Qrachtig Werken: zonder omwegen naar continu verbeteren

Onder de projectnaam ODA Zonder Omwegen (OZO) begeleiden we de Omgevingsdienst Achterhoek (ODA) bij de hervorming van elf werkprocessen. Dit als opmaat naar een cultuur waarin continu verbeteren centraal staat. Quarant heeft de kennis over en ervaring met het verbeteren van processen verzameld in een eigen methodiek: ‘Qrachtig Werken’.

Outputgerichte financiering

De ODA is twee jaar geleden tot stand gekomen om kennis over vergunningen, toezicht en handhaving op het gebied van milieuwetgeving van tien gemeenten in de Achterhoek te bundelen. In eerste instantie was het lastig om de bestaande werkprocessen van de verschillende gemeenten te wijzigen, maar in de toekomst wordt de ODA gefinancierd op basis van geleverde prestaties. Dat maakt het mede noodzakelijk om de werkprocessen te standaardiseren en efficiënter te maken. ODA wil daarbij tevens klanten meer kwaliteit bieden.

Nieuwe standaarden

In het traject ODA Zonder Omwegen verbeteren medewerkers onder begeleiding van Quarant elf werkprocessen, bijvoorbeeld de aanvraag van een vergunning, de behandeling van beroep of het toezicht op het verwijderen van asbest. De nieuwe werkwijzen worden stap voor stap als nieuwe standaarden vastgelegd. Daardoor is het mogelijk om ze als uitgangspunt te nemen voor het nieuw in te richten VTH-systeem. Een stapsgewijze omschrijving is ook noodzakelijk om deze werkprocessen in de toekomst steeds te kunnen blijven verbeteren.

Medewerkers beschrijven ideaal proces

Medewerkers bepalen de nieuwe standaarden zelf, op basis van zelfbedachte ‘best practices’. Dat maakt het draagvlak ervan groot. Vragen die daarbij centraal staan zijn: Wat vindt de klant belangrijk? Welke werkzaamheden doen er echt toe? Welke werkzaamheden zijn verspillingen van tijd en geld? Op basis van dit type vragen komen de medewerkers tot een ideaal proces. Vervolgens kijken ze wat dat ideale proces in de weg staat en geven ze antwoord op de vraag: wat heb je nodig om te bereiken dat het wel kan. Deze antwoorden leveren verbeterplannen op voor de korte, middellange en lange termijn.

Opbrengsten

Met de nieuwe gestandaardiseerde processen vergroot ODA de klanttevredenheid, doordat ze in de toekomst producten sneller leveren en doordat die producten vaker in één keer goed zijn. Dat is belangrijk vanwege de outputgerichte financiering waarmee ODA te maken krijgt. Daarnaast wordt het totale hoeveelheid werk beter beheersbaarder, overzichtelijker en beter af te stemmen op de beschikbare uren van de medewerkers. Bovendien komt er onder medewerkers capaciteit vrij doordat verspillingen uit de processen worden gehaald.

Wij zijn binnen de ODA al enkele weken bezig met het project OZO en wat mij opvalt is het enthousiasme waarmee alle medewerkers hiermee aan de slag gaan. Door de huidige processen stap voor stap te analyseren en te verbeteren ziet iedereen meteen welke winst er voor hen en de ODA te halen valt voor zowel de korte (de quick wins) als de langere termijn.”
Roy Reinders, bedrijfsvoering ODA

De volgende stap

ODA Zonder Omwegen is de opstap naar een cultuur waarbinnen medewerkers steeds beter zelfstandig problemen analyseren en verbeteringen doorvoeren. Dat is ook een reden waarom alle medewerkers van ODA bij de verbeteringstrajecten betrokken zijn. De bereidheid en vaardigheden om steeds beter te worden raken op die manier geborgd binnen ODA.

Qrachtig Werken

Quarant heeft kennis en ervaring voor verbetertrajecten gebundeld in een eigen methode met de naam Qrachtig Werken. Via inspiratiespellen, trainingen en workshops laten we organisaties ervaren hoe medewerkers processen zelf klantgerichter en efficiënter kunnen maken. Hierbij maken we gebruik van best practices uit populaire aanpakken als Lean, Lifehacking, NLP en Time Management.

Kennismaken met Qrachtig Werken?

Wilt u meer informatie over onze aanpak Qrachtig Werken? Of wilt u met onze aanpak kennismaken tijdens een van onze gratis workshops? Neem dan contact op met Herman Hoogendoorn: 06 224 659 28 of  herman.hogendoorn@quarant.nl. Meer informatie vindt u ook op onze pagina voor Qrachtig Werken voor omgevingsdiensten.