Hoe krijg je mensen écht mee met AI? Lessen uit ons AI Buddy-programma   

Publieke organisaties staan voor grote uitdagingen in hun informatiehuishouding. Voor I&A-teams betekent dit dat nieuwe kennis snel moet worden opgepakt. Tijdens de 10 Kennisateliers leer je de essentie van procesgericht werken, informatiemanagement, digitale samenwerking en AI, praktisch, actueel en direct toepasbaar.

meer informatie & inschrijven

De vraag die elke gemeente – en onszelf – bezighoudt

‘We moeten iets met AI. Maar waar beginnen we?’ Deze vraag komen wij bij bijna elke gemeente tegen. Bijna de helft van de Nederlandse gemeenten experimenteert met kunstmatige intelligentie, maar twee op de drie worstelt nog met concreet beleid. De technologie raast vooruit, maar hoe neem je mensen mee in die verandering? Een relevante vraag voor gemeenten, maar ook zeker voor onszelf.

We besloten niet langer te praten óver AI, maar aan de slag te gaan mét AI. Zo ontstond ons AI Buddy-programma: een praktische aanpak waarbij consultants in duo’s experimenteren, leren en ontdekken wat AI voor hun werk betekent.

Elke maand een nieuwe AI-challenge met nieuwe inzichten

Het AI Buddy-programma draait om die ontdekking. Elke maand lanceren we een nieuwe challenge, direct gekoppeld aan ons dagelijkse werk. Consultants vormen duo’s en trekken wekelijks een uur uit om te werken tools als Microsoft Copilot, ChatGPT en Claude. De kracht zit in de eenvoud: geen dikke handleidingen, geen verplichte trainingen, maar gewoon samen aan de slag.
Bijvoorbeeld met het ontwerpen van een AI-workshop voor een fictieve gemeente, of met het bouwen van een werkende AI-agent. Elke challenge brengt nieuwe inzichten.

Bijvoorbeeld dat AI ook kan zorgen voor betere samenwerking en duidelijkere communicatie. Onze collega Lies beaamt dit: ‘Toen ik samen met mijn buddy een adoptieplan uitwerkte met hulp van AI, zag ik hoe het helpt om onze boodschap scherper en toegankelijker te maken.’

‘De kracht zit in de eenvoud: geen dikke handleidingen, geen verplichte trainingen, maar gewoon samen aan de slag’

Marco Wagemakers

Consultant bij Quarant

Het Human-Centered AI Adoption Framework in de praktijk

Zonder het te beseffen, volgden we bij de opzet van ons programma de principes van het Human-Centered AI Adoption Framework. Dit framework stelt vier pijlers centraal: vertrouwen, uitlegbaarheid, samenwerking en ethiek. En precies deze elementen bleken cruciaal voor ons succes.

1. Vertrouwen bouwen door ervaring

Door samen te werken, fouten te mogen maken en successen te delen, groeit het vertrouwen vanzelf. Niet de technologie staat centraal, maar wat we ermee kunnen bereiken voor onze klanten. ‘De eerste keer dat ik een prompt typte, dacht ik: laten we gewoon wat proberen en zien wat er gebeurt,’ vertelt onze collega Daphne. ‘En toen ontdekte ik hoe snel je tot een resultaat komt en hoe leuk het is om te experimenteren.’

2. Uitlegbaarheid als basis

Elke challenge eindigt met korte demo’s waarin de duo’s aan elkaar laten zien wat ze hebben bereikt. Zo leren we niet alleen wát AI kan, maar vooral hóé het werkt. Door open te delen hoe we AI gebruiken en wat de verschillen zijn tussen modellen en toepassingen, wordt de technologie begrijpelijk en toegankelijk. Uitlegbaarheid is daarmee geen technische kwestie, maar een manier om transparant te werken en samen te leren.

Zoals onze collega Klaas het stelt: ‘AI zet me aan het denken over onze manier van werken, omdat het vragen stelt die ik zelf soms oversla. Door ermee te werken, zie je sneller waar aannames zitten in beleid of processen en dat maakt onze keuzes beter uitlegbaar.’ Collega René merkt dat hij AI vooral inzet om béter na te denken. ‘Het dwingt me om heel precies te formuleren wat ik wil bereiken. Dat alleen al maakt mijn werk scherper.’

3. Samenwerking versterkt leren

Het duo-principe blijkt goud waard: nieuwe collega’s voelen zich sneller thuis, ervaren consultants ontdekken nieuwe perspectieven en kennisdeling ontstaat vanzelf. ‘Mijn buddy weet meer over AI, ik meer inhoudelijk van het sociaal domein,’ vertelt onze collega Gabriëlle. ‘Samen ontdekten we toepassingen die we alleen nooit hadden bedacht.’

4. Ethiek in elke stap

Bij elke challenge bespreken we ook de ethische kant. Wanneer gebruik je AI wel en niet? Hoe ga je om met privacy? En dat iets technisch gezien kan, betekent dit dan ook dat we het wíllen binnen de lokale gemeente/samenleving? Wat betekent de EU AI Act voor onze adviezen? Door regelgeving direct te koppelen aan praktijkcases, wordt abstracte wetgeving concreet en toepasbaar. 

