Home / Opdrachten / Mogen ketenpartners in mijn keuken kijken?

Mogen ketenpartners in mijn keuken kijken?

Als we organisaties helpen met het verbeteren van processen, komt vaak de vraag naar voren of het verstandig is om de ketenpartners erbij te betrekken. Met drie voorbeelden laten we zien wat de voor- en de nadelen daarvan zijn.

Voorbeeld 1: Sterk VO

Sterk VO is het samenwerkingsverband van middelbare scholen in Utrecht en Stichtse Vecht. Zij hebben het instroomproces verbeterd op het OPDC, een plek waar leerlingen terecht kunnen die (tijdelijk) op hun school te veel gedragsproblemen tonen. Hierbij waren het Samenwerkingsverband Sterk VO, een van de moederscholen en het OPDC betrokken.

Belangrijkste voordelen van het betrekken van ketenpartners: de hele keten is in beeld gebracht en de documenten zijn veel beter op alle stappen afgestemd. Voornaamste nadeel: omdat het om een lange keten ging, met veel verschillende functies, was het aantal mensen in de workshops vrij groot en dat maakte het soms traag.

Voorbeeld 2: ODA, ODNV, OVIJ en VNOG

Drie omgevingsdiensten (Omgevingsdiensten Achterhoek, Noord-Veluwe en Veluwe-IJssel) zijn samen het proces advies externe veiligheid gaan uitvoeren. Dit vernieuwde proces hebben ze samen met de VNOG (de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland) ontworpen.

Voordeel: de organisaties hebben veel van elkaar geleerd, alle best practices zijn samengevoegd. Nadeel: omdat de sturing van de drie omgevingsdiensten verschillend was, kostte het extra tijd om de uitgangspunten op elkaar af te stemmen.

Voorbeeld 3: Gemeente Leidschendam-Voorburg

Bij de gemeente Leidschendam-Voorburg hebben we onder andere het adviesproces in het ruimtelijk domein helpen verbeteren. Hierbij waren de Omgevingsdienst Haaglanden, de Veiligheidsregio Haaglanden en het Hoogheemraadschap Rijnland betrokken.

Voordelen: Meer begrip voor elkaar. Een voorbeeld is dat de omgevingsdienst geen toegang wil tot het vergunningensysteem van de gemeente. De reden is dat de omgevingsdienst voor tien gemeenten werkt en dat deze gemeenten met verschillende systemen werken, of met hetzelfde systeem maar op verschillende manieren. Het is op dit moment nog ondoenlijk voor de milieuadviseurs om met al die systemen vlot overweg te kunnen. Nadeel: het plannen van afspraken wordt ingewikkelder.

Meer voor- dan nadelen

Onze ervaring is dat de voordelen van het betrekken van ketenpartners ruim opwegen tegen de nadelen. Er wordt extra kennis en ervaring vanuit andere vakgebieden en organisaties ingebracht. We laten medewerkers altijd zelf een verbeterd proces ontwerpen en de eerste verbeterstappen beschrijven. De kwaliteit daarvan is beter als iedereen leert van elkaars werkwijze en de redenen ervoor. Verder is vaak juist op de overdrachtspunten veel winst te behalen. Dat is waar potentieel vragen op de verkeerde plek belanden, waar verwachtingen over en weer niet altijd duidelijk zijn en waar de formats ertoe doen.

Ketenpartners in mijn keuken?

Procesmanagers die ketenpartners niet betrekken, willen vaak voorkomen dat het voor andere partijen duidelijk wordt dat er nog niet op alle plekken professioneel of optimaal gewerkt wordt. Het klopt dat dit zichtbaar wordt als je samen aan procesverbetering werkt, maar partijen weten dit vaak toch al van elkaar. Want als samenwerkingspartner kun je vaak echt wel inschatten wat de mate van professionaliteit is bij de ander. Dus ons advies is: ‘ketenpartijen betrekken: zeker doen!’

Aanbevolen berichten