken en hoe deze aangevuld kunnen worden. Niet iedereen leert graag op dezelfde manier. Dus stem naast de inhoud ook de leermethode (klassikaal, e-learning, coaching, etc.) met de medewerker af.

Kunnen

Zijn alle andere zaken die een medewerker nodig heeft om met de nieuwe applicatie aan de slag te gaan, geregeld? Denk daarbij bijvoorbeeld aan:

1. Heeft iedereen de juiste rechten?
2. Zijn alle aanpassingen aan de hardware klaar?
3. Zijn er proces- en werkafspraken gemaakt?
4. Kan de medewerker bij de informatie om zijn kennis op te frissen of verder uit te breiden?
5. Zijn er instructiekaarten?

Borgen

Vier de gehaalde mijlpalen met alle betrokken medewerkers. En blijf daarna het gebruik van de applicatie evalueren, want oude gewoontes zijn hardnekkig. Gebruiken medewerkers de nieuwe applicatie volgens de gemaakte afspraken? Worden de nieuwe mogelijkheden ervan slim gebruikt? Is er een opleidingstraject voor nieuwe medewerkers waarin ze leren volgens de nieuwe afspraken te werken?

Begeleiding bij de introductie

De investering in een nieuwe applicatie rendeert pas echt, als iedereen de (nieuwe) mogelijkheden ervan kent en weet te gebruiken voor zijn of haar werk. En als alle collega’s de nieuwe werkafspraken die daarbij horen, omarmen. Kunt u bij de begeleiding van medewerkers wat extra kennis en hulp gebruiken? Neem dan contact op met met één van onze consultants.

Wij delen kennis, tips en adviezen. Blijf op de hoogte.
Meld u aan voor de nieuwsbrief.

Of volg ons op LinkedIn.