5 stappen om gegevens te verbeteren

Een gammele auto

Het is lastig een auto in de goede richting te sturen en op tijd te tanken als de meters kapot zijn, de achteruitkijkspiegel gebarsten is en de voorruit ondoorzichtig smerig is. De kwaliteit van gegevens in veel organisaties is te vergelijken met zo’n gammele auto. Het lijkt daarbij misschien op het eerste oog onbegonnen werk om de kwaliteit van die gegevens te verbeteren. Toch is er volgens ons veel mogelijk. Dat kan in kleine stappen. Wij raden de volgende vijf aan.

1. Maak de informatiemogelijkheden zichtbaar

Verzamel managementinformatie op basis van de gegevens, ook als die gegevens nog van onvoldoende kwaliteit zijn. (“Start before you’re ready”). Begin met informatie die eenvoudig en gemakkelijk te begrijpen is en waarvan het belang overduidelijk is. Hiermee laat je zien welke mogelijke informatie je uit de gegevens kunt halen. Tegelijkertijd laat je zien welke problemen er zijn doordat de kwaliteit van de gegevens onvoldoende is. Start met drie of vier grafiekjes of tabellen. Stuur de informatie rond en bespreek het in overleggen of één op één met collega’s. Zorg er vervolgens eerst voor dat de gegevens voor deze grafiekjes en tabellen van voldoende kwaliteit zijn, voordat je meer managementinformatie gaat verzamelen. Zo blijft het behapbaar.

2. Spreek met de betrokkenen

Laat de mensen die gegevens moeten registreren en degenen die baat hebben bij die informatie met elkaar in gesprek gaan. In deze tijd met gekoppelde applicaties liggen de voordelen vaak (ook) op andere plekken dan waar geregistreerd wordt. Tegelijkertijd is voor degenen die moeten registreren lang niet altijd duidelijk wat het belang ervan is, wat ermee gedaan wordt en wie er last van heeft als de kwaliteit niet goed is. Elkaar leren kennen en begrip krijgen voor elkaars werk doet dan wonderen. Registreren kost moeite en mensen zijn veel eerder geneigd om die moeite te doen als ze weten waar het goed voor is.

3. Zorg voor duidelijke definities

Als niet precies duidelijk is wat de gegevens inhouden, heeft managementinformatie geen betekenis. Iedereen die grafieken leert lezen, leert dat het duidelijk moet zijn wat er op de assen staat, wat de eenheden zijn en waarover een grafiek gaat. Als er bijvoorbeeld jaren op een as staan, gaat het dan om zaken die dat jaar gestart zijn of juist zaken die dat jaar zijn afgerond? Zien we alle leerlingen die in onze stad wonen of iedereen die in onze stad op school zit? Duidelijkheid over dit soort definities is essentieel. Als er op dit gebied spraakverwarringen ontstaan, zijn alle conclusies gebaseerd op drijfzand. Bespreek de definities grondig met alle betrokkenen. Hoe saai dat ook mag lijken.

4. Analyseer wat er aan de hand is

Als de data niet kloppen, kan dat veel oorzaken hebben. Bijvoorbeeld systemen die niet goed ingericht of gekoppeld zijn. Of mensen die niet opgeleid of niet gemotiveerd zijn. Om de oorzaak van foute of ontbrekende gegevens te achterhalen is het noodzakelijk te spreken met gebruikers van de systemen, mensen die bij de administratie werken, processpecialisten, functioneel beheerders en het management. Ieder gegeven ontstaat in een processtap. Zoek uit of het proces uit logische stappen bestaat. Maak ook een lijst van velden die (vaak) verkeerd worden ingevuld of waarin vaak data ontbreken. Zoek uit wat er fout gaat en hoe dit beter kan. Is het bijvoorbeeld mogelijk automatisch te controleren of velden die gevuld moeten zijn ook echt gevuld zijn?

5. Zorg voor concrete verbeteracties

Je verbeteracties moeten op de eerste plaats gericht zijn op het aanpakken van de grondoorzaak (‘de kraan dicht draaien’). Daarnaast ontkom je er waarschijnlijk niet aan om een tijdlang ontbrekende gegevens alsnog in te vullen of foute gegevens achteraf te verbeteren (‘dweilen’). Soms zul je ook moeten constateren dat dit niet meer mogelijk is en dat je informatie over het verleden waardeloos is. Bijvoorbeeld als het systeem automatisch verkeerde data heeft ingevuld na bepaalde handelingen in een applicatie. Repareer dan die koppeling en start met een schone lei.

Een lange adem

Om gegevens in jouw organisatie structureel te verbeteren heb je een lange adem nodig. Blijf zichtbaar maken welke managementinformatie beschikbaar zou zijn als de gegevens beter zouden zijn. En bespreek dit telkens weer. Als er eenmaal werkelijk op basis van gegevens wordt gestuurd, wordt ook het belang van juiste gegevens en juiste registratie voor steeds meer mensen duidelijk. Ga er daarbij echter niet van uit dat je jarenlang dezelfde informatie kunt gebruiken. Ook hier geldt dat continu verbeteren, aanpassen aan een veranderende omgeving, noodzakelijk blijft.