Wat zijn de eerste stappen naar een meer datagedreven gemeente?

Steeds meer gemeenten willen aan de slag met datagedreven sturen. Doel is dienstverlening en processen verbeteren op basis van feiten in plaats van aannames. Maar waar moeten we beginnen als we meer beslissingen op basis van data willen nemen? Deze vraag werd ons gesteld door een medewerker bij een middelgrote gemeente in Nederland. We geven graag enkele tips en adviezen.

Schrijf op wat u wilt en waarom

Een belangrijke eerste stap is een definitie maken wat datagedreven sturen voor uw organisatie moet betekenen. Wat zijn uw ambities? Welke doelen wilt u ermee bereiken? Het belang van zo’n definitie is dat niet alleen helder wordt wat de organisatie als datagedreven sturen ziet, maar ook dat het voor iedereen duidelijk is waarom de organisatie ermee aan de slag gaat.

Voorbeelddefinitie

Een voorbeeld van zo’n definitie luidt:

Datagedreven werken is het sturen op basis van feiten en data om een beweging op gang te krijgen naar meer inzicht, kennis en gefundeerde beslissingen. In de volle breedte van het bedrijf. Teneinde een organisatie te realiseren waar iedereen op basis van data beslissingen neemt en niet meer op basis van het onderbuikgevoel of meningen. En als team, zodat de neuzen dezelfde kant op staan.”

Tips en adviezen voor de eerste stappen

Vervolgens kunt u een projectteam samenstellen, de juiste mensen erbij zoeken en een of meerdere pilots starten. Daarbij hebben we de volgende tips en adviezen:

Laat u inspireren door projecten die nu al in het land worden gedaan. Deze best practices kunt u niet alleen gebruiken bij de beslissing wat wel en wat niet werkt. U kunt ze ook gebruiken om draagvlak te creëren en interesse te wekken bij mensen in de organisatie. Lees bijvoorbeeld hoe u datatoepassingen kunt inzetten om de dienstverlening in het sociaal domein te verbeteren.
Maak een plan om de benodigde rollen, kennis en ICT-middelen in te vullen. Voor de startprojecten, maar ook alvast voor de lange termijn. Waarschijnlijk heeft u externe expertise nodig. Dat kost geld. Maar het voordeel is dat deze mensen in de regel niet opgeslokt worden door andere belangrijke werkzaamheden. Dat houdt de vaart erin.
Gebruik vooral de energie van mensen die ermee aan de slag willen.
Begin klein, als voorbeeld en inspiratie voor anderen in de organisatie.
Gebruik de kennis bij vakafdelingen over welke data er allemaal is. En denk samen na over de vraag waarvoor u deze zou kunnen inzetten.
Bied ruimte voor experimenten. Geef het datateam, samen met mensen op de werkvloer, de ruimte om met hun expertise op zoek te gaan naar interessante toepassingen. Vertrouw op hun inzichten.
Zorg ervoor dat de data waarop u uw beslissingen baseert volledig, actueel en juist is. En zorg voor een goed terugmeldproces wanneer u twijfelt aan de data.
Beschrijf de baten van datagedreven werken: wat levert het op?
Als u meer en meer beslissingen op basis van data wilt maken, vraagt dat ook om een cultuurverandering. Het betekent namelijk uiteindelijk een andere manier van beleid maken en beslissingen nemen. Ook voor deze verandering is een goede begeleiding nodig, waarbij u de menskant zeker niet mag vergeten.

Meer informatie?

Meer informatie over starten met datagedreven sturen vindt u in andere blogs op onze website. Bijvoorbeeld: De volgende stap in datagedreven werken voor gemeenten en Datagedreven sturing: zoeken naar een speld in de databerg. Wilt u eens vrijblijvend van gedachten wisselen over hoe u uw organisatie meer datagedreven kunt laten werken? Neem dan contact op met Klaas Bolte, 06 303 989 31, klaas.bolte@quarant.nl.