Samenwerken en de rol van het zaaksysteem

De samenleving verandert

Gemeenten hebben momenteel te maken met een flink aantal grote maatschappelijke veranderingen die allemaal een flinke impact hebben op de rol, werkzaamheden, houding en gedrag van haar medewerkers. De decentralisaties en invoering van de Omgevingswet zijn daar maar twee voorbeelden van. Gemeenten zijn daardoor tegenwoordig niet altijd alleen leverancier van diensten en informatie aan inwoners, ondernemers en instellingen, maar steeds vaker ook afnemer.

Snel, eenvoudig en direct communiceren

Door deze veranderende en wisselende rollen van gemeenten, inwoners, ondernemers en instellingen ten opzichte van elkaar, bestaat er bij alle partijen de wens snel, eenvoudig en direct met elkaar te communiceren en informatie te delen. Nieuwe technologische mogelijkheden versterken deze wens. Denk bijvoorbeeld aan de applicaties voor kantoorautomatisering die standaard steeds meer samenwerkingsfunctionaliteiten aanbieden of oplossingen als Dropbox of OneDrive. Daarnaast zijn er talrijke ‘snelle’ communicatiemogelijkheden als Skype, WhatsApp en social media.

De uitdaging voor gemeenten

Gemeenten staan de komende jaren voor de uitdaging deze groeiende mogelijkheden voor samenwerken en informatie delen te omarmen en tegelijkertijd wettelijke kaders voor bijvoorbeeld privacy, archivering en informatieveiligheid te waarborgen. Dit om te voorkomen dat medewerkers zelf allerlei kunstgrepen uithalen om op een flexibele manier informatie te kunnen versturen en ontvangen en daarbij die wettelijke kaders niet altijd scherp in het oog houden. Denk bijvoorbeeld aan een eigen account bij Dropbox of OneDrive.

Drie vormen van samenwerken

Van belang is dat medewerkers ondersteund worden bij alle vormen van samenwerken waarmee ze te maken hebben. Wij onderscheiden de volgende drie:

• Zaakgericht samenwerken: voor formele stukken, inkomende en uitgaande post, besluitvorming en archiefwaardige stukken.
• Projectmatig samenwerken: voor grotere of langlopende projecten, waarbij overzicht in het dossier belangrijk is. Het gaat om tijdelijke beschikbaarheid. Een deel van de digitale documenten wordt na beëindiging naar het archief verplaatst, veelal een afgesloten zaak in het zaaksysteem. Een ander deel kan worden vernietigd.
• Ad-hoc samenwerken: voor snel en informeel stukken delen, co-creëren en ideeën uitwisselen. Hierbij gaat het vooral om concepten waarvan slechts een klein deel gearchiveerd hoeft te worden.

Een breed samenwerkingsplatform

In onze visie leidt dit tot een platform van applicaties die samen alle functionaliteiten bieden die medewerkers voor de verschillende vormen van samenwerken nodig hebben. Zo’n platform bestaat uit:

• een zaaksysteem voor geformaliseerde, gestructureerde processen en producten.
• een portal voor projectmatig werken voor projecten. Bijvoorbeeld SharePoint of Alfresco.
• een oplossing om ad-hoc documenten te delen. Bijvoorbeeld OneDrive of Dropbox.
• een social intranet om snel en informeel kennis te delen.

Aanbestedingseisen

Zo’n samenwerkingsplatform werkt alleen optimaal als de verschillende applicaties goed met elkaar zijn te integreren. Als documenten bijvoorbeeld met een rechtermuisklik van de ene applicatie naar de andere zijn te verplaatsen. Voor een zaaksysteem is dat traditioneel gezien niet vanzelfsprekend. Mocht u de komende periode een aanbesteding voor een nieuw zaaksysteem starten, dan is het verstandig bij het opstellen van de eisen hiermee rekening te houden.

Eisen aan de inrichting en opleiding

Ook de inrichting van het zaaksysteem moet passen bij de rol van zaakgericht werken in deze visie. In de regel betekent dit minder specifieke workflow-afhandelingsstructuren en meer eenvoudige, generieke zaaktypes. Het gebruik van zo’n samenwerkingsplatform vraagt verder om een goede opleiding van medewerkers, zodat ze slim en verantwoord met de geboden mogelijkheden omgaan.