Heel veel informatie

Je krijgt heel wat informatie te verwerken, zowel privé als tijdens het werk. In deze blog noemen we dat input. Er zijn veel kanalen die voor input zorgen. Denk aan e-mails, berichten op je mobiele telefoon, informatie via social media en misschien geeft je smartwatch ook nog signalen. Daarnaast komen er op een werkdag collega’s langs om persoonlijk iets te vragen of te zeggen.

Afleiding in tijden van hoge werkdruk

Het is uiteraard prettig dat we door vrienden, collega’s en algoritmes van social media over de dingen die ons interesseren op de hoogte worden gehouden. Tegelijkertijd leiden die berichtjes en gesprekken ons ook af van het werk waarmee we bezig zijn. En eenmaal afgeleid, kost het vaak behoorlijk wat moeite ons weer te focussen op datgene waarmee we bezig waren. En dat terwijl een hoge werkdruk een veelgehoorde klacht is.

Wie bepaalt onze focus?

Door al die berichtjes, e-mails en gesprekjes zijn het steeds vaker anderen die bepalen waar we onze aandacht op richten. Kunnen we eigenlijk nog wel zelf onze prioriteiten bepalen? De volgende drie tips helpen je meer grip te krijgen op je werkdag.

Tip 1: verminder de input

• Opzeggen: zeg nieuwsbrieven op die je nooit leest omdat ze niet interessant genoeg zijn of omdat je er geen tijd voor hebt. Het is beter om er een paar te kiezen die je echt volgt. Hetzelfde geldt voor app-groepen, social media groepen en dergelijke.
• Opsparen en signalen uitzetten: waarom de hele dag je e-mail aan laten staan? Of continu meldingen van facebook ontvangen? Zet de meldingen uit en bekijk je e-mail op vaste momenten op een dag. Afhankelijk van je functie kun je hetzelfde met je telefoon doen. Social media kun je beperken tot één keer per dag of minder. En nieuwsbrieven kun je prima verzamelen tot een vast moment in de week.
• Groepsinformatie op een gemeenschappelijke plek zetten: het mailen van bijvoorbeeld agenda’s en actielijsten naar iedereen is overbodig als er een gezamenlijke plek is om dit soort documenten neer te zetten.

Tip 2: verhoog de kwaliteit van de input

Het is raadzaam om iedereen die dingen aanlevert, te vertellen wat je nodig hebt en waarom. Het gaat erom dat de processtappen goed aansluiten op elkaar. Het kan even duren voordat dit resultaat oplevert, maar eenmaal zover bespaart dit niet alleen tijd maar ook veel ergernis. Neem zelf ook zeker het initiatief om degene van de volgende processtap te vragen of jouw input naar wens is.

Tip 3: verbeter de focus

• Zorg voor een leeg hoofd: zet alles wat in je achterhoofd speelt op een lijstje.
• Concentreer je op een taak tot die af is.
• Neem voldoende pauzes. Check in die pauzes niet je social media, maar beweeg.
• Heb je een taak afgerond? Kies dan het volgende meest urgente en belangrijke punt op je lijstje.

Waardoor ben je afgeleid?

Tot slot een gewetensvraag: was je afgeleid tijdens het lezen van deze blog? Hoe ga je dat in de toekomst voorkomen? Laat ons weten welke tips je zeker gaat toepassen. En misschien heb je zelf nog wel goede tips om de focus voor jezelf of voor je hele team te verbeteren. We horen het graag!