Oriëntatie op zaaksystemen

Als je als gemeente of samenwerkingsverband zaakgericht gaat werken heb je een zaaksysteem nodig. Maar het aanbod aan zaaksystemen is groot en divers. Hoe maak je een goede keuze? In dit artikel zetten we een aantal aandachtspunten op een rij.

Bedenk eerst wat u wilt

Zoek je in de softwarecatalogus van King op ‘zaaksysteem’? Dan levert dat ruim veertig resultaten van bijna evenveel leveranciers op. Al deze systemen hebben hun eigen specificaties en functionaliteiten. Dat maakt het moeilijk om te kiezen. Deze grote diversiteit heeft ook een voordeel: er bestaat vast een leverancier met een systeem dat het beste past bij de eisen en wensen van uw organisatie. Begin uw zoektocht daarom altijd met een grondige inventarisatie van deze eisen en wensen.

Zaaksysteem: totaalpakket of componenten

‘Zaaksysteem’ is één woord. Dat suggereert een duidelijk afgebakende eenheid. Maar in werkelijkheid herbergt zo’n systeem veel functionaliteiten en componenten die soms overlappen met een DMS, de back-office-systemen, de gegevensmagazijnen en zo door. Sommige leveranciers bieden alleen een totaalpakket, waarbij je alle functionaliteiten moet afnemen. Andere leveranciers werken juist met losse componenten. Het spreekt voor zich dat de tweede variant u flexibeler maakt. Bijvoorbeeld doordat u voor bepaalde functionaliteiten applicaties kunt gebruiken die u al bezit. Of doordat u de beste componenten van verschillende leveranciers met elkaar kunt combineren. In dat geval moet u wel opletten of de koppelingen tussen al die componenten goed werken.

Een belangrijke voorwaarde voor zaakgericht werken is een infrastructuur die doet wat ie moet doen. Maar door de bomen het bos zien is niet altijd even eenvoudig.”
Jos Poels, partner en adviseur Digitaal en Zaakgericht werken, Quarant

Zaaksysteem: kosten en juridische situatie

U koopt het zaaksysteem voor langere tijd. Dit betekent dat u ook na de oplevering aan de leverancier verbonden blijft, bijvoorbeeld voor onderhoud en beheer. Daarom is het belangrijk dat het klikt tussen u en die leverancier. Het contact moet soepel verlopen, waarbij u elkaar inspireert tot nieuwe ideeën en oplossingen. Maar ook de harde feiten moeten in orde zijn. De manier waarop leveranciers kosten doorberekenen verschilt sterk. Hetzelfde geldt voor de juridische constructies die ze aanbieden. Schaft u het zaaksysteem aan via een samenwerkingsverband dan zijn deze kostenberekeningen en constructies vaak nog ingewikkelder dan voor één gemeente.

Zaaksysteem: samenwerken of zelf regelen

U kunt zich als gemeente of samenwerkingsverband aansluiten bij verenigingen en coöperaties als Dimpact of GovUnited. Dit zijn initiatieven waarbij de leden hun expertise op het gebied van ICT met elkaar delen. Kiest u voor het zaaksysteem of het basisplatform die deze partijen ontwikkelen? Dan hoeft u over veel zaken niet meer na te denken. Dit voordeel wordt een nadeel als uw organisatie op een erg specifieke manier werkt, extra wensen heeft of graag meer tempo maakt bij de ontwikkeling van nieuwe functionaliteiten. In die gevallen is een eigen leverancier met maatwerk vaak effectiever. Houd daarbij wel in de gaten dat hiervoor al snel een Europese aanbesteding nodig is.

Zaaksysteem: inzicht dankzij een workshop

Quarant helpt gemeenten al jaren met zaakgericht werken. Door deze jarenlange praktijkervaring hebben we een goed beeld van de beschikbare zaaksystemen. In onze workshops geven we een overzicht van de markt, de leveranciers, de aangeboden functionaliteiten, de kosten en implementatiestrategieën. Altijd gericht op de specifieke situatie van een gemeente of samenwerkingsverband. Zodat ze de volgende stap kunnen zetten naar de daadwerkelijke aanschaf van het zaaksysteem.