Zaakgericht werken is een verandertraject!
Begin je met zaakgericht werken? Dan moeten de technische zaken uiteraard goed zijn geregeld. Maar de invoering wordt alleen een succes als medewerkers daadwerkelijk volgens de nieuwe afspraken gaan werken. Dat vraagt om verandering van gedrag. Belangrijk daarvoor zijn echt betrokken managers, gerichte communicatie, consequent beleid, haalbare doelen en een enthousiaste club voorlopers.
De noodzaak van zaakgericht werken
Zaakgericht werken is nodig om efficiënt en effectief samen te werken met burgers en bedrijven, gericht informatie te delen met ketenpartners en een actueel, compleet beeld te krijgen voor beleidsbeslissers. De noodzaak ervan moet in woord en daad door het hoogste management worden uitgedragen. Niet alleen bij de start van het traject, maar tijdens de hele implementatie ervan en zelfs daarna. Bij voorkeur met het belang van de medewerker voorop. Want zaakgericht werken is een middel. Het moet ervoor zorgen dat de kenniswerkende publieksprofessional zijn werk goed kan doen. Overal, altijd en in elk samenwerkingsverband.
Gerichte communicatie
Zaakgericht werken betekent voor medewerkers dat ze hun werkzaamheden en informatie daarover op een andere manier moeten vastleggen. Niet meer als administratie voor zichzelf of eigen afdeling, maar als bron van informatie voor de hele organisatie. Dit is vaak wat extra werk, zonder dat de medewerkers daarvan direct de vruchten plukken. Vergezichten over de toekomst helpen dan niet altijd om de weerstand weg te nemen. Zet daarom de voordelen voor de medewerker centraal in de communicatie. Bijvoorbeeld door zaakgericht werken te vergelijken met internet: we kunnen bijna alles vinden wat we willen weten, omdat anderen het voor ons hebben opgeschreven en vindbaar gemaakt.
Consequent beleid
De overgang naar zaakgericht werken mag niet vrijblijvend zijn. Naast enthousiasme is zachte dwang nodig, zodat er geen misverstanden ontstaan over de richting die de organisatie opgaat. Lijnmanagers moeten de noodzaak van zaakgericht werken uitdragen en de gevolgen ervan in een coherent en concreet verhaal kunnen uitleggen. Verder moeten ze de implementatie binnen hun team vormgeven en voldoende middelen beschikbaar stellen. Ook de procedures, systemen en criteria van HRM moeten bijdragen aan het gewenste nieuwe gedrag van medewerkers.
Bij Zaakgericht Werken gaat het ons om het verbeteren van de dienstverlening. Om dat te bereiken staat bij de implementatie van zaakgericht werken het veranderproces centraal en niet de techniek.”
Simon Does, CIO Gemeente Arnhem
Haalbare doelen
Zichtbare resultaten zijn essentieel om de energie in een verandertraject vast te houden. Een Agile werkwijze zorgt daarvoor. Denk aan korte iteraties met vaste deadlines, waarna er een werkend product of nieuwe werkafspraken moeten zijn. Resultaten op de werkvloer zijn daarbij belangrijker dan lijvige documenten. Je wilt veranderen in de juiste richting, dat is belangrijker dan het blind volgen van een vooraf geschreven plan. En leg de nadruk op eenvoud: een toereikend resultaat kan vaak met een stuk minder werk worden bereikt.
Enthousiaste club voorlopers
De motor achter ieder verandertraject is een club enthousiaste mensen die begrijpen waarom de verandering noodzakelijk is, de voordelen ervan inzien en vakbekwaam het voortouw nemen. Zo ook voor zaakgericht werken. Richt je energie voor een belangrijk deel op deze mensen. Aan het hoofd van deze club moet een ervaren en motiverende veranderleider staan. Iemand die het gezicht is van het hele traject, de voortgang stimuleert, de samenhang bewaakt en acties in gang zet.
Wilt u een deskundig advies over de implementatie van zaakgericht werken?
Of wilt u een aantal voorbeelden van ‘best practices’? Bel Herman Hogendoorn: 06 22 46 59 28. Of stuur een e-mail: herman.hogendoorn@quarant.nl.
Wij delen. kennis, tips en adviezen. Blijf op de hoogte.
Meld u aan voor de nieuwsbrief.
Of volg ons op LinkedIn.
