Een nieuw zaaksysteem is meer dan alleen een technische uitdaging

Ga je als gemeente over op een nieuw zaaksysteem, dan is dat niet alleen een technische verandering. Het is ook een goed moment na te denken over de manier waarop je zaakgericht werken momenteel hebt georganiseerd en of je daarin veranderingen wilt aanbrengen. Ga je er meer processen of afdelingen bij betrekken? Heb je behoefte aan nieuwe functionaliteiten? Hoe kun je nieuwe wettelijke verplichtingen (denk bijvoorbeeld aan de Woo en Wmbev) goed faciliteren?

Medewerkers maken het verschil

Wil je van een nieuw zaaksysteem een succes maken, dan is de grootste uitdaging medewerkers daarin voldoende mee te nemen. Onderdeel daarvan is het maken van werkafspraken die zowel de mogelijkheden van het nieuwe zaaksysteem benutten als de werkwijzen van medewerkers goed ondersteunen. Want je kunt de techniek nog zo goed regelen en nog zoveel mooie nieuwe functies aanbieden, als medewerkers ze niet (of niet goed) gebruiken, ga je daar weinig profijt van hebben. Bovendien is de kans dan groot dat het nieuwe zaaksysteem onnodig veel weerstand oproept.

Wensen en meningen achterhalen met het Dialoogspel

Om te achterhalen wat de wensen van medewerkers zijn en waarover ze zich juist zorgen maken met de komst van het nieuwe zaaksysteem, zette de gemeente Schagen het Dialoogspel in. In een debatopstelling kregen de medewerkers verschillende stellingen voorgelegd. Bijvoorbeeld: ‘voortaan gaan we documenten delen in plaats van mailen.’ Medewerkers konden vervolgens met een groen of rood vlaggetje aangeven of ze het eens of oneens waren met die stelling. Daarna volgde een inhoudelijke discussie, waarbij de getoonde stelling werd aangescherpt totdat (bijna) iedereen een groen vlaggetje opstak. Althans bijna iedereen, want er zitten altijd een paar ‘rode’ appels tussen.

Kaders en werkafspraken voor de inrichting van het zaaksysteem

Onderwerpen die tijdens de twee sessies in Schagen aan bod kwamen, waren onder andere werkverdeling, ondertekening van documenten, werken met standaarden, klantcontact en dossierverantwoordelijkheden. Door het debat ontstonden de kaders voor een  goede inrichting van het zaaksysteem en werkafspraken voor een uniform gebruik ervan. En omdat de wensen en meningen van medewerkers daarin zo’n centrale plek hebben gekregen, is de adoptie en implementatie van het nieuwe zaaksysteem ook erg succesvol verlopen.

Volg onze podcasts op Spotify