Stilzitten tijdens de zomermaanden? Denk om!

“Dat project tillen we over de zomer heen.” Begin mei hadden al onze consultants dit al minimaal één keer gehoord. Bij diverse gemeenten liggen projectactiviteiten in de maanden juni, juli en augustus voor een groot deel stil. Dat is een kwart jaar. Daarmee gaat kostbare tijd verloren. Ons advies is juist de zomermaanden slim te gebruiken.

Een groeiende berg werk

In een tijd waarin ontwikkelingen razendsnel gaan, gebeurt er in een kwartaal net zo veel als vroeger in een jaar. Dus eigenlijk kunt u drie maanden projecttijd niet missen. Bovendien lopen zeker bij I&A-afdelingen de meeste medewerkers al over in het werk. Als projecten drie maanden stil komen te liggen en tegelijkertijd nieuwe projecten pas na de zomer worden opgestart, wordt de berg werk na hun vakantie nog groter. Dat is een probleem, omdat steeds meer I&A-personeel gebukt gaat onder de hoge werkdruk of zelfs burn-out raakt.

Wat is er lastig in de zomer?

Uiteraard is er een reden dat u projecten uitstelt tot na de zomer. De meeste collega’s gaan een paar weken op vakantie en waarschijnlijk gaan ze niet allemaal tegelijkertijd. Dus gedurende de hele zomer ontbreken er telkens wel een of meer belangrijke teamleden voor een project. Voor sommige projecten geldt dan ook dat u in de zomer niet veel nieuwe stappen kunt zetten. Maar geldt dit voor al uw projecten? En is een vakantieperiode een goede reden om helemaal niets nieuws te starten? Zijn er geen slimme alternatieven?

Wat kan er wél?

Creatief als wij zijn, hebben we ‘omdenken’ toegepast op de zomerperiode. Hoe kunt u deze maanden zo nuttig mogelijk gebruiken? Zijn er zaken die u dan juist beter kunt oppakken dan tijdens andere momenten in het jaar? Daar kwamen veel interessante ideeën uit naar voren. Vijf voorbeelden:

Voorbeeld 1: verdieping begroting en I&A-exploitatie

Heeft u in de begrotingscyclus 2020 onderwerpen opgevoerd waarover u na de zomer geheid vragen gaat krijgen? Gebruik de zomermaanden dan om deze onderwerpen uit te diepen en daarvoor een businesscase uit te werken. Of gebruik de zomer om een quickscan op de I&A-exploitatie uit te voeren om goed voorbereid de discussie na de zomer aan te kunnen gaan.
Resultaat: goed onderbouwde begrotingsposten en projecten. Die zijn daardoor beter te sturen. U blijft vaker binnen budget en hoeft niets uit te leggen aan het bestuur over overschrijdingen.

Voorbeeld 2: voorbereiding geplande aanbestedingen

Verwacht u na de zomer aanbestedingen op te starten? Gebruik de vakantieperiode dan om alvast de inkoopstrategie en zelfs al de basis van het programma van eisen op te stellen.
Resultaat: de aanbesteding die u gaat starten heeft een solide fundament waardoor het hele proces soepel zal lopen. U vergroot de kans dat u binnen de geplande tijd een systeem krijgt dat werkelijk aan uw eisen en wensen voldoet.

Voorbeeld 3: voorbereiding implementaties

U kunt in de zomer voor veel implementaties van veranderingen vliegende starts voorbereiden. Testen en oefenen kunnen bijvoorbeeld prima met een beperkte bezetting. Een geleidelijke uitrol is soms te prefereren boven een big bang uitrol; perfect voor in de zomer dus.
Resultaat: als u de kinderziektes eruit haalt in de zomer, hebben veel minder mensen er last van. Bovendien kunt u zorgen voor duidelijke instructies en testen vanuit verschillende rollen. Door de implementatie goed voor te bereiden heeft u minder productieverlies bij de implementatie na de zomer.

Voorbeeld 4: contractenscan

Ook een contractenscan is goed mogelijk in de vakantieperiode. Welke I&A-contracten zijn er in huis (op basis van de contractenregistratie), hoe verhouden die zich tot de facturen en autorisaties? Geven ze hetzelfde beeld? Zijn de contracten volledig benut, hebben leveranciers geleverd wat zij beloofden?
Resultaat: een gerust gevoel dat u uw geld uitgeeft aan de juiste applicaties.

Voorbeeld 5: mid-term project review

Ook een ‘mid-term project review’ is een goede optie. Halverwege het jaar is het belangrijk om te weten hoe de voortgang is over alle projecten.
Resultaat: alle projecten staan weer op een rijtje, de voortgang is duidelijk, de successen van de deelresultaten kunnen gevierd worden en de knelpunten kunnen aangepakt worden voor ze tot grote obstakels uitgegroeid zijn. Na de zomer kunt u aandacht schenken aan de issues met de hoogste prioriteit.

Zet een paar stappen extra met onze hulp

De consultants van Quarant helpen u graag de zomermaanden nuttig te gebruiken. De meesten van hen hebben natuurlijk een paar weken vrij, maar zijn zeker ook beschikbaar voor dit soort projecten. We zijn ervaren, deskundig en zeer zelfstandig op de genoemde vakgebieden. Dus met een concreet project kunnen wij zelf aan de slag. In veel gevallen verdienen wij onze kosten voor u weer terug. Binnenkort komen we met een concreet aanbod voor de zomer.

Meer informatie? Neem contact op met Adrie van Bohemen: 06 533 714 87, adrie.van.bohemen@quarant.nl.

Wij delen kennis, tips en adviezen. Blijf op de hoogte.
Meld u aan voor de nieuwsbrief.

Of volg ons op LinkedIn.