Prestatiegericht inkopen: een modern alternatief?

Waarom tot in de kleinste details voorschrijven wat een leverancier moet maken? Is het niet slimmer kort op te schrijven wat je doelstellingen zijn, wat het mag kosten en de leverancier bij de uitvoering zelf zijn expertise te laten gebruiken? Ja, zeggen steeds meer organisaties en ze kiezen voor prestatiegericht inkopen. Maar het is belangrijk de voor- en nadelen daarvan goed in het oog te houden.

Expertise leverancier

‘Prestatiegericht inkopen’ heet de methode waarbij de opdrachtgever zijn doelstellingen op hoofdlijnen beschrijft en daarna leveranciers vraagt via welke dienstverlening of welk product ze die doelstellingen willen realiseren. De Engelse term is: ‘Best Value Procurement’ (BVP)‘. Vooral bij Rijkswaterstaat hebben ze er veel ervaring mee. Het doel is de expertise van leveranciers zoveel mogelijk te gebruiken door ze zowel bij het bedenken van de oplossing als de uitvoering ervan, het initiatief te geven.

Inkopen op de traditionele manier

Prestatiegericht inkopen staat tegenover de ‘traditionele’ manier van uitbesteden, ook wel ‘Request for Proposal’ (RfP) genoemd. Dit is de werkwijze waarbij een leverancier documenten vol minimumeisen en specificaties meekrijgt. Dankzij die minimumeisen hoopt een opdrachtgever controle te houden op een project, maar ze zorgen zeker niet altijd voor het beste eindresultaat. Functionaliteiten worden weliswaar gedetailleerd omschreven, maar veelal van tevoren, vanuit de theorie. Ziet de praktijk er toch iets anders uit? Ontstaan er tijdens een traject nieuwe ontwikkelingen? Dan is het vaak lastig daarop in te spelen. De eisen liggen immers vast.

Prestatiegericht inkopen

Bij prestatiegericht inkopen zorgen potentiële leveranciers vooraf voor een prestatieonderbouwing waarin SMART-geformuleerd staat wat ze willen leveren. Ook geven ze kort aan wat voor hun oplossing de belangrijkste risico’s zijn en noemen ze de beheersmaatregelen. Bovendien vertellen ze welke extra kansen ze de opdrachtgever bieden. Op basis van deze informatie en een aantal interviews kiest de opdrachtgever voor een leverancier die zijn oplossing mag ontwikkelen. Omdat het zijn eigen oplossing is, zal die leverancier het extra belangrijk vinden dat deze daadwerkelijk een meerwaarde heeft. Als het eindresultaat tegenvalt, kan hij zich in ieder geval niet meer verschuilen achter een document vol vooraf bepaalde specificaties.

Een groot voordeel van prestatiegericht inkopen is dat het beide partijen dwingt om de startfase van een project zorgvuldig te doorlopen. Bijvoorbeeld door aannames te toetsen. Of een demo te beoordelen. Na deze startfase, meestal een week of zes, kan een van beide partijen alsnog besluiten van de opdracht af te zien. Verder is tijdens de uitvoering van het project de rapportagedruk veel minder groot. De leverancier rapporteert iedere week in een vast template. Gaat alles naar wens? Dan is het template leeg. Zijn er afwijkingen? Dan staan in de template de beheersmaatregelen overzichtelijk bij elkaar.”
Erik Bruel, projectmanager, Vicrea

Overwegingen bij prestatiegericht inkopen

Ondanks de voordelen is voor veel lokale overheden de stap naar prestatiegericht inkopen een grote. Je weet vooraf minder precies hoe het eindresultaat eruit komt te zien. Dat kan voelen alsof je de controle uit handen geeft. De werkwijze van prestatiegericht inkopen is dan ook niet voor iedere organisatie geschikt. Van belang is in ieder geval dat de kennis en kunde binnen de eigen ICT-afdeling op orde zijn, zodat je de plannen van de leveranciers op waarde kunt schatten en je in het proces daarna een stevige gesprekspartner blijft.