Wendbare en weerbare organisatie? Verhoog je productiviteit met Copilot

Publieke organisaties staan voor grote uitdagingen in hun informatiehuishouding. Voor I&A-teams betekent dit dat nieuwe kennis snel moet worden opgepakt. Tijdens de 10 Kennisateliers leer je de essentie van procesgericht werken, informatiemanagement, digitale samenwerking en AI, praktisch, actueel en direct toepasbaar.

meer informatie & inschrijven

Ga doen! Maak gaandeweg beleid

Want deze zelflerende AI-tool tool verlangt veilig databeheer, wat de weerbaarheid van je organisatie vergroot. En vraagt om een wendbare aanpak: Copilot is niet gebaat bij de gebruikelijke lange voorbereiding van eerst beleid opstellen, proeftuinen en uitgebreide evaluaties. De ontwikkelingen gaan snel, dus laat die rem los en geef gas. Ga dóen! En maak gaandeweg beleid. Hoe pak je dat aan? Tijdens onze Kennissessie ‘Copilot: hoe je het succesvol implementeert en zo je productiviteit verhoogt’ deelden we praktische handvatten, samen met gastsprekers Bas van Leur van 1uur.nu en Chris Hasenaar van Microsoft.

Microsoft: werk slimmer met jouw persoonlijke assistent

Chris Hasenaar nam de deelnemers mee in wat Copilot is en hoe je het kunt toepassen in je werk. Onze werkplek bestaat allang niet meer uit een vast bureau met een computer. Al onze bestanden, applicaties en data zijn verbonden en overal beschikbaar. Op kantoor, thuis, onderweg en bij de klant, op elk (mobiel) apparaat. Dit verbetert bedrijfsprocessen en samenwerking waardoor we beter kunnen inspringen op behoeften van burger, ondernemer en stad. En Copilot is de virtuele assistent die ons ons nog wat efficiënter en effectiever vermaakt. Die menselijke taal begrijpt, jou steeds beter leert kennen en het genereren van content een quickstart geeft. Copilot ondersteunt op drie niveaus:

Onze werkplek bestaat allang niet meer uit een vast bureau met een computer. Al onze bestanden, applicaties en data zijn verbonden en overal beschikbaar.

Chris Hasenaar

Specialist moderne en hybride werkplek bij Microsoft

Standaard productiviteit

Denk aan het voorstellen van antwoorden in Teams en Outlook en een opmaakvoorzet voor een PowerPointpresentatie.

Individuele productiviteit

Zoals het omzetten van Word documenten in een PowerPointpresentatie. Ook handig: het samenvatten van Teamsmeetings, waarbij je actiepunten kunt laten destilleren en in no-time terugvindt wat er over een bepaald onderwerp is gezegd.

Organisatieproductiviteit

Hier moet je denken aan het combineren van databronnen tot een dashboard, of een planning maken op basis van projectdocumenten.

Van experimenteren naar beleid 

Het hoge tempo waarop technologische veranderingen zich aandienen, vraagt om wendbaarheid van de organisatie. Zorg dat je bijblijft en direct kan experimenteren en innoveren. Dat geldt ook voor de implementatie van Copilot: direct ervaring opdoen heeft de voorkeur boven eerst een half jaar uittrekken voor beleid. Zodat je weet waar je het over hebt en welke kansen, uitdagingen en risico’s erbij komen kijken. Hoe pak je dat aan?

Vijf randvoorwaarden voor innovatie

Om innoveren in goede banen te kunnen leiden, onderkennen we 5 randvoorwaarden:

• Urgentiebesef: voor de broodnodige motivatie om een creatieve oplossing te zoeken;
• Leiderschap en visie: cruciaal voor onder meer draagvlak en financiering;
• Methodiek: je plan van aanpak, met speciaal aandacht voor de usecase;
• Samenwerken: om verder te komen en van elkaars succes en falen te leren;
• Ethisch besef: stel ethiek centraal in je innovatieproces, door correct, moreel, rechtvaardig, veilig en respectvol te handelen.

Zet het use case scenario in als katalysator

De use case is hierbij een nuttige techniek om de innovaties aan directie en management te verantwoorden. Bovendien helpt het als katalysator om de tool snel en concreet breder in te kunnen zetten binnen de organisatie. Begin met een klein, tastbaar probleem met een kop en een staart. Hoe helpt techniek hierbij? Zo krijg je snel, kort-cyclisch en met behoud van energie in kaart welke problemen er spelen binnen je gemeente en welke oplossingsrichtingen er zijn met de inzet van Copilot. En de successen schaal je vervolgens op.

Bij een succesvolle implementatie spelen de volgende zaken een belangrijke rol: verstandig omgaan met de (data)uitdagingen van AI – vooral op het gebied van veiligheid en privacy – en een individuele veranderaanpak.

Vijf concrete toepassingen van Copilot

Behoefte aan sneller en slimmer werken én meer rust in je hoofd? Gemeenten die werken met Microsoft Office hebben Copilot automatisch binnen handbereik. Wij helpen je graag op weg met deze virtuele assistent die je helpt bij samenvatten, voorbereiden, zoeken/vinden, bewerken en overzicht en inzicht creëren. En tippen vijf concrete toepassingen om vandaag al mee te beginnen.

Lees meer

Extra aandacht voor informatiebeheer

Copilot legt informatiebeheer – de juiste versie, metagegevens en rechten – onder een vergrootglas. Is het wel veilig? En hoe zit het met de privacy? Het blijkt in de praktijk nog erg moeilijk te doorgronden hoe privacy geborgd is in Copilot. Maar met verstandig databeleid maak je je organisatie zo weerbaar mogelijk.

