Zo maak je van een intranet en digitale werkomgeving (DWO) een succes
In september zijn de winnaars bekendgemaakt van de jaarlijkse internationale ‘Intranet and Digital Workplace Awards’. Welke ontwikkelingen maken intranets en digitale werkomgevingen momenteel door? En wat kunnen we leren van de succesvolle voorbeelden?
Niet langer een verouderd smoelenboek
Tot voor kort was intranet die lelijk opgemaakte webpagina waarmee je webbrowser op je werk opstartte. Je vond er bijvoorbeeld een verouderd smoelenboek, het dagelijkse menu van het bedrijfsrestaurant en de verslagen van het MT en OR. Maar dat verandert momenteel snel. Bij steeds meer organisaties wordt locatie-, tijd- en device-onafhankelijk werken werkelijkheid. En daarmee neemt het belang van een goed functionerend intranet toe.
Naar een social intranet en digitale werkomgeving (DWO)
Voor organisaties die Het Nieuwe Werken omarmen, biedt een social intranet de functionaliteiten die medewerkers nodig hebben om gemakkelijk contacten te onderhouden en informatie te delen. Bijvoorbeeld via microblogs of Skype. Het belang daarvan groeit als je elkaar niet meer automatisch dagelijks ziet en in verschillende samenwerkingen deelneemt. Wanneer medewerkers vanuit de startpagina ook direct de voor hen relevante vakapplicaties kunnen opstarten, groeit het intranet uit tot een persoonlijke digitale werkomgeving (DWO).
Intranet als cruciaal onderdeel in breed samenwerkingsplatform
Het social intranet of digitale werkomgeving is hiermee een cruciale bouwsteen geworden binnen een breed samenwerkingsplatform voor medewerkers. Binnen gemeentelijke organisaties bestaat dit verder uit bijvoorbeeld een zaaksysteem, een of meerdere oplossingen om gedurende een project samen aan documenten te werken en verschillende social media-achtige kanalen om snel informatie te delen.
Taakgebaseerd is de sleutel tot succes
Wil je van zo’n social intranet of digitale werkomgeving een succes maken? Dan zijn persoonlijk en taakgebaseerd de sleutelwoorden. Zorg dat de informatie en functionaliteiten die een medewerker te zien krijgt, relevant zijn voor zijn taken en rol in de organisatie. Herschrijf informatie naar het niveau van de medewerker. En structuur die informatie zo dat hij in een paar seconden weet wat hij ermee kan of moet. Ook de navigatiemogelijkheden horen aan ieders taken en functie te zijn aangepast.
Gebruikservaring centraal vanaf het ontwerp
Om het social intranet of digitale werkomgeving daadwerkelijk persoonlijk en taakgebaseerd te maken, horen de gebruikswensen van medewerkers vanaf de start van de ontwikkeling ervan centraal te staan. Ontwerp het intranet doelbewust voor zowel medewerkers, management en communitymanagers. Laat al deze groepen minimum viable products en latere versies uitvoerig testen. Verwerk die uitkomsten in een visueel ontwerp waarbij gebruikservaring echt centraal staat. En bedenk daarbij vooral ook dat functioneel en aantrekkelijk best samen kunnen gaan.
Andere tips voor een succesvol intranet en digitale werkomgeving
Terug naar de internationale ‘Intranet and Digital Workplace Awards’. Welke lessen leerden we nog meer van de intranetten en digitale werkomgevingen die in 2017 in de prijzen vielen:
- Begin– hoe klein ook – met het verbeteren van processen. Er is bijna altijd veel winst te halen door in ieder geval de HR-processen te optimaliseren. Denk bijvoorbeeld aan ziekmeldingen, vakantie-aanvragen en leertrajecten. Eenvoudigere processen zijn veel gemakkelijker te implementeren in een digitale werkomgeving.
- Ga voor ‘mobile first’. Medewerkers doen als privépersoon meer en meer mobiel. Het is logisch daarop aan te sluiten. Een mobiel platform biedt ook mogelijkheden voor innovaties als een wallet-integratie. De apps met de meeste impact zijn vaak gebaseerd op eenvoudige ideeën.
- Kies bij de implementatie voor volledig nieuwe content.
- Besteed veel aandacht aan het trainen van de medewerkers bij het gebruik van intranet.
- Wees creatief in de lancering van het intranet. Maak daarbij een specifieke boodschap voor elke doelgroep.
Gemakkelijker werken
Ons advies: gebruik deze inzichten als uw huidige infrastructuur of intranet aan vervanging toe is. Of als uw organisatie wil dat medewerkers daadwerkelijk locatie-, tijd- en device-onafhankelijk gaan werken. Met een persoonlijk, taakgebaseerd digitale werkomgeving maakt u het werkend leven van uw medewerkers een stuk gemakkelijker.
Wij delen kennis, tips en adviezen. Blijf op de hoogte.
Meld u aan voor de nieuwsbrief.
Of volg ons op LinkedIn.
