Een zaaksysteem: van inrichten naar verrichten
Starten met digitaal en zaakgericht werken kost veel kracht: nieuwe werkwijzen moeten worden geïmplementeerd, een zaaksysteem moet worden ingericht, medewerkers moeten worden getraind. In die eerste fase zijn door schaarste aan tijd en middelen daarom vaak concessies nodig. Zo ontstaan er actiepunten voor later. Maar wat pak je na de uitrol als eerste op? En waar moet je daarbij op letten?
Blijven leren en verbeteren
Is het zaaksysteem eenmaal operationeel? Dan is de allereerste prioriteit eventuele knelpunten en incidenten zo snel mogelijk te verhelpen. Tegelijkertijd blijkt uit de praktijk dat medewerkers al snel met nieuwe wensen komen: ze willen meer processen via het zaaksysteem laten lopen, processen verder vereenvoudigen, meer informatie van elkaar gebruiken, nog meer digitaliseren en zo door. Daarnaast staat ook de omgeving niet stil. In een snel veranderende wereld is effectiviteit en efficiëntie slechts een tijdelijk resultaat. Gemeenten hebben te maken met nieuwe wetgeving, nieuwe technische mogelijkheden en nieuwe verwachtingen van klanten. Dit betekent dat gemeenten moeten blijven leren en verbeteren.
Van inrichten naar verrichten
De overgang van de implementatie naar het gebruik van het zaaksysteem kun je ook omschrijven als de overgang van inrichten naar verrichten. Als je het zaaksysteem eenmaal hebt, is het de bedoeling dat je ermee gaat werken, de voordelen ervan optimaal benut en processen verbetert waar mogelijk. Vragen die daarbij op een organisatie afkomen zijn bijvoorbeeld: Hoe maak je processen meer generiek? Welke stappen kun je schrappen? Hoe kun je van elkaars informatie profiteren? Het gaat hierbij om zowel primaire als secundaire processen. Ook het personeelsbeleid moet aansluiten bij de digitalisering. De vaardigheid om digitaal te werken moet een onderdeel zijn van ieder functieprofiel en een belangrijk onderwerp bij functionerings- en beoordelingsgesprekken.
Stap voor stap beter verrichten
Ook voor de periode na de implementatie geldt: niet alles kan tegelijk. Het gaat er dus om uit de vele wensen en mogelijkheden de juiste dingen te kiezen. En mensen en middelen daarvoor zo optimaal mogelijk in te zetten. Het is goed daarbij de belangrijkste reden om zaakgericht te werken in het oog te houden: de dienstverlening verbeteren door beter en sneller in te spelen op de wensen en verwachtingen die zowel klanten als medewerkers van een moderne overheid hebben. Meer concreet zijn de doelen:
- Beter overzicht voor klanten
- Beter beeld van klanten en zaken
- Beter overzicht over het werk
- Betere mogelijkheden om informatie te vinden
- Betere mogelijkheden om samen te werken
- Betere stuurinformatie
Prioriteiten stel je door de wensen en mogelijkheden te beoordelen op hun toegevoegde waarde ten opzichte van deze doelen en die af te zetten tegen de benodigde inspanning in tijd en geld.
Strategisch verbeteren van verrichten
De komende vijf jaar verandert er voor gemeenten waarschijnlijk meer dan in de vijftig jaar hiervoor. Denk bijvoorbeeld aan de decentralisaties en de samenwerkingsverbanden. Digitaal en zaakgericht werken wordt daardoor onvermijdelijk, net als de noodzaak constant in beweging te blijven. Verandermanagement hoort dan ook structureel een plek op de strategische agenda van gemeenten te krijgen. Zodat ze er steeds beter in worden, duidelijk prioriteiten leren stellen en sneller profiteren van alle inspanningen. De vele veranderingen gerelateerd aan de invoering van zaakgericht werken bieden een mooie kans daarmee te starten.
Meer informatie over werken met zaaksystemen
Meer weten over de fasen van de implementatie van het zaaksysteem? Of over methoden om leren en verbeteren binnen de organisatie strategisch en structureel op te pakken? Bel Jos Poels: 06 50 608886 of mail Jos.Poels@quarant.nl.
