Achttien workshops zaakgericht werken DUO+
Met ingang van 1 januari wordt een deel van de 650 medewerkers van Diemen, Uithoorn en Ouder-Amstel geplaatst in de gemeenschappelijke regeling DUO+. Alle medewerkers krijgen te maken met veel veranderingen, ook in hun digitale werkomgeving. Een gezamenlijk zaaksysteem is een van die veranderingen. Quarant ondersteunt de organisatie hierbij.
Workshops zaakgericht werken
Niels van der Sluijs (gemeente Uithoorn) en Annemieke van Dijk (Quarant) gaven achttien workshops zaakgericht werken aan de medewerkers van de gemeenten. In die workshops ervaarden medewerkers hoe zaakgericht werken leidt tot snellere en efficiëntere werkprocessen. Ze leerden ook hoe ze zelf kunnen bijdragen aan het daadwerkelijk doorvoeren van veranderingen in de organisatie. Hiervoor werden de medewerkers onder andere in de fictieve gemeente Zakendam aan het werk gezet. Niels en Annemieke kijken samen terug op de workshops.
Kennis over zaakgericht werken
Niels: “Ik zie dat we de kennis over zaakgericht werken bij een groot aantal medewerkers hebben vergroot. Vooral het Zakendamspel van Quarant heeft daaraan bijgedragen. Net als onze duidelijke visie over de manier waarop zaakgericht werken de werkprocessen efficiënter kan maken. Ik vind het belangrijk dat we daarbij ook een realistisch verwachtingspatroon hebben gecreëerd.”
Annemieke: “We hebben een (deels) nieuwe manier van werken op een praktische manier over weten te brengen. Hierbij hebben we de medewerkers geen eindeloze blabla-verhalen voorgehouden, maar vooral informatie en tips gegeven die ze direct kunnen toepassen in hun dagelijks werk. Dat laatste vind ik erg belangrijk.”
Tevreden medewerkers
Annemieke: “We hebben 230 mensen getraind, waarvan 94% ons een 7 of hoger heeft gegeven en 60% een 8 of hoger. Dat vind ik echt super! En ik vond onze samenwerking heel prettig. We kenden elkaar niet, maar vanaf de eerste workshop waren we op elkaar ingespeeld.”
Niels: “Ja, dat vond ik ook heel bijzonder! Waar ik verder trots op ben, is dat we tijdens de workshops twee uur lang de aandacht konden vasthouden. De workshops waren afwisselend door het spel. Veel mensen vertellen me ook dat ze de workshops super vonden en er echt iets aan hebben gehad.”
Continu verbeteren als iedereen meedoet
Annemieke: “Wat me altijd opvalt, is dat sommige mensen zo afwachtend zijn. Soms is dit angst, soms bescheidenheid. Soms ook zijn mensen murw, omdat ze vinden dat er toch niets verandert of omdat ze denken dat ze er geen invloed op hebben. Ik weet echter uit ervaring dat als iedereen meedoet aan continu verbeteren, het werk veel prettiger wordt. Daar profiteren uiteindelijk ook de klanten van en daar gaat het natuurlijk om!”
Niels: “Mij heeft het verbaasd dat het zo gemakkelijk ging. Veel mensen konden de klik naar zaakgericht werken snel maken. Wel vind ik het jammer dat mensen niet altijd automatisch de relatie leggen met de klant. We zijn er als gemeente voor de dienstverlening aan burgers en bedrijven. Dat is een way of life die je moet begrijpen.”
Informatie vastleggen voor elkaar
Niels: “Ik wens DUO+ een vloeiende start toe. Medewerkers gaan straks meer informatie vastleggen. Het is belangrijk dat iedereen beseft dat ze dit niet alleen voor zichzelf doen, maar juist voor de klant, voor hun collega’s en ketenpartners. Ik hoop dat zaakgericht werken bijdraagt aan een mooie nieuwe organisatie: DUO+.”
Annemieke: “Ik hoop dat er voldoende aandacht blijft voor de processen. Voor succesvol samenwerken is namelijk meer nodig dan alleen een nieuw zaaksysteem implementeren. Voldoende aandacht voor de processen bevordert ook de integratie binnen de nieuwe organisatie. Ik wens alle medewerkers een prettige samenwerking toe.”
Meer informatie over workshops zaakgericht werken
Wilt u meer weten over Zaakgericht werken, hoe u dit kunt toepassen binnen uw organisatie of onze workshops hierover? Neem voor meer informatie contact op met Jos Poels: 06 50 60 8886, jos.poels@quarant.nl.
