Het zaaksysteem vervangen? Denk ook aan morgen!
Gemeenten vragen ons regelmatig om hulp bij de vervanging of aanschaf van hun zaaksysteem. Samen zoeken we dan antwoord op de volgende drie vragen: Wat is je ambitie met zaakgericht werken? Wat wordt de positie van het zaaksysteem in je applicatielandschap? En welke ondersteuning en doorontwikkeling verwacht je van de leverancier? Zo kies je voor het zaaksysteem dat bij jouw organisatie past.
Zaaksysteem onderdeel van een breed samenwerkingsplatform
De eerste stap is nadenken over de ontwikkeling van zaakgericht werken binnen de organisatie. Het zaaksysteem is er immers om zaakgericht werken te ondersteunen en de ideeën daarover zijn de afgelopen jaren flink geëvolueerd. In het begin werd het zaaksysteem vooral gezien als het centrale systeem dat op den duur alle backoffice-systemen zou gaan verdringen. Anno 2019 zien de meeste gemeenten het zaaksysteem vooral als een van de componenten binnen een breed platform waarmee medewerkers zaakgericht en digitaal samenwerken.
Hebben we nog wel een zaaksysteem nodig?
Veranderde eisen aan het zaaksysteem
Deze verschuiving betekent dat de eisen aan een zaaksysteem zijn veranderd. Kort samengevat moet het zaaksysteem de generieke processen binnen de organisatie ondersteunen en daarnaast goed te koppelen zijn aan bijvoorbeeld kantoorautomatisering (meestal Office 365) en de taakgerichte applicaties van vakafdelingen. Hiermee is het mogelijk de inhoudelijke afhandeling van zaken veelal in de vakapplicaties te doen, maar wel zo dat de status in het zaaksysteem traceerbaar is. Het zaaksysteem registreert dus processen en de voortgang ervan, wisselt informatie met taakgerichte applicaties uit en heeft functionaliteiten om documenten te beheren.
Erg veel leveranciers
In de afgelopen decennia hebben de leveranciers van zaaksystemen niet stilgezeten. Er zijn nieuwe applicaties op de markt gekomen, sommige zijn uit de markt gehaald en er zijn leveranciers die proberen hun positie te consolideren. In onze ogen is het aanbod aan leveranciers en applicaties eigenlijk te groot voor de markt van lokale overheden. Meer aanbod betekent weliswaar meer keus, maar voor leveranciers betekent zo’n gefragmenteerde relatief kleine markt dat het niet altijd interessant is een zaaksysteem verder te ontwikkelen.
Stel de juiste vragen als je een zaaksysteem gaat aanschaffen
Denk ook aan morgen als je jouw zaaksysteem gaat vervangen
Bij de aanschaf van een nieuw zaaksysteem zijn de draagkracht en ontwikkelvermogen van de leverancier zeker iets om rekening mee te houden. Zo’n zaaksysteem moet toch een jaar of vijf meegaan, liever iets langer uiteraard, en de ontwikkelingen in de ICT gaan razendsnel. Het zou erg jammer zijn als je over een paar jaar de ambities van je organisatie op het gebied van dienstverlening en bedrijfsvoering niet kunt waarmaken, omdat het zaaksysteem de technische ontwikkelingen niet bijhoudt.
Meer informatie?
Stel je vraag over het vervangen van je zaaksysteem aan Adrie. Of laat een bericht achter in de chat.