Ga slim om met je data

Bij tools als Chatgpt is het nog maar de vraag wat er met gevoelige data gebeurt. Maar Copilot is volledig geïntegreerd in je Microsoft-omgeving, waarbij je controle hebt over privacy instellingen. Loop deze algemene instellingen dus goed na en kijk daarnaast naar specifieke aspecten rondom Copilot. Zo kun je instellen uit welke bronnen de tool informatie wel en niet mag ontsluiten. Zo kun je bijvoorbeeld de Teams-omgeving van P&O, of de directie afschermen. En zorg vooral dat je je informatiebeheer op orde hebt. Is dit een chaos en heb je privacygevoelige informatie niet afgeschermd? Dan is het een kwestie van tijd voor het op de verkeerde plek binnen je organisatie belandt. Realiseer je hierbij dat het goed mogelijk is dat collega’s al met gratis versies van Copilot aan het experimenteren zijn. Goed doordacht informatiebeheer is dan ook urgenter dan ooit.

Verbeter samen het informatiebeheer

Maar zie Copilot hierbij ook als kans. De tool kan slordigheden bij privacygevoelige informatie niet voor je oplossen. Maar fouten in de rechtenstructuur komen wel sneller boven tafel. Had je ‘vroeger’ vaak niet eens door dat je ergens per ongeluk bij kon, Copilot vindt én gebruikt alle bronnen waar jij rechten toe hebt. Dus vraag medewerkers actief aan de bel te trekken als ze bijvoorbeeld vertrouwelijke informatie van de directie onder ogen krijgen. En acteer direct door de bewuste bron goed op te bergen achter digitaal slot en grendel. Verbeter samen het informatiebeheer!

1uur.nu: individueel veranderen met een persoonlijke aanpak

Tot zover de techniek. Copilot is pas echt waardevol als medewerkers ermee kunnen én willen werken. Hoe krijg je ze mee? Bas van Leur van 1uur.nu onderstreepte het belang van persoonlijke begeleiding en bood concrete handvatten. Van e-learning worden maar weinig mensen beter. Copilot is echt een persoonlijke assistent, waar iedereen heel praktisch en snel baat bij kan hebben. De paar tientjes per maand die het per medewerker kost, kun je snel terugverdiend hebben. Dus neem een niet te kleine groep medewerkers aan de hand met een aantal use cases die direct effect hebben. En gebruik hierbij een goede adoptieaanpak, zoals ADKAR.

ADKAR staat voor:

• Awareness: begin met een heldere strategie en inspiratie;
• Desire: personaliseer de ondersteuning en zorg voor duidelijke communicatie;
• Knowledge: dit vergroot je met praktische training en persoonlijke begeleiding;
• Ability: taakgerichte oefeningen met praktische usecases laten vaardigheden snel groeien;
• Reinforcement: zorg tot slot voor blijvende ondersteuning, evaluatie en continuïteit.

Goed sponsormanagement is essentieel

Houd hierbij de juiste volgorde in de gaten. Zit iemand nog heel erg in de weerstand? Dan heeft trainen nog geen zin. Overtuig diegene eerst van het waarom, zodat de wil om te leren er is. Goed sponsormanagement is hierbij belangrijk. Je kunt een consultant wel laten roepen dat iets een goed idee is, maar het landt vele malen beter als een leidinggevende erkent het zelf ook nog ingewikkeld te vinden en het leerproces samen met de medewerkers doorloopt. Kijk hierbij goed naar wie het meest geschikt is om de persoonlijke boodschap – what’s in it for me – over te brengen (meestal een teamleider) en wie geknipt is voor de organisatie boodschap: what’s in it for us all, meestal een MT-lid of de gemeentesecretaris.

Copilot is pas echt waardevol als medewerkers ermee kunnen én willen werken. Dus neem een niet te kleine groep medewerkers aan de hand met een aantal use cases die direct effect hebben.

Bas van Leur

Directeur bij 1uur.nu

Meer halen uit Copilot

Met een virtuele assistent moet je leren werken. Niet iedereen zal er direct even handig mee zijn. Gelukkig zijn de belangrijkste vaardigheden gewoon te trainen.

Prompten

Je krijgt alleen wat je wilt, zowel qua inhoud als vorm, als je dit ook duidelijk weet te formuleren. Een goede prompt bestaat uit vier componenten: het doel, de bron(nen), de context en je verwachting. Een voorbeeld: maak een samenvatting van rapport X, om te informeren over Y, in 500 woorden, zonder vakjargon.

Kritisch denken

Denk aan privacy en wetgeving, controleer feiten en weet deze te onderscheiden van aannames en meningen. De output van Copilot is niet perfect en wat er geproduceerd wordt is jouw verantwoordelijkheid. Blijf kritisch kijken naar inhoud en opbouw.

En tot slot… Impact maken

Houd de vijf zaken die het gemeentelijke handelen kaderen – veiligheid, archivering, transparantie, privacy en ethiek – altijd in je achterhoofd, maar laat je er niet door belemmeren. Ga experimenteren met usecases en hanteer die kaders als ‘non-functional requirements’.

Versnelling van adoptie begint bij jezelf. Sta als leidinggevende het gebruik van Copilot dan ook snel en breed toe. En medewerkers: durf op die knop te drukken!