Met LEAN naar krachtige processen voor participatie en werk

Hoe help je zoveel mogelijk mensen aan werk? De Participatiewet is voor veel gemeenten aanleiding kritisch naar hun eigen werkzaamheden te kijken. Zeker omdat de invoering samengaat met bezuinigingen, regionale samenwerking en mogelijk nog meer werkzoekenden. Lean is dan een zeer geschikte methodiek om vanaf de werkvloer snel tot krachtigere werkprocessen te komen.

Participatiewet op 1 januari 2015

Wat kunnen we, voordat de Participatiewet op 1 januari 2015 ingaat, verbeteren aan onze manier van werken? De gemeente Doetinchem stelde zichzelf deze vraag en nodigde Quarant uit om de medewerkers te begeleiden bij het beantwoorden ervan. Als eerste stap hebben we de medewerkers laten bepalen welke werkzaamheden waardevol zijn en de kans op werk voor inwoners het meest vergroten. Als volgende stap gaan we verspillingen uit het proces halen. Bovendien hebben we organisatorische wijzigingen voorgesteld die het effect van de inspanningen nog verder moeten vergroten.

De Participatiewet: het ideale proces

Welke van onze werkzaamheden zijn het meest waardevol voor ons doel om inwoners aan werk te helpen? De medewerkers van Doetinchem beantwoordden deze vraag onder andere met de volgende voorbeelden:

• Scherpe diagnose voorkomt onnodige werkzaamheden
  Schat je aan het begin van een traject goed in hoe goed een inwoner is te bemiddelen? Dan kun je later in het traject beter voorspellen welke inspanningen nutteloos zijn. Die inspanningen kun je dan achterwege laten.

• Uitgaan van de eigen kracht van inwoners
  Tachtig procent van de uitkeringsgerechtigden kan prima werken, maar door drempelvrees of gebrek aan zelfvertrouwen ontbreekt de motivatie. Zorg er daarom voor dat het aanbod aan werk goed zichtbaar is, dat mensen er gemakkelijk op kunnen reageren en heb oog voor de instelling van mensen.

• Investeer direct in mensen
  Elke maand dat iemand een uitkering heeft, wordt de afstand tot de arbeidsmarkt groter. Daarom is het verstandig aandacht te besteden aan mensen die (nog) dicht bij werk staan. Dat hoeft niet altijd veel inspanning te kosten. Korte contactmomenten, bijvoorbeeld ondersteund door digitale kanalen, zijn vaak al erg waardevol. Zorg voor afstemming hierover met het UWV en het regionaal Werkbedrijf.

• Veel contactmomenten via korte lijnen tussen werkconsulenten en arbeidsbemiddelaars
  Als je elkaar regelmatig fysiek tegenkomt, gaat afstemming over werkzoekenden en vacatures veel gemakkelijker. Bijvoorbeeld over de vraag of een werkzoekende die je net hebt gesproken geschikt is voor een bepaalde vacature of cursus. Loopt dit soort contacten alleen via e-mail of telefoon? Dan verlies je bijna altijd de energie die bij zo’n eerste ingeving vrijkomt. Veel vragen worden niet meer gesteld en goede ideeën worden verdrongen door andere werkzaamheden.

“We willen ons in de breedte goed voorbereiden op de Participatiewet. Daarom passen we onder begeleiding van Quarant Lean toe. De belangrijkste input komt daarbij van de medewerkers zelf. Dat zorgt niet alleen voor effectieve ideeën, maar ook voor een breed draagvlak als ze de veranderingen later zelf doorvoeren.”
Guus Beking, Teamleider Werk en Inkomen, Gemeente Doetinchem

De Participatiewet: wat kan weg?

Als je weet welke werkzaamheden waardevol zijn, kun je daarna kijken welke werkzaamheden niet of nauwelijks bijdragen aan je doel om mensen aan werk te helpen. Een voorbeeld dat veel gemeenten zullen herkennen, zijn de onnodige of dubbele administratieve handelingen doordat ict-systemen niet op elkaar aansluiten, niet goed zijn ingericht of teveel informatie vragen. Door het elimineren van deze handelingen komt tussen de 20 en 30% tijd vrij voor werkzaamheden die wel waardevol zijn.

LEAN: medewerkers doen het zelf

Met Lean ontwerpen en implementeren de medewerkers het nieuwe werkproces zelf, op basis van hun eigen kennis en praktijkervaring. Er komt dus geen groep externen binnenwaaien om te zeggen hoe het moet. Tegelijkertijd zorgen we wel voor een goede begeleiding van het hele traject. Het management en andere afdelingen mobiliseren we als dat nodig is om processen te verbeteren. Bijvoorbeeld door systeembeheerders applicaties te laten aanpassen aan de werkzaamheden in plaats van andersom

Benieuwd hoe een Lean-traject uw gemeente kan helpen bij de voorbereiding op de Participatiewet?

Bel Herman Hogendoorn: 06 22 46 59 28. Of stuur een e-mail: herman.hogendoorn@quarant.nl.