Investeren in Enterprise Architectuur? Net genoeg, net op tijd!

De A0-posters die informatiearchitecten opleveren zijn vaak erg indrukwekkend. Alle processen, informatiestromen, applicaties en infrastructuur inzichtelijk en in samenhang weergegeven in mooi gekleurde lijnen, vlakken en kaders. Prachtig. Maar wat doe je ermee als gemeente? In hoeverre brengt de investering in Enterprise Architectuur de beleidsdoelen echt dichterbij?

De drie basisvragen voor verandermanagement zijn: waar staan we vandaag? Waar gaan we naar toe? Hoe komen we daar? Dit zijn ook de kernvragen voor architecten. Dit geeft al aan dat het werken onder architectuur een van de kerncompetenties van een organisatie hoort te zijn. Net als bijvoorbeeld programmamanagement, portfoliomanagement en projectmanagement. Wil je als organisatie bepalen welke koers je vaart? Wil je je beleidsdoelen daadwerkelijk dichterbij brengen? Dan moet je deze vaardigheden integraal en in samenhang met elkaar uitvoeren.

Enterprise Architectuur: verhouding baten en kosten

Helaas is het werken onder architectuur bij veel organisaties vooral iets van de afdeling ICT. Ook dan blijft het uiteraard zinvol na te denken over een goede integratie van processen, informatiestromen, applicaties en infrastructuur, maar geïsoleerd van de andere kerncompetenties is het weinig effectief daarmee heel erg de diepte in te gaan. De baten wegen dan niet meer op tegen de kosten. Vergelijk het met een afdeling projectmanagement die allerlei methoden en materialen ontwikkelt, terwijl medewerkers van andere afdelingen daar in de praktijk nauwelijks gebruik van maken.

Enterprise Architectuur: kijk naar de beleidsdoelen

Ons advies: baseer je investeringen in Enterprise Architectuur niet op de vergaande mogelijkheden van die discipline, maar op datgene wat je nodig hebt om je beleidsdoelen te bereiken. Voor de meeste gemeenten is het voldoende om een aantal kernprincipes op te stellen. Bijvoorbeeld: ‘we kopen geen applicaties waarvan we de functionaliteit al in huis hebben’. Of ‘we kopen zoveel mogelijk applicaties die horizontaal en organisatiebreed zijn te gebruiken’. Zo’n lijst met principes is vaak veel effectiever dan allerlei uitgebreide, ingewikkelde theoretische blauwdrukken waarmee in de praktijk niemand iets doet.

Gemeenten krijgen veel architectuur cadeau

Veel denkwerk over architectuur wordt voor gemeenten bovendien al door anderen gedaan. Gemeenten ontwikkelen doorgaans geen eigen applicaties. Daardoor werken ze tot op zekere hoogte al onder architectuur, maar dan bedacht door de marktpartijen waarvan ze de ICT-oplossingen afnemen. Staan applicaties in de GEMMA-Softwarecatalogus? Dan weten gemeenten aan welke standaarden die oplossingen voldoen. En op welke manier ze passen binnen de landelijke referentiearchitectuur voor gemeenten van KING.

Willen we duidelijk maken dat de werkelijkheid complex is en alles met alles samenhangt? Dan produceren we een grote plaat vol ingewikkelde symbolen en lijntjes. Maar in feite is de Enterprise Architect gewoon een organisatieadviseur. Hij moet het niet hebben van tools en indrukwekkende A0-posters: hij moet op het juiste moment aan de juiste tafel zitten. Dan heeft hij voor ‘werken onder architectuur’ niet veel meer nodig dan de achterkant van een servet.”
Lucas Kuijpers, informatiemanager, gemeente Diemen

Meer inzicht met Enterprise Architectuur

Is het dan zinloos om als gemeente zelf aan Enterprise Architectuur te doen? Dat is ook niet het geval. Zo’n mooie A0-poster is zeker nuttig als je meer inzicht wilt krijgen in een specifiek informatievraagstuk binnen je organisatie. Maar in dat geval kun je de kennis daarvoor ook prima inhuren. Voor de dagelijkse gang van zaken volstaat een architectuuraanpak gericht op de essentiële kernprincipes. Daarmee zal overigens het werken onder architectuur vanzelf steeds meer onderdeel van de hele bedrijfsvoering worden. Is het eenmaal organisatiebreed een vaste kerncompetentie? Dan is het moment aangebroken om te kijken of extra investeringen in Enterprise Architectuur de beleidsdoelen nog dichterbij kunnen brengen.

Een deskundig advies over de samenhang tussen architectuur, programmamanagement, portfoliomanagement en projectmanagement?

Bel Wim Hoekstra: 06 21 26 06 38. Of stuur een e-mail: wim.hoekstra@quarant.nl.