Mo’j ’s kieken…. hoe de ODA continu verbetert!
Mo’j ’s kieken is Achterhoeks voor moet je eens kijken. En eens kijken bij de Omgevingsdienst Achterhoek (ODA) is zeker de moeite waard. Ze zijn daar namelijk sinds anderhalf jaar continu aan het verbeteren.
Elf processen verbeterd
Alle teams van de Omgevingsdienst Achterhoek hebben anderhalf jaar geleden met support van Quarant elf processen verbeterd. Sindsdien zijn de procesmanagers van de teams maximaal een halve dag per week beschikbaar om de bedachte verbeteringen te implementeren. Ze behalen erg goede resultaten, de businesscase is overtuigend positief. Deze resultaten zijn goed zichtbaar voor zowel de partners, de medewerkers, als de organisatie. Roy Reinders, adviseur bedrijfsvoering, vertelt graag over de vorderingen.
“Een van de succesfactoren is dat de veranderideeën echt zijn doorgevoerd. De managers blijven kritisch en de ODA vindt het belangrijk dat buitenstaanders met een kritische blik mee blijven kijken. Mensen voelen dat het meetelt wat ze zeggen, ze voelen zich gezien en gehoord. De methodiek van Quarant heeft ervoor gezorgd dat de medewerkers meer nadenken over wat ze doen en dat dit effect heeft op henzelf en de anderen.”
Roy Reinders, Omgevingsdienst Achterhoek.
Minder werkdruk
“Een belangrijke verandering is dat de vergunningverleners een kleinere workload hebben. Ze werken de aanvragen een voor een af tot ze klaar zijn. Iedere keer als ze een aanvraag klaar hebben, nemen ze de volgende met de meeste prioriteit uit de gemeenschappelijke voorraad. De medewerkers waren in het begin zeer benieuwd hoe dit zou gaan. Inmiddels ziet iedereen de voordelen ervan: minder werkdruk en kortere afhandeltijden.”
Werkvoorraad zichtbaar
“Om de nieuwe werkwijze bij de specialisten in te voeren moesten eerst de producten en het systeem Open Wave worden aangepast. Nu is de werkvoorraad van iedere adviseur zichtbaar in het systeem en hoeft die niet meer in een aparte lijst te worden bijgehouden. Ook zien de adviseurs wat de voortgang is bij hun collega’s.”
Snellere adviezen
“De adviezen op het gebied van ruimtelijke ordening van de verschillende specialisten worden niet altijd meer samengevoegd. Vaak is het voor de gemeentes voldoende om de afzonderlijke adviezen te krijgen. Als dat niet het geval is, en de gemeentes prijs stellen op een integraal advies, is dat ook mogelijk tegen meerkosten. Voor de specialisten is het handig dat ze niet meer hoeven te wachten tot ieder afzonderlijk specialisme zijn advies heeft gegeven. Hierbij wordt overigens wel, waar nodig, afstemming tussen de diverse specialisten gezocht om tegenstrijdige adviezen te voorkomen. Verder zijn de adviezen korter en bondiger en kunnen de teksten door de gemeentes bijvoorbeeld direct gebruikt worden in een bestemmingsplan.”
Processen sluiten op elkaar aan
“Ook bij Toezicht en Handhaving zijn verbeteringen doorgevoerd: de applicatie Digitale Checklisten is aangesloten op OpenWave. Een ander voordeel van het procesmatig kijken is dat vergunningverleners of juristen, waar nodig, al inhoudelijk meekijken bij toezicht en handhaving en er ook handhaafbaarheidtoetsen plaatsvinden in enkele processen van vergunningen. De processen vergunningverlening en toezicht en handhaving zijn op deze manier gekoppeld.” Dit moet echter nog wel meer en beter in de organisatie toegepast en geborgd worden.
Vertraging opgelost
“De informatievoorziening is echt ondersteunend aan de processen ingericht. De ODA heeft ervoor gezorgd dat diverse meldingen van aanvragers direct bij de ODA in het systeem binnenkomen in plaats van via de partners. De vertraging die dat gaf, is daarmee opgelost. Voor de organisatie zelf is het gemakkelijker geworden om de beschikbare capaciteit af te stemmen op de hoeveelheid werk, omdat die beter zichtbaar is.“
Uniforme archivering
“De ODA krijgt begin volgend jaar een eigen archief en onderzoekt nu samen met de gemeentes de archivering van de ODA- taken helemaal te beleggen bij de ODA. Negen van de tien gemeentes hebben aangegeven dit te willen. Dat vereenvoudigt het werk voor de medewerkers van de ODA aanzienlijk, omdat de gemeentes eerder ieder hun eigen wensen hadden. Die negen gemeentes worden in de toekomst dus ook op archiefgebied ontzorgd.”
Digitale tool voor overleg
“Ook het gebruik van de digitale tool Trello heeft veel voordelen voor de ODA en de partners. Intern gebruiken medewerkers de app voor overleggen. Iedereen kan stukken aanleveren in Trello en vanuit de app wordt de agenda samengesteld. Verder houden medewerkers in Trello een issuelijst bij, waar ook de partners in kunnen kijken. Ook is de voortgang van het inrichtingenbestand zichtbaar. Door de complete registratie in Open Wave en het gebruik van Trello is het aantal mails aanzienlijk gedaald.”
Blijvende verandering
“Een van de succesfactoren is dat de veranderideeën echt zijn doorgevoerd. De managers blijven kritisch en de ODA vindt het belangrijk dat buitenstaanders met een kritische blik mee blijven kijken. Mensen voelen dat het meetelt wat ze zeggen, ze voelen zich gezien en gehoord. De methodiek van Quarant heeft ervoor gezorgd dat de medewerkers meer nadenken over wat ze doen en dat dit effect heeft op henzelf en de anderen.”
Medewerkers hebben invloed
“Medewerkers van de ODA realiseren zich dat het invloed heeft wat ze doen. Ze geven sneller een signaal dat het werk anders kan. Dat is een goede ontwikkeling, omdat het ook aangeeft dat de omgeving veilig genoeg is om kritisch mee te denken. Omdat de medewerkers invloed hebben, hebben ze meer werkplezier, want ze hebben de keuze om iets aan een probleem te doen. Wel brengt continu verbeteren ook onzekerheid met zich mee: het werk kan altijd weer veranderen. Een deel van de mensen heeft daar nog wat moeite mee.”
Positieve businesscase
Reinders eindigt met een positief gevoel. “Structureel heeft de ODA minder dan anderhalve ton geïnvesteerd in menskracht en verbeteringen in ICT. Die kosten hebben zich meer dan dubbel terugverdiend in de vorm van een forse structurele bezuiniging, zonder dat dit ten koste ging van vast personeel. De medewerkers ervaren nu ook een lagere werkdruk, omdat er minder tegen deadlines aan gewerkt wordt, wat weer leidt tot betere producten. Dat betekent dus dat de producten voor de partners én even goed of beter zijn geworden én goedkoper én sneller. De snelheid is voor de ODA niet de grootse winst, want het ging al snel. Maar door de hogere snelheid kunnen de normuren omlaag en dat betekent een kostendaling voor de partners. Kortom: we zijn erg tevreden.”
