Je werkplek is meer dan alleen je bureau

Een andere kantoorindeling en laptops

Veel organisaties zien de voordelen van plaats- en tijdonafhankelijk werken. Bij de experimenten daarmee gaat veel tijd zitten in het nadenken over de kantoorindeling. Er komen bijvoorbeeld flexplekken, belhokken en overlegbanken. De bureaus worden allemaal eenvoudig verstelbaar. En de medewerkers ruilen hun oude grote desktop en vaste telefoon in voor een laptop en smartphone.

Inloggen, communicatie en samenwerken

Maar als medewerkers meer op andere locaties gaan werken, wordt het nog belangrijker dat de digitale werkomgeving op orde is. Je moet op die andere plekken kunnen inloggen bij je vakapplicaties. De behoefte aan goede en diverse communicatiemogelijkheden als video, chat en bellen groeit. Ook de vraag naar tools om gemakkelijk documenten te delen en erin samen te werken neemt toe. En verder wil je graag zien of een collega online aanwezig en beschikbaar is.

Gemakkelijk en veilig

Om goed en productief te kunnen werken, is het niet alleen belangrijk dat je als medewerker al die communicatie- en samenwerkingsmogelijkheden hebt, maar ook dat ze gemakkelijk zijn te gebruiken. Waarbij de verschillende functionaliteiten bij voorkeur zoveel mogelijk met elkaar geïntegreerd zijn. En het moet veilig zijn uiteraard. Overigens geldt dat wanneer je als organisatie de communicatie- en samenwerkingsmogelijkheden niet aanbiedt, dit ook onveilig kan zijn. Medewerkers gaan hiervoor dan namelijk zelf oplossingen zoeken en dat zijn niet altijd de meest gewenste.

Een ingewikkelde puzzel

De weg naar moderne digitale werkplekken is een behoorlijk ingewikkelde puzzel, die voor iedere organisatie anders is. Allereerst omdat de technische uitgangspositie voor iedere organisatie anders is. Slaan medewerkers nu bijvoorbeeld de bestanden die ze gebruiken op in hun eigen laptop of desktop, ergens op het netwerk, in een DMS of in een cloud-omgeving? En waar staan de verschillende applicaties die medewerkers gebruiken? Op de eigen laptop of desktop, in de cloud als SaaS-oplossing of benaderen ze die via een Citrix-achtige constructie? En mogen medewerkers zelf applicaties installeren? Het zijn enkele van de vele vragen die je moet beantwoorden.

Een visie op toekomstige werkplekken

Verder moeten de werkplekken en de beschikbare tools goed aansluiten bij de mensen die ze gaan gebruiken en het type werk dat ze doen. Begin daarom met het creëren van een visie over hoe de ideale digitale werkomgeving er voor medewerkers in jouw organisatie uit zou zien. Of doe dit voor de verschillende afdelingen als je daarin veel verschillen verwacht. Welk type mensen werken er? Welke applicaties, samenwerkingsmogelijkheden en communicatietools hebben ze nodig? Werken ze veel samen met mensen buiten de organisatie? En zo door.

Gebruikersadoptie onmisbaar

De menskant is ook erg belangrijk op het moment dat je de nieuwe applicaties, tools of hardware introduceert. Een goed doordacht gebruikersadoptieprogramma is namelijk onmisbaar als je niet alleen wilt dat medewerkers de beschikking krijgen over allerlei moderne functionaliteiten en spullen, maar ook wilt dat ze deze zo optimaal en veilig mogelijk gebruiken. En misschien zijn de digitale vaardigheden van bepaalde medewerkers in je organisatie momenteel sowieso nog wat aan de lage kant. Dan is het slim ze te helpen dit op tijd bij te spijkeren.

Quick Scan en Roadmap

Quarant heeft al meerdere gemeenten succesvol geholpen werkplekken te moderniseren. Met een Quick Scan onderzoeken we eerst waaraan zo’n moderne werkplek in jouw organisatie moet voldoen. Daarbij kijken we naar de mensen die er werken, de werkomgeving en de techniek. Op basis daarvan ontvang je een Roadmap op maat voor jullie bestaande situatie en mogelijkheden. Met:

• een visualisatie van de moderne werkplek;
• een plan met kostenindicatie voor de aanschaf van nieuwe licenties en apparatuur;
• acties voor zowel de korte als de lange termijn.

Kijk voor meer informatie op Stop met houtje-touwtje oplossingen – Faciliteer thuis(medewerkers) echt goed!