De do’s voor het behandelen van een Woo-verzoek

Een efficiënte vakinhoudelijke behandeling

Onlangs mochten we bij een van onze opdrachtgevers zelf een Woo-verzoek behandelen in de rol van een vakinhoudelijke medewerker. Samen met de Woo-coördinator hebben we de benodigde documenten bij elkaar gezocht, beoordeeld en geanonimiseerd als dat nodig was. Wat ons opviel: in de handleiding voor medewerkers staat wel hoe een Woo-verzoek in zijn werk gaat, maar niet hoe je dit efficiënt aanpakt. Daarom hebben we vier do’s voor een efficiënte vakinhoudelijke behandeling op een rij gezet. Deze delen we graag.

Cultuurverandering: de succesfactor voor goede implementatie van de Woo

Met de komst van de Woo is er voor gemeenten behoorlijk wat veranderd. En de komende jaren gaat er nog meer veranderen, vooral als het gaat om actief openbaar maken. Lees onze handvatten om al die veranderingen op een succesvolle manier in je organisatie te implementeren. Vergis je niet in deze opgave, want voor meer transparantie is uiteindelijk vooral een cultuurverandering nodig en dat kost tijd.

Lees meer

1. Houd vanaf het begin een inventarisatielijst bij

De Woo verplicht je om bij het publiceren van een Woo-verzoek een inventarisatielijst mee te sturen. Zo’n overzicht van gevonden informatie is voor jezelf ook erg handig uiteraard. Zeker als je gelijk bijhoudt op welke plekken en met welke trefwoorden je informatie hebt gezocht. Zo kun je ook je werkwijze verantwoorden, mocht de verzoeker dat wensen.

2. Noteer direct op welke grond je informatie weglakt

Als je informatie weglakt, moet je van de Woo aangeven op basis van welke uitzonderingsgrond(en) je dat doet. Dit wil je niet achteraf opnieuw bedenken of uitzoeken. Dus ga je lakken, noteer dan direct op je inventarisatielijst de uitzonderingsgrond.

3. Overleg over twijfelgevallen

Het is niet altijd even gemakkelijk te bepalen of bepaalde informatie nu wel of niet onder een uitzonderingsgrond valt. Als je persoonsgegevens tegenkomt, is dit vaak wel duidelijk, maar of iets wel of niet valt onder ‘economische of financiële belangen van de staat’ kan een behoorlijk twijfelgeval zijn. Daarbij moet je de afweging maken of het weglakken van informatie op basis van een uitzonderingsgrond zwaarder weegt dan het niet openbaar maken van deze informatie. Vaak zijn er meerdere interpretaties mogelijk. Ga met andere collega’s, waaronder de Woo-coördinator (en de administratief ondersteuner wanneer de organisatie deze heeft) in gesprek over deze twijfelgevallen. Dat levert een beslissing op die breder in de organisatie wordt gedragen. En het gaat vaak sneller dan zelf heel lang wikken en wegen.

4. Begin op tijd

Op het moment dat een Woo-verzoek binnenkomt, moet de Woo-coördinator vaak nog met de indiener in gesprek om de vraag te verhelderen. Dit wil echter niet zeggen dat jij niet alvast kunt beginnen met het zoeken naar informatie waarvan je zelf wel kunt inschatten dat die onder de vraag valt. Of in ieder geval (nu je weet dat het Woo-verzoek er ligt) hiervoor alvast tijd vrij kunt maken in je agenda. Door genoeg tijd te nemen voor een Woo-verzoek werk je niet alleen prettiger, je voorkomt daarmee ook onnodige fouten. Zoals te veel of te weinig weglakken of het missen van documenten die eigenlijk wel bij het verzoek hadden gehoord.