RPA als alternatief voor koppelvlakken?
Softwareprogramma’s voor robot process automatisering (RPA) zijn geschikt om eenvoudige en repeterende handelingen over te nemen. Ze kunnen ook gegevens van de ene applicatie naar de andere kopiëren, bijvoorbeeld om informatie tussen een vergunningensysteem en een zaaksysteem uit te wisselen. Zijn softwarerobots daarmee ook een goed alternatief voor uw (stuf-)koppelvlakken?
RPA meer dan alleen een koppeling
Als uw koppeling nu goed werkt, is het niet verstandig deze zomaar te vervangen door een softwarerobot. Maar als u momenteel nog veel handmatig informatie moet overzetten of aanvullende handelingen moet verrichten, is een softwarerobot zeker de moeite van het overwegen waard. Met RPA kunt u namelijk meer automatiseren dan alleen de gegevensuitwisseling waarvoor de koppeling zorgt. U kunt RPA gebruiken voor alle handelingen die te maken hebben met het verzamelen, overzetten of invoeren van informatie of gegevens in applicaties, formulieren of spreadsheets.
Werkprocessen automatiseren
Goede voorbeelden waarbij RPA aanvullende waarde heeft, zijn MOR-meldingen en BRP- of Wmo-producten die via internet worden aangevraagd. Deze aanvragen komen meestal via een formulier binnen op een e-mailadres van de gemeente. Vervolgens nemen medewerkers ze handmatig over in een zaaksysteem of een vakapplicatie. Allemaal handelingen die een RPA voor u kan uitvoeren en een koppeling niet. Daarnaast krijgen medewerkers, doordat ze minder saaie repetitieve handelingen behoeven uit te voeren (zoals het kopiëren en plakken van data), meer tijd voor de ingewikkelder klantvragen.
Klantvriendelijkheid verbeteren
Robotisering kan ook bijdragen aan een betere klantwaardering. Er zit altijd een periode tussen de ontvangst van een aanvraag en uw beslissing. Vaak horen burgers die periode niets, waardoor ze misschien onterecht de indruk krijgen dat er niets gebeurt. U kunt een softwarerobot tussentijds automatisch e-mails met de stand van zaken laten sturen. Zo houdt u uw burgers op de hoogte, wat uiteindelijk resulteert in meer klanttevredenheid.
Verschillende typen robots
U kunt RPA-software configureren voor specialistische taken. Zo ontstaan er verschillende typen robots:
- Webrobots zoeken op internet naar relevante informatie en rangschikken die in datasheets.
- Datarobots vullen ontbrekende gegevens in uw systemen aan. Ze zoeken razendsnel in openbare databases, informatie- en gegevensbronnen en halen daar de juiste, ontbrekende gegevens uit. U kunt zo’n robot ook gebruiken om continu te zoeken naar actuele informatie en uw applicatiegegevens zo nodig bij te werken.
- Procesrobots verplaatsen gegevens van de ene bedrijfsapplicatie naar een andere. Hierbij komt RPA dus in plaats van een koppeling. RPA kan overigens ook juist bij softwaremigratie een interessante oplossing zijn. Tijdens zo’n migratie is er vaak een overgangsperiode waarin sommige informatie in de nieuwe en andere informatie nog in de oude applicatie staat. Een softwarerobot kan die informatie dan prima aanvullen.
Investeringskosten en implementatietijd
De investeringskosten voor RPA zijn uiteraard afhankelijk van uw wensen, uw situatie en het proces dat u wilt robotiseren. Maar over het algemeen zijn die kosten goed te overzien, zeker vergeleken met de salariskosten die u anders betaalt voor het uitvoeren van dezelfde saaie repetitieve handelingen door medewerkers. Met de enorme hoeveelheden werk die een robot kan verrichten, is de investering in veel situaties al binnen enkele maanden terugverdiend. Een softwarerobot is ook relatief eenvoudig te implementeren. Een basisrobot is vaak al in één dag getraind. Complexere robots vergen uiteraard iets meer tijd.
RPA als vervanging of aanvulling op een koppeling?
We denken dat er bij gemeenten veel processen zijn die softwarerobots prima kunnen uitvoeren, soms als aanvulling op, soms ook als vervanging van bestaande koppelingen tussen applicaties. Het moet wel gaan om veelvoorkomende repetitieve handelingen, anders wegen de investeringskosten niet op tegen de baten. Wilt u een softwarerobot vooral gebruiken ter vervanging van een bestaande koppeling? Kies dan een moment dat de koppeling of een van de gekoppelde applicaties aan vervanging toe is.
Meer informatie over RPA?
Wilt u meer weten over RPA of over de gemeentelijke processen die u prima door een softwarerobot kunt laten uitvoeren? Neem dan contact op met Jos Poels.
Wij delen kennis, tips en adviezen. Blijf op de hoogte.
Meld u aan voor de nieuwsbrief.
Of volg ons op LinkedIn.
