Waarom vergaderen we nog zo weinig via video?

Zakelijk blijven we bellen

In de praktijk zien we dat als video in communicatie al wordt gebruikt, het meestal is voor een-op-eencontact. En dan vaak ook nog privé, bijvoorbeeld skypen met een familielid aan de andere kant van wereld. Zakelijk bellen of mailen we in veruit de meeste gevallen met elkaar. Hierbij gaat helaas veel non-verbale communicatie verloren. En willen we vergaderen met een groep mensen? Dan plannen we een tijdstip dat iedereen in dezelfde ruimte kan zijn. Ook als dat leidt tot tragere besluitvorming en extra reistijd voor medewerkers die speciaal naar de vergaderlocatie moeten komen.

Technische obstakels video-vergaderen

Lange tijd waren de technische voorwaarden voor video-vergaderen ook niet echt op orde in veel organisaties. Mensen werkten aan een pc op een vaste werkplek, zonder camera en microfoon. Systemen voor online vergaderen werkten alleen met speciaal daarvoor geïnstalleerde apparatuur in speciale ruimtes. En de inbelprocedures waren vaak ingewikkeld. Kortom, erg mobiel was dat video-vergaderen niet. Thuis of onderweg deelnemen aan een videomeeting was niet mogelijk, of heel erg lastig.

Vergaderen en het Nieuwe Werken

Het plannen van traditionele vergaderingen wordt echter steeds lastiger. Dankzij het Nieuwe Werken komen een dagje thuiswerken, even naar een café voor een inspirerende omgeving of vanuit het buitenland aan de slag, steeds vaker voor. En waarom ook niet? Voor alles is een app of mobiele service beschikbaar. Office 365 bijvoorbeeld dekt voor veel organisaties alle vormen van samenwerken op afstand wel, ook als het gaat om video-vergaderen. Daarmee zou dus ook vergaderen op afstand inmiddels veel vaker voor kunnen komen. De praktijk is echter anders.

De adoptie van de techniek

Net als bij de introductie van andere technische mogelijkheden geldt voor video-vergaderen dat de technische kant slechts een eerste stap is in het verhaal. Onderzoek van Cisco liet bijvoorbeeld zien dat 90 procent van de frequente video-vergaderaars daarmee wekelijks minstens twee uur tijd bespaart. Maar van de niet-gebruikers geloofde slechts 33 procent dat ze ermee tijd konden besparen. Hier ligt dus een taak voor implementatieteams en/of de functioneel beheerders van Office 365. Laat collega’s de mogelijkheden van video-vergaderen zien en de voordelen ervan ervaren.

Video-vergaderen: eerst de techniek

Wil je video-vergaderen stimuleren in je organisatie? Zorg dan eerst dat de techniek echt helemaal op orde is. Hierbij hoort bijvoorbeeld ook dat je de facilitaire dienst goed instrueert hoe men een VC-installatie gereed maakt voordat een vergadering begint. Niets is immers zo’n slechte reclame voor video-vergaderen als een belangrijke bespreking die niet door kan gaan of een half uur later begint, omdat de apparatuur niet (goed) werkt. Zorg verder dat de telefoonabonnementen (databundel) en mobiele apparaten van medewerkers voldoen aan de eisen voor video-vergaderen.

Video-vergaderen: gebruikersadoptie

Heb je de technische zaken op orde? Start dan een gebruikersadoptieprogramma voor video-vergaderen. Enkele tips:

1. Geef medewerkers duidelijk aan wat de concrete en persoonlijke voordelen zijn van video-vergaderen. Algemeenheden als ‘efficiënter vergaderen’ of ‘grotere vrijheden’ spreken niemand aan.
2. Don’t tell them, show them. U ziet uzelf als Office 365-expert, op anderen komt u misschien over als Office 365-fanaticus. Ga er daarom van uit dat collega’s u niet zomaar geloven. Criticasters zullen uw verhaal graag onderuit willen halen. Zien is echter geloven.
3. Onderzoek hoe intensief de ondersteuning moet zijn. Toets hiervoor de kennis en vaardigheden van de ‘gemiddelde gebruikers’. Laat u niet verblinden door de ervaringen van enkele enthousiaste voorlopers. Die enthousiastelingen hebben een heel ander referentiekader dan het gros van uw collega’s.
4. Werk de mogelijkheden van video-vergaderen uit in werkscenario’s en train deze met teams. Of spreek af dat repeterende overlegvormen met deelnemers vanuit verschillende locaties voortaan een op de drie keer via video-vergaderen worden georganiseerd. Zorg dat u daarbij aanwezig bent om de deelnemers te helpen als dat nodig is.
5. Blijf medewerkers geduldig ondersteunen. Het duurt een tijd voordat mensen echt routine krijgen in het gebruik van nieuwe functionaliteiten. Blijf dus trainingen en gebruikersoverleggen organiseren.

10 tips voor effectief video-vergaderen

Tot slot nog wat voorbeelden van afspraken waarmee u een video-vergadering zo effectief mogelijk maakt:

1. Sluit gordijnen of lamellen.
2. Probeer het scherm zoveel mogelijk te vullen met deelnemers in plaats van tafels, stoelen, muren of de vloer.
3. Introduceer aan het begin van de vergadering alle deelnemers op uw locatie en moedig uw gesprekspartner(s) aan hetzelfde te doen.
4. Beperk zijdelingse gesprekken. Is het niet belangrijk dat de andere kant hoort wat u zegt of gaat zeggen? Gebruik dan de ‘mute-knop’.
5. Zorg doorlopend voor oogcontact met de andere locatie(s).
6. Voer zo min mogelijk aanpassingen aan de camera-instellingen door tijdens uw gesprek.
7. Spreek op normaal volume. U hoeft niet te schreeuwen in de microfoon.
8. Vouw geen papier in de buurt van de microfoon. En klik niet met pennen.
9. Wanneer u wilt dat deelnemers geconcentreerd naar content kijken, schakel dan de camera om naar deze videobron. Uw gesprekspartners zien nu enkel de content, maar kunnen u wel gewoon horen.
10. Presenteer content in de juiste proporties. Studies wijzen uit dat participanten aan een video-vergadering het liefst kijken naar personen en maximaal 20% naar content.

Video-vergaderen: zo moet het niet!

Het volgende filmpje geeft op grappige wijze weer wat de noodzaak is om goede afspraken te maken over video-vergaderen en ervoor te zorgen dat de techniek op orde is:

Tijd om te beginnen

Al met al is video-vergaderen een fantastisch hulpmiddel waarmee we veel reistijd kunnen besparen. Daarvoor is het wel nodig dat de technologie probleemloos werkt, medewerkers de mogelijkheden leren kennen en gebruiken en dat iedereen de spelregels voor effectief vergaderen respecteert.