SharePoint: een veelkoppig monster?

Met SharePoint kun je snel en gemakkelijk digitaal samenwerken. Maar het platform kan veel meer. Je kunt het bijvoorbeeld ook als DMS of Zaaksysteem gebruiken. Die flexibiliteit is een kracht, maar ook een gevaar. Want denk je niet goed na over de rol van SharePoint binnen je gemeente? Dan kannibaliseert het snel andere applicaties, maar zonder de formele waarborgen die ook nodig zijn.

Voorkom informatie-eilandjes

Een gemeente moet proberen te voorkomen een veelzijdig platform als SharePoint het applicatielandschap ‘in te rommelen’. Dat gebeurt bijvoorbeeld als handige medewerkers steeds meer via SharePoint organiseren en informeel delen. Maar dit dan doen voor een beperkte groep, los van collega’s die nog op een traditionele manier werken. En los van andere collega’s die ook met SharePoint aan de slag gaan, maar dan weer op een eigen manier. In dat geval ontstaan er snel allerlei informatie eilandjes binnen een organisatie. En is het lastig om de formele informatie, met heldere metadata en passend binnen de eisen van de archiefwet, te onderscheiden van andere, ondersteunende informatie. In zo’n geval kan een gemeente zowel figuurlijk als letterlijk alles ‘kwijtraken’ in SharePoint.

Bezint eer ge begint

Dus ga je SharePoint gebruiken? Denk dan van tevoren goed na wat je ermee wilt. Wil je het platform gebruiken als een vrije plek om tijdelijk samen te werken, los van je DMS en Zaaksysteem? Of wil je SharePoint een formelere status geven, gekoppeld met je DMS en je Zaaksysteem? Waarbij gebruikers bijvoorbeeld documenten met een muisklik op de juiste manier aan een zaakdossier kunnen toevoegen? Of wil je SharePoint gebruiken als vervanging van je Zaaksysteem of DMS? Het kan allemaal. Maar om grip te houden op processen en documenten binnen een organisatie, is het belangrijk van tevoren daarin een bewuste keuze te maken. Met duidelijke afspraken en een SharePoint-architectuur die bij die keuze hoort.

De vijf SharePoint-strategieën

Quarant onderscheidt vijf strategieën voor SharePoint:
1.Een ad-hoc in te zetten tool voor ad-hoc samenwerkingsbehoefte (‘geef mij even een plekje op het intranet om wat documenten te delen’)
2.Een tool om werkscenario’s efficiënter te maken (slimmer vergaderen, slimmer samen werken aan een document, slimmer communiceren)
3.Een platform voor kennisdeling en samenwerking voor de hele organisatie. (dit is niet meer vrijblijvend, het is nodig duidelijke afspraken te maken)
4.Een formeel Zaaksysteem en DMS (archivering, recordmanagement)
5.Een ontwikkelplatform (waarbij alle functionaliteit aan gebruikers wordt aangeboden via SharePoint).

In Doetinchem gebruiken we SharePoint nu om digitaal te vergaderen en ons intranet bij te houden. In 2014 wordt SharePoint ons samenwerkingsplatform. Eigenlijk wordt SharePoint dan de basisregistratie om onze ‘ongestructureerde informatie’ gemakkelijk vind- en deelbaar te maken. Denk aan Worddocumenten, Excelsheets en dergelijke. Quarant denkt met ons mee over de mogelijkheden die SharePoint daarbij biedt.”
Hans Legebeke, afdelingshoofd Services, Doetinchem

Evenwicht tussen wensen en mogelijkheden

Welke strategie het beste bij een gemeente past, hangt uiteraard af van de wensen van die gemeente. Maar ook van de situatie zoals die nu bij die gemeente is. Werken medewerkers al goed en prettig met een DMS en Zaaksysteem? Dan ga je dat niet zomaar vervangen uiteraard. In dat geval wil je SharePoint misschien wel koppelen aan je Zaaksysteem en DMS. De markt biedt enkele ‘kant-en-klare’ SharePoint Zaaksystemen aan. Deze verschillen fors in opzet en volwassenheid. Verder moet je SharePoint-strategie passen bij de uren die je in het beheer kunt investeren.

Denk aan beheer

Hoe breder en dieper je SharePoint inzet, hoe meer uren er voor het beheer nodig zijn. Omdat SharePoint een platform is, zijn er meer vormen van functionele en technische beheertaken dan bij een ‘normale’ applicatie. Voorkom dat je hele bedrijfsvoering en dienstverlening afhankelijk wordt van een gebrekkig ingerichte en beheerde SharePoint-omgeving.

Meer weten over de mogelijkheden van SharePoint?

Of de manier waarop SharePoint Zaakgericht werken en Recordmanagement kan ondersteunen? Of de beheertaken die nodig zijn voor uw wensen? Bel Wim Hoekstra: 06 21 260638 of mail wim.hoekstra@quarant.nl.

Wij delen kennis, tips en adviezen. Blijf op de hoogte.
Meld u aan voor de nieuwsbrief.

Of volg ons op LinkedIn.