Eigen doelen, wetten en opzet

We hebben betrouwbare gegevens nodig over personen, adressen en objecten. Daarvoor hebben we basisregistraties. Die zijn allemaal met een eigen doel en achterliggende wetgeving opgezet. De verantwoordelijkheid ervoor is daardoor ook verspreid over meerdere organisaties, afdelingen en teams. Omdat veel taken van overheden, net als veel particuliere initiatieven, uiteindelijk gegevens vragen uit meer dan één registratie, zijn er standaarden ontwikkeld om gegevens tussen de registraties uit te wisselen.

Problemen met beheer en afname van gegevens

Die gegevensuitwisseling tussen de registraties verloopt in de praktijk echter niet altijd zonder problemen. Want de uitwisselingsstandaarden zijn misschien wel afgesproken, de processen waarmee de verschillende registraties en die uitwisselingsstandaarden worden beheerd, zijn vaak onvoldoende op elkaar afgestemd. Daardoor is er nog altijd veel handmatige informatieoverdracht, veel dubbel werk, slecht gecoördineerd afnemersbeheer, geen gezamenlijke kwaliteitsbewaking en geen gegevensmanagement over alle registraties tezamen.

Samenhang is belangrijk

Uiteraard heeft iedere registratie zijn eigen doel en kwaliteitseisen, maar juist de samenhang is erg belangrijk, zowel voor de afnemers van gegevens als voor een goed beheer van de registraties. Dit is ook een van de achterliggende gedachten van het initiatief van de VNG, om een samenhangende objectenregistratie (SOR) te ontwikkelen. Dit is weer een afgeleide van het initiatief Doorontwikkeling in Samenhang (DiS-GEO) van het Ministerie van BZK. Het doel hiervan is meer samenhang aan te brengen in het beheer van basisregistraties waarin geo-informatie voorkomt, aangevuld met informatie over (administratieve) objecten als woonplaatsen, gemeentegrenzen en openbare ruimten.

Geo-informatie belangrijk voor veel initiatieven

Zeker voor geo-informatie is samenhang in het beheer erg belangrijk, omdat er steeds meer initiatieven (van zowel bedrijven als overheden) ontstaan die gebaseerd zijn op basisgegevens over de fysieke werkelijkheid. Het gaat dan om navigatie, maar bijvoorbeeld ook om digitale hulpmiddelen waarbij diverse data uit andere bronnen op kaarten worden geprojecteerd. Daarmee zijn ingewikkelde situaties beter te overzien en verbanden sneller te leggen. Als de gegevens uit de basisregistraties die daarvoor nodig zijn, niet goed in samenhang zijn af te nemen, ontstaan er – om dit soort initiatieven toch mogelijk te maken – al snel allerlei extra databases met dezelfde gegevens. Met dus dubbel werk, afwijkende gegevens en zo door.

Een centraal beheerteam

Gemeenten die in overeenstemming met de initiatieven van VNG en BZK meer samenhang willen aanbrengen in hun beheerwerkzaamheden voor registraties, kunnen daarvoor nu al stappen zetten. Bijvoorbeeld door het beheer van de verschillende registraties onder te brengen bij één team. Daarmee is het mogelijk de beheerprocessen voor de verschillende registraties slimmer op elkaar af te stemmen en medewerkers zich verder te laten specialiseren in gegevensbeheer. Het is een stap waarvan u en de andere afnemers van de gegevens snel profiteren.

De eerste stappen

Quarant helpt organisaties die stappen willen zetten naar één team voor gegevensbeheer. Dit begint met het vertellen van het ‘verhaal’ aan degenen die met deze registraties te maken hebben als beheerder of afnemer. Tegelijkertijd inventariseren we welke afdelingen gebruikmaken van de gegevens en welke werkprocessen er zijn tussen de verschillende teams die bij het beheer betrokken zijn. Op basis hiervan maken we een concrete aanpak waarmee uw organisatie de komende jaren stapsgewijs meegroeit in de ontwikkeling naar meer samenhang in de registraties.