Veranderingen door thuiswerken: meer online, minder feedback

Alle collega’s uitgevlogen

Over de vele veranderingen door massaal thuiswerken is al veel gezegd en geschreven. Toch is het, een jaar na de eerste lockdown, goed daar nog eens bij stil te staan. Bijvoorbeeld bij de hoeveelheid werk die de IT-afdelingen in vooral die eerste weken hebben verzet. De capaciteit om locatie-onafhankelijk te werken en de functionaliteiten die je je daarbij helpen, zijn significant uitgebreid en verbeterd. Ongetwijfeld hapert er zo nu en dan nog wel eens wat. Maar als je naar je kantoor terugverlangt, is dat waarschijnlijk vooral omdat je je collega’s mist of omdat je een rustige werkplek wilt. Niet omdat je per se op kantoor moet zijn om de juiste applicaties en tools te kunnen gebruiken.

Etherdiscipline

Toen de techniek eenmaal werkte, wenden we allemaal snel aan de nieuwe vergaderetiquette. Overleggen beginnen stipt op tijd en eindigen ook op tijd, in ieder geval vaker dan voorheen. We laten elkaar uitpraten. Je zet je microfoon uit als je niet aan het woord bent, zodat je niet per ongeluk storende geluiden maakt. Je gebruikt het ‘handje’ als je iets wilt zeggen. En de voorzitter betrekt diegenen die uit zichzelf niet zo snel hun virtuele hand opsteken bij de vergadering. En ja, dan is er af en toe nog een koffiezetapparaat, kind, printer of huisdier te horen of te zien. Maar dat is eigenlijk wel gezellig en wordt tot op zekere hoogte gewoon als onderdeel van jouw thuiswerkplek gezien.

Workshoptools

Ook workshops en andere interactieve sessies met grote groepen mensen lijken prima online te kunnen. Om samen creatieve oplossingen te verzinnen zijn vergaderzalen niet per se nodig. Allerlei handige digitale tools blijken, in ieder geval voor de korte termijn, een prima vervanging van post-it notes, flipovers en brown papers. En dankzij de break-out functionaliteit van bijvoorbeeld Teams en Zoom is het gemakkelijk om in kleine groepen deelopdrachten uit te werken.

Meer of minder tijd?

Door de lockdown hebben we minder reistijd tussen afspraken. Als je op veel verschillende locaties werkt, is dat een flinke tijdsbesparing. Daar staat tegenover dat die tijd tussen afspraken ook nodig was om te reflecteren, acties uit te voeren en jezelf voor te bereiden op de volgende. Bovendien zijn er thuis meer afleidingen. Misschien moest je ondertussen de kinderen lesgeven en moet je nu nog om de haverklap de deur opendoen voor pakketbezorgers, monteurs of aannemers. Dit vraagt veel meer flexibiliteit en soms ook werken in de avonden of in het weekend. Misschien vind je het wegvallen van die strikte scheiding tussen werk en thuis een verademing. Of heb je daardoor juist meer last van stress?

Virtuele koffiemomentjes en online projecten

Menno van der Horst vertelt hoe hij zijn nieuwe baan bij Quarant is gestart. Hij ontmoette zijn collega’s pas na drie maanden in het echt. Menno: “Ik maakte de overstap tijdens de eerste lockdown. Dus alle eerste ontmoetingen met mijn nieuwe collega’s waren online. Dat is wel gek, ook al spraken we elkaar iedere dag tijdens een virtueel koffiemomentje. Ook projecten bij klanten zijn allemaal online opgestart en uitgevoerd. Inmiddels heb ik opdrachten afgerond zonder dat ik mijn contactpersonen ooit in real life heb ontmoet.”

Is er draagvlak?

Een van de lastige kanten aan online samenwerken, is dat je het zonder de wandelgangen moet doen. Menno: “Ik mis die wandelgangen zeker voor het sociale aspect van mijn werk. En ook voor de inhoudelijke kant. In de wandelgangen hoor je toch vaker iets meer over positieve of negatieve ervaringen van medewerkers met een project. Of hun persoonlijke kijk erop. Dat soort vanzelfsprekende korte gesprekken bij de koffieautomaat waarmee je kunt ‘voelen’ hoe het draagvlak is, zijn nu verdwenen. Dit betekent dat je je best moet doen te zorgen dat je die feedback op een andere manier krijgt.”

Online samenwerken bij gemeenten

De algemene verwachting is dat thuiswerken meer dan voorheen zal blijven voorkomen. Dit betekent dat vergaderingen, projectbijeenkomsten etc. ook vaker (voor een deel) online zullen zijn. Het afgelopen jaar heeft bewezen dat dit prima kan. Ook als het gaat om de vele uitdagingen waar gemeenten voor staan. Belangrijk is wel dat je als project- of teamleider beseft dat online samenwerken ook zijn beperkingen kent. Vooral als het gaat om informeel contact.

Organiseer feedback en sociale momenten

Feedback en sociale momenten moet je meer organiseren als je voornamelijk online samenwerkt. Voor team- en projectleiders betekent dit bijvoorbeeld ruimte maken in de agenda om mensen regelmatig één op één te spreken en dan zeker ook te vragen naar iemands persoonlijke ervaringen. Bij de implementaties van nieuwe applicaties is het verstandig als floorwalkers proactief bellen met mensen thuis of op een andere locatie, net zoals ze op kantoor langs de werkplekken lopen. En organiseer regelmatig iets leuks. Een online pubquiz is misschien niet zo gezellig als een vrijdagmiddagborrel op locatie, maar het is nog altijd beter dan niets.

Digitale werkplek

De belangrijkste voorwaarde voor het werken op een andere locatie blijft dat je een moderne digitale werkplek hebt waarmee je prettig, veilig en efficiënt online kunt samenwerken. Heeft jouw organisatie dat goed geregeld voor alle medewerkers? We helpen jouw organisatie graag de volgende stappen te zetten naar werkplekken die bijdragen aan een digitale en moderne manier van werken.