Optimaal samenwerken met SharePoint
“Als informatieverwerkende organisatie willen we informatie op een veilige manier met elkaar delen”, aldus Wanda Geertsma, programmamanager bij de provincie Fryslân. “Vanuit Quarant hebben we onze ervaring met verschillende manieren van digitaal samenwerken samengebracht in de DoeDigiWijs® aanpak”, vertelt Wim Hoekstra van Quarant. Hij was nauw betrokken bij de implementatie van een op SharePoint gebaseerde samenwerkingsomgeving bij de provincie Fryslân.
SharePoint van Microsoft
“SharePoint van Microsoft is wat ons betreft een prima systeem om informatie met elkaar te delen en samen te werken aan content”, vervolgt Hoekstra, “Dit platform sluit naadloos aan op de inrichting van de kantoorautomatisering van de meeste gemeenten en provincies (Exchange/Outlook, Office, Lync). Daarnaast heeft men de gratis variant van SharePoint vaak al in huis. Waarom investeren in allerlei nieuwe programma’s en toepassingen als het pakket al in huis is?”
Als informatieverwerkende organisatie willen we informatie op een veilige manier met elkaar delen”.
Wanda Geertsma, programmamanager Provincie Fryslân.
Aan de slag met SharePoint
“Een aantal gedeputeerden werkt momenteel met SharePoint”, vertelt Geertsma, “Ze krijgen hun vergaderstukken via eenvoudige workflows aangeleverd en kunnen die op elk gewenst moment vanaf hun iPad of notebook raadplegen. Daardoor worden zij niet overstelpt met papier en het scheelt de secretaresses een boel (kopieer)werk. De gedeputeerden zijn dan ook enthousiast over deze nieuwe werkwijze. Door SharePoint werk je sneller, efficiënter en met minder administratieve rompslomp. Een kanttekening: je moet het wel dagelijks of een aantal keren per week gebruiken om de routine erin te houden.”
DoeDigiWijs®
“Al onze SharePoint best practices, hebben wij samengebracht in de DoeDigiWijs® methode en vertaald in standaard inrichtingen, opleidingsmateriaal (voor gebruikers en functioneel beheer), architectuurprincipes, etc.“, aldus Hoekstra, “Binnen enkele dagen is het mogelijk een SharePoint-omgeving (inclusief basistrainingen) operationeel te hebben die het vergaderproces en het proces projectmatig werken prima ondersteunt. Naar keuze een omgeving op de eigen infrastructuur of gehost.”
Voordelen van SharePoint
De voordelen van SharePoint voor uw organisatie:
- Rijke functionaliteit voor gebruikers met een bekende gebruikersinterface.
- Naadloze integratie van dit samenwerkingsplatform binnen een op Microsoft producten gebaseerde kantoorautomatisering (Outlook, Office, Lync, Explorer, Windows).
- Apps om de SharePoint-omgeving te ontsluiten vanaf tablets en smartphones beschikbaar voor alle platforms.
- Laagdrempelige start mogelijk door inzet van de gratis versie van SharePoint in combinatie met DoeDigiWijs®.
- De implementatie van een samenwerkingsomgeving gebaseerd op SharePoint kan gebruikers verleiden om ook beter gebruik te gaan maken van het ‘formele’ DMS.
- Een goede implementatie ontmoedigt het gebruik van ‘enge’ alternatieven zoals Dropbox. De organisatie houdt hierdoor grip op informatiebeveiliging en gebruikersbeheer.
Meer informatie over begeleiding en implementatie van SharePoint binnen uw organisatie?
Bel Wim Hoekstra: 06-21260638 of mail wim.hoekstra@quarant.nl.
