Gegevensbeheer verdient een eigen afdeling, los van de vakafdeling!
Juiste, actuele gegevens zijn goud waard voor gemeenten. Gegevensbeheer is dan ook een belangrijke taak. Zo belangrijk dat het een aparte afdeling verdient, gescheiden van de werkprocessen van de vakafdeling.
Gegevens uitwisselen
Steeds meer processen bij een gemeente overstijgen de eigen afdeling of zelfs de eigen organisatie. Dit betekent dat gegevens van de ene afdeling met andere afdelingen of organisaties moeten worden uitgewisseld. Het is daarbij uiteraard van belang dat die gegevens actueel en accuraat zijn en blijven. Want alleen met data van goede kwaliteit kunnen publieksprofessionals de juiste beslissingen nemen en hun werkzaamheden effectief uitvoeren.
Vooruitgang dankzij Basisregistraties
Dankzij de invoering van de basisregistraties is de kwaliteit van belangrijke gegevens binnen gemeenten al flink verbeterd. Vanuit de basisregistraties is het mogelijk om tal van processen binnen een gemeente van adequate data te voorzien. Daarbij is in principe telkens één afdeling bronhouder en verantwoordelijk voor het verzamelen van de gegevens. Denk bijvoorbeeld aan Burgerzaken die voor de BRP zorgt.
Meer samenhang in registraties? Werk met een gespecialiseerd team
Onderhoud gegevens door vakafdeling
Het lijkt in eerste instantie logisch om de afdeling die de data verzamelt of creëert er ook voor te laten zorgen dat de gegevens in goede conditie blijven. Denk aan de afdeling Belastingen waar ze via de WOZ veel informatie hebben over de woningen in een gemeente. Dit heeft als voordeel dat medewerkers met directe kennis van de materie ook degenen zijn die de kwaliteit van de verzamelde gegevens bewaken. Onregelmatigheden of onzorgvuldigheden vallen op die manier waarschijnlijk snel op.
Vakafdeling focust op eigen proces
Het gegevensbeheer neerleggen bij de procesverantwoordelijke afdelingen heeft echter een belangrijk nadeel. De medewerkers van een vakafdeling zijn op de eerste plaats gericht op de processen van hun eigen afdeling. Dit betekent dat ze niet altijd kunnen beoordelen of de verzamelde gegevens volledig genoeg zijn voor de processen bij andere afdelingen.
Werkprocessen veranderen steeds sneller
Een tweede nadeel is dat een gemeente vaker behoefte heeft aan het veranderen van de werkprocessen dan aan het veranderen van het soort gegevens dat wordt verzameld. In dat geval loop je het risico dat het beheer van de gegevens gaat zweven door de organisatie en vakafdelingen uiteindelijk gedwongen worden gegevens te verzamelen en te controleren die ze zelf maar voor een zeer beperkt deel nodig hebben. Medewerkers zijn dan een flink deel van hun tijd bezig met werkzaamheden die voor hun gevoel niets bijdragen aan de resultaten van hun eigen werk.
Gegevensbeheer in je gemeente als aparte afdeling
Ons advies is gegevensbeheer te scheiden van de vakafdelingen en als apart onderdeel in de organisatie op te nemen. In die speciale afdeling voor Gegevensbeheer worden dan alle kern- en basisregistraties beheerd. Medewerkers van die afdeling houden dus de gegevenshuishouding van de hele gemeente op orde. Op die manier geef je gegevensbeheer zichtbaar de belangrijke plaats die hoort bij de taak en zijn het specialisten die de werkzaamheden uitvoeren.
Voor controle, analyse en verspreiding
In steeds meer gemeenten duikt zo’n afdeling Gegevensbeheer op. De bronhouders verzamelen of creëren de gegevens (denk aan de BRP, BAG, WOZ) en geven ze via een systeem voor datadistributie door aan Gegevensbeheer en andere binnengemeentelijke afnemers. De afdeling Gegevensbeheer analyseert de gegevens op volledigheid en juistheid. Inconsistenties worden teruggekoppeld aan de bronhouders die ze oplossen. Zo beschikken alle afdelingen altijd over actuele en betrouwbare gegevens. Het is voor vakafdelingen dan niet meer nodig zelf schaduwbestanden bij te houden.
Meer informatie over gegevensbeheer?
Stel je vraag aan Jos. Of laat een bericht achter in de chat.
