Online workshops of brainstormsessies faciliteren? Dat doe je zo!

Online tegelijkertijd aan de slag

Een workshop kan heel verschillend zijn qua opzet en inhoud. Wij hebben vaak te maken met een brainstormsessie of een workshop waarbij werkprocessen in kaart worden gebracht. Dit vraagt om een enorm vel aan de muur of op tafel, waar een team of afdeling dan mee aan de slag gaat. Met zoveel mensen in één ruimte is voorlopig uitgesloten. Wat te doen? Als je de workshop of brainstormsessie niet kunt of wilt uitstellen, dan moet je een online variant vinden.

Kies de juiste tools voor online workshops

Om een workshop of brainstormsessie online te organiseren, heb je tools nodig met:

• Vergaderfunctionaliteit (beeld, geluid, chat en scherm delen)
• Een online ‘canvas’
• De mogelijkheid samen te werken op dat canvas

Verder is het belangrijk dat de tool gemakkelijk toegankelijk en gebruiksvriendelijk is voor de deelnemers. Je wilt immers dat iedereen er zonder al te veel moeite mee aan de slag kan.

Waar let je op?

Bij het kiezen van de juiste tool is het belangrijk om het doel van de workshop voorop te stellen. Denk daarom goed na over welk resultaat de workshop moet opleveren en hoe je dit bij de deelnemers op wilt halen. Bij een workshop over het in kaart brengen van werkprocessen, kan een dedicated tool zoals Visio of Lucidchart uitkomst bieden. Kijk eerst wat je al in huis hebt en of de functionaliteit overeenkomt met wat je nodig hebt.

Uitgebreide tools om samen te werken

Heb je online veel meer te organiseren? Denk dan aan meer uitgebreide collaboration tools als Conceptboard of Mural. Bij zowel Conceptboard als Mural is er een veelvoud aan voorgekookte templates beschikbaar. Deze extra functionaliteit zie je wel terug in het prijskaartje. Mural is iets duurder dan Conceptboard, maar werkt ook intuïtiever en is geschikter om mee te brainstormen. Met Conceptboard is het dan weer gemakkelijker om jouw board te delen met een externe partij. Die hoeft namelijk niet in te loggen, maar kan via een link meedoen. Als iemand aanwezig is, hoeft u diegene alleen nog even handmatig editor rechten toe te kennen.

Vergaderfunctionaliteit van Teams

Als de tool die je wilt gebruiken geen ingebouwde vergaderfunctionaliteit heeft, kun je deze combineren met Teams. Daar zijn we zelf enthousiast over. De performance is over het algemeen erg goed en bij het delen van het scherm blijven deelnemers in beeld.

Tips voor een goede online workshop

Welke tool je ook kiest, we hebben een aantal tips die jou helpen een online workshop zo goed mogelijk te laten verlopen:

• Het belangrijkste is dat je de tools van tevoren zelf goed test, zodat je de bediening goed in de vingers hebt.
• Kies voor minder deelnemers dan bij een offline sessie. Online samenwerken is voor deelnemers een stuk intensiever. Met maximaal vijf deelnemers blijft de workshop qua inspanning goed te doen.
• Zorg dat de toegang van de deelnemers tot de tools in orde is.
• Plan voorafgaand aan de workshop een moment in voor instructie aan de deelnemers over het gebruik van de tool(s) en zorg dat deelnemers tijd hebben om goed te oefenen.
• Deelnemers moeten voldoende digitaal vaardig zijn om de tools te gebruiken. Als die vaardigheid niet eenvoudig met een instructie op te vijzelen is, kies dan een andere vorm: bijvoorbeeld een combinatie van uitvragen en begeleiding met een extra facilitator.
• Stuur vooraf een programma van de workshop rond (hoe lang, wanneer pauze, etc.). Hiermee zorg je voor de juiste verwachting bij de deelnemers.
• Start de workshop door persoonlijk connectie te maken met elke deelnemer. Het is voor veel mensen wennen om op deze manier aan het werk te gaan en juist online is het extra belangrijk dat mensen zich welkom, gezien en gehoord voelen.
• Zorg tijdens de workshop voor een actieve houding van de deelnemers en stuur bij als de energie inzakt. Gebruik eventueel een korte energizer om er weer in te komen.

Veel succes!