Tijd voor een zaaksysteem van de volgende generatie?
De afgelopen jaren is iedere gemeente wel op de een of andere manier met zaakgericht werken aan de slag geweest. Ieder in een eigen tempo en omvang. Momenteel staan veel gemeenten voor de keuze: wel of niet een zaaksysteem van de volgende generatie aanschaffen. In dit artikel leest u enkele overwegingen om mee te nemen in uw beslissing.
Een moment van bezinning
De komende periode lopen veel contracten voor zaaksystemen af. Dat is vaak een goed moment voor bezinning. Zeker als u heeft gemerkt dat een gekozen inrichting van het zaaksysteem niet meer voldoet aan veranderde functionele en technische eisen. Stel uzelf een aantal fundamentele vragen als:
- Wat waren uw doelen bij de invoering van zaakgericht werken?
- Welke daarvan heeft u gerealiseerd? Welke niet?
- Wat heeft u geleerd van de implementatie?
- Wat zou u in het vervolg anders willen organiseren?
- Welke nieuwe eisen heeft u aan een zaaksysteem?
- Welke oude eisen aan een zaaksysteem zijn minder relevant gebleken?
Evaluatie zaaksysteem en manier van zaakgericht werken
De antwoorden op bovenstaande vragen helpen u allereerst een mening te vormen over de toekomst van uw zaaksysteem. Wilt u uw contract verlengen? Wilt u hetzelfde zaaksysteem blijven gebruiken, maar dan anders ingericht? Of wilt u een zaaksysteem van de volgende generatie aanschaffen? Ons advies is echter dit moment ook te gebruiken om de manier waarop u zaakgericht werken heeft geïmplementeerd in uw organisatie te evalueren. Is bijvoorbeeld de keuze voor een generiek of een specifiek behandelproces de juiste geweest?
Generiek of specifiek?
Een generieke aanpak van zaakgericht werken is in de praktijk vaak succesvoller gebleken dan een specifieke aanpak. Bij een generieke aanpak blijft u voor specifieke werkprocessen een vakapplicatie of taaksysteem gebruiken. Deze zijn dankzij standaarden als StUF-zaak-dms en StUF-zaken steeds beter in een zaaksysteem te ‘embedden’. De echte afhandeling gebeurt dan door het taaksysteem, maar binnen het zaaksysteem is de status ervan te volgen. Ook RMA- en DMS-functionaliteiten worden door het zaaksysteem uitgevoerd. Daarmee hebben de werkprocessen specifieke ondersteuning, maar tegelijk kunnen medewerkers, bijvoorbeeld in een klantcontactcentrum, altijd een volledig klantbeeld oproepen.
De voordelen van generiek
Met een generieke aanpak kunt u zaakgericht werken sneller voor een groter deel van uw organisatie invoeren. Bovendien blijft u daarmee flexibel genoeg om werkprocessen aan veranderde omstandigheden aan te passen en te verbeteren. Heeft u voor een complexere inrichting gekozen? Dan is de eventuele vervanging van het zaaksysteem een goed moment te overwegen naar een generieke aanpak over te stappen.
Andere vormen van samenwerken
Een tweede belangrijke les van de afgelopen jaren is dat sommige processen zich minder goed lenen voor zaakgericht werken. Het gaat dan vooral om tijdelijke projecten waarin medewerkers binnen en buiten de organisatie samenwerken met partners, burgers en bedrijven. Daarbij is flexibiliteit het toverwoord. Net als de mogelijkheid om via een share, groep of team snel en veilig documenten en berichten met elkaar te kunnen delen. We zien dat medewerkers hiervoor graag oplossingen als SharePoint, OneDrive, Dropbox en diverse vormen van social media gebruiken.
Rol zaaksysteem
Maar wat is de status van al die gedeelde berichten en documenten? Vaak zal in ieder geval een deel ervan vroeg of laat een officiële status krijgen en gearchiveerd moeten worden. Een goede integratie tussen het zaaksysteem en de samenwerkingsoplossing(en) is dan noodzakelijk. Zodat medewerkers bijvoorbeeld met een rechtermuisklik een document of bericht van de ene naar de andere applicatie kunnen verplaatsen. Houd dus bij een eventuele aanbesteding van een nieuw zaaksysteem zeker rekening met de mogelijkheden om deze te integreren met uw andere applicaties.
Gebruik van PIP en MijnOverheid.nl
De overheid heeft de afgelopen jaren MijnOverheid.nl flink gepromoot. Het voordeel van MijnOverheid is dat het een formeel kanaal is, vergelijkbaar met aangetekende stukken. MijnOverheid.nl heeft echter beperkingen voor de grootte van berichten en opslagmogelijkheden. Dit is op te lossen door burgers via de Berichtenbox van MijnOverheid.nl naar hun persoonlijke internetpagina bij de gemeente te leiden. Burgers of bedrijven vinden dan in hun PIP-dossier al hun bestanden, ook de grotere. Het nieuwe zaaksysteem moet in dat geval natuurlijk wel de functionaliteiten daarvoor bieden.
Cloudstrategie
Als u een cloudstrategie heeft opgesteld kan de vernieuwing van het zaaksysteem een belangrijke bijdrage leveren aan de realisatie daarvan. Verschillende leveranciers van zaaksystemen hebben al een cloudoplossing of deze aangekondigd. Hiermee wordt u ontzorgd op het technische vlak. De tijd die dit oplevert, kunt u besteden aan de functionele inrichting van het zaaksysteem of andere taken binnen uw organisatie.
AVG als drijvende kracht
De AVG dwingt gemeenten hun informatiebeveiliging en privacy op orde te brengen. Een goed geïmplementeerde manier van zaakgericht werken kan u daarbij enorm helpen. Want als u alle processen heeft getypeerd in een zaaktype, kunt u daaraan AVG-kenmerken toekennen en gewenste AVG-registers opstellen. De komst van de AVG is daarmee een prima gelegenheid tegelijkertijd uw zaaksysteem en uw aanpak voor zaakgericht werken te evalueren en eventueel aan te passen.
#zaaksysteem, waar te beginnen?
Quarant helpt gemeenten. Via workshops en inspiratiesessies zorgen we dat u een samenhangende visie ontwikkelt op zaakgericht werken binnen uw organisatie. In combinatie met onze kennis van leveranciers en voorbeelden uit de praktijk helpen we u ook graag bij de aanbesteding, keuze en implementatie van een zaaksysteem.
Wij delen kennis, tips en adviezen. Blijf op de hoogte.
Meld u aan voor de nieuwsbrief.
Of volg ons op LinkedIn.