Kansen Uitdagingen: tijdgebrek en goed prompten

Natuurlijk gaat niet alles vanzelf. Tijdgebrek is nog altijd een uitdaging. Het vraagt discipline om tussen klantprojecten door te blijven experimenteren met AI. Ook weten we inmiddels dat de kwaliteit van AI-output sterk afhangt van de input. Het is niet alleen garbage in, garbage out, het is nog belangrijker om de juiste prompt en specifieke vervolgvragen te formuleren. Het vraagt dus oefening om goede prompts te schrijven na te denken over wat je precies wil bereiken. En de verleiding om AI-gegenereerde teksten kritiekloos over te nemen blijft groot.

Van succesfactoren naar gemeentelijke praktijk

Wat wij leerden in ons AI Buddy-programma, geldt net zo goed voor gemeenten die met AI aan de slag willen. Succesvolle adoptie vraagt geen groot veranderprogramma, maar kleine, betekenisvolle stappen die passen bij de dagelijkse praktijk.

Begin met ambassadeurs

Kies nieuwsgierige medewerkers: niet alleen techneuten, maar juist beleidsadviseurs, projectleiders en communicatiemedewerkers. Laat duo’s experimenteren met herkenbare opdrachten, zoals het verbeteren van brieven, het analyseren van participatie-input of het voorbereiden van een raadsvergadering. Zo ontstaat leren van binnenuit.

Koppel aan bestaand werk

Laat AI geen extra taak zijn, maar een hulpmiddel binnen lopende processen. Door te oefenen in het echte werk, wordt de meerwaarde direct zichtbaar en groeit het vertrouwen vanzelf.

Creëer een veilige leeromgeving

Fouten maken hoort erbij. Stel duidelijke kaders (wat mag wel en niet met AI?), maar geef binnen die kaders ruimte om te ontdekken, te oefenen en ervaringen te delen. Een veilige cultuur waarin nieuwsgierigheid wordt aangemoedigd, versnelt de ontwikkeling van vaardigheden én vertrouwen.

Deel wat werkt

Organiseer korte kennissessies of AI-koffiemomenten waarin medewerkers laten zien wat ze hebben ontdekt. Door successen zichtbaar te maken, versterk je eigenaarschap en motivatie.

Houd het menselijk en ethisch

AI is een hulpmiddel, geen vervanging. De mens blijft eindverantwoordelijk, ook voor de morele afwegingen die bij elk gebruik horen. Bespreek samen vragen als: wanneer wil je AI wél inzetten, en wanneer juist niet? Door ethiek onderdeel te maken van het gesprek, blijft technologie in dienst van publieke waarden. 

De toekomst: AI als vanzelfsprekende collega

Ons ideaal: AI die net zo vanzelfsprekend is als een programma als Excel. Geen hype, geen angst, maar gewoon een tool die ons werk beter maakt. En die toekomst is dichterbij dan we denken. Gemeenten die nu starten met kleinschalige experimenten, leggen de basis voor een organisatie die klaar is voor de digitale toekomst. Niet omdat de technologie dat vraagt, maar omdat burgers recht hebben op een overheid die modern, efficiënt en menselijk is.

Het draait niet alleen om technologie, maar om samen ontdekken

Het AI Buddy-programma leerde ons dat succesvolle AI-adoptie niet draait om de beste technologie of de grootste budgetten. Het draait om mensen die samen ontdekken, leren en groeien. Om een cultuur waarin nieuwsgierigheid wordt aangemoedigd en waarin technologie in dienst staat van menselijke waarden. Of, zoals onze collega Mirjam dit treffend verwoordt: ‘Door met AI te werken, zijn we dichter bij elkaar gekomen als team. We delen meer, vragen elkaar vaker om hulp, en inspireren elkaar met nieuwe ideeën. AI bracht ons niet alleen slimmere tools, maar vooral een slimmere manier van samenwerken.’

Samen slimmer met AI

Wij blijven voorlopig nog wel even leren en experimenteren. Onze volgende stap? AI nog slimmer inzetten om gemeenten te helpen bij hun eigen uitdagingen, van datagedreven werken tot het verbeteren van dienstverlening. Altijd met dezelfde filosofie: klein beginnen, samen leren en de mens centraal.

Voor gemeenten die zich afvragen waar te beginnen met AI, is ons advies dan ook simpel: begin bij je mensen. Bouw vertrouwen op, creëer ruimte om te ontdekken en leer van elkaar. Wil je sparren over hoe jouw organisatie verantwoord met AI aan de slag kan? We delen graag onze ervaringen en denken mee over een aanpak die past bij jouw praktijk. Want één ding weten we zeker: de toekomst van AI wordt slimmer als we het samen doen.

Publieke organisaties staan voor grote uitdagingen in hun informatiehuishouding. Voor I&A-teams betekent dit dat nieuwe kennis snel moet worden opgepakt. Tijdens de 10 Kennisateliers leer je de essentie van procesgericht werken, informatiemanagement, digitale samenwerking en AI, praktisch, actueel en direct toepasbaar.

meer informatie & inschrijven