Hoe je als antifragiele organisatie beter bestand bent tegen crises
Managers en bestuurders dromen vaak van geoptimaliseerde systemen en efficiënte processen binnen hun organisaties. Daarbij proberen ze systematisch onzekerheid en willekeur te vermijden, in de hoop volledige stabiliteit en controle te creëren. Maar de praktijk blijkt telkens veel weerbarstiger, zie de pandemie waarin we momenteel verzeild zijn geraakt. In deze blog lees je hoe de term ‘antifragiel’ helpt anders over organisaties na te denken en hoe je je kunt voorbereiden op het onvoorspelbare.
Marktwerking, efficiency en kleine overheden
Marktwerking, efficiency, bezuinigingsdriften en het ideaalbeeld van een kleine overheid hebben geleid tot systemen die over het algemeen goed werken in standaardsituaties. Maar ze blijken erg kwetsbaar bij rampen en andere situaties die buiten de voorspellingen vallen. Kijk bijvoorbeeld naar de huidige pandemie. Te weinig IC-bedden en personeel, te overleg-intensieve gedecentraliseerde zorg, afhankelijkheid van het buitenland als het gaat om beschermingsmiddelen en vaccins, blinde sturing vanwege onduidelijkheid over de duiding van beschikbare data en zo door. Of kijk naar de financiële crisis in 2008, waar de ondergang van één bank het wereldwijde systeem op de rand van instorten bracht.
Omgaan met onverwachte situaties
Efficiënt klinkt beter dan inefficiënt. Maar als we onze sociale, politieke, en economische systemen zo efficiënt mogelijk inrichten, doen we dat op basis van de huidige situatie en modellen. Daarbij doen we eigenlijk de impliciete aanname dat de toekomst zich binnen de bandbreedte van deze modellen zal gaan afspelen. Het gevolg is dat we organisaties creëren die heel moeilijk kunnen omgaan met dingen die zo onverwacht zijn dat ze daarbuiten vallen. En dat ze simpelweg vaak ook niet voldoende mensen en niet de juiste mensen hebben om daarmee om te gaan.
Wat is antifragiel?
Zouden we organisaties, en daarmee onze maatschappij, slagvaardiger in onverwachte situaties kunnen maken? We denken van wel. De term ‘antifragiel’, uit het werk van Nassim Nicholas Taleb, inspireert ons daarbij. Een porseleinen kopje is fragiel. Laat het vallen en het is kapot, in scherven. Een blok beton is robuust. Laat dat vallen en het blijft grotendeels intact, maar grote kans dat het schade aan de omgeving toebrengt. Iets dat antifragiel is, gaat niet stuk als er heel veel druk op wordt uitgeoefend, maar is wel zo flexibel om zich aan de nieuwe situatie te kunnen aanpassen en vandaar verder te groeien. Iets dat antifragiel is, wordt beter van schokken en heeft baat bij stress, wanorde, toeval en tijd.
Evolutie
Evolutie is antifragiel, het heeft baat bij toeval. Ook ons immuunsysteem is antifragiel. Als het wordt blootgesteld aan een zekere mate van stress, wordt het daar sterker van. Het antifragiele houdt van fouten, maar wel een bepaald soort fouten, namelijk kleine fouten. Beter af en toe een klein bosbrandje dat alleen het dorre hout opruimt en ruimte biedt aan nieuw leven (antifragiel), dan een inferno dat complete ecosystemen ruïneert (fragiel).
Niet robuust
Het gaat dus niet zozeer om robuust, waar je misschien als eerste aan denkt als iets dat niet fragiel is. Dat roept te veel associaties op met de bureaucratische molochs van weleer. Of met het systeem van grote banken bijvoorbeeld. Het banksysteem bleek tijdens de financiële crisis totaal niet in staat mee te veren met het onverwachte. Er moest een hoop belastinggeld aan te pas komen, om de boel draaiende te houden.
Capaciteit om vanuit verstoringen te groeien
Antifragiel is de flexibiliteit hebben je snel te kunnen aanpassen aan verstoringen. En voldoende capaciteit, vaardigheden en kennis hebben om vanuit die verstoringen verder te groeien. In het denken van Nassim Nicholas Taleb zijn die verstoringen dan ook positieve dingen.
Onvoorziene situaties
Hoe nemen we de beste beslissingen in een wereld vol onverwachte en willekeurige gebeurtenissen die grote gevolgen kunnen hebben? Hoe temperen we enigszins het onbehagen bij burgers dat door het onverwachte ontstaat? Allereerst door op te houden net te doen alsof we de toekomst wel kunnen voorspellen. Denk in plaats daarvan in scenario’s. Houd rekening met alle denkbare opties. En besef je dat zelfs dan de kans heel groot is dat er alsnog situaties voordoen die je niet hebt voorzien.
Antifragiele gemeenten
Je voorbereiden op het onvoorspelbare; het lijkt een paradox. Wij denken echter dat overheidsorganisaties weldegelijk antifragieler kunnen worden. En daarmee slagvaardiger in onverwachte situaties. Bijvoorbeeld door:
- nog meer werk te maken van informatisering van werk en dienstverlening;
- het landelijke stelsel van basisregistraties snel uit te bouwen. Meer wettelijke landelijke registraties (kijk voor inspiratie naar Estland) voor de overheidssector en de zorgsector;
- de kwaliteit van interne registraties te verbeteren en ze waar mogelijk voor de buitenwereld te ontsluiten (open data);
- vereenvoudiging van het belastingstelsel. Het moet makkelijker worden om naast geld te innen van burgers en bedrijven (de klassieke taak van de Belastingdienst) ook geld naar ze over te maken;
- te investeren in tactische rollen (gericht op verandering, opgavegericht, programmatisch en projectmatig werken, etc.);
- hoge eisen te stellen aan de professionals in deze tactische rollen;
- de takendiscussie weer eens te voeren (een deel van de uitvoerende taken outsourcen op een wijze die snel op- en afschalen mogelijk maakt?);
- in te zetten op de competenties en rollen die nodig zijn om datagedreven te kunnen werken en sturen. En om voorspellende modellen snel te kunnen valideren en snel te verbeteren;
- strategisch personeelsbeleid eindelijk eens serieus aan te pakken: meer medewerkers werven met een T-shaped competentieprofiel (die zowel beschikken over een diepe inhoudelijke vakkennis als ook de vaardigheden hebben om te kunnen samenwerken met andere disciplines). In antifragiele organisaties werken stevige mensen die zich tegelijk openstellen voor wat om hen heen speelt;
- voor leidinggevenden te kiezen die zich richten op het intensiveren van reflectievermogen, zelfkennis, zelfbewustzijn en een kwetsbare opstelling;
- voldoende medewerkers in dienst te nemen om uitzonderingen en nieuwe situaties op te kunnen vangen. Dus niet net zoveel medewerkers dat alleen als alles normaal loopt en heel erg meezit je de meeste taken met wat geluk net afkrijgt. Een beetje overcapaciteit voor de dagelijkse taken is bovendien belangrijk om nieuwe ideeën te ontwikkelen en tot bloei te laten komen.
Wat zijn jouw ideeën over antifragiele organisaties?
We hebben het al vaker in onze blogs genoemd: je kunt de toekomst niet voorspellen, je kunt je er wel op voorbereiden. Wat zijn jouw ideeën hierover? Waaraan zouden gemeenten meer aandacht moeten besteden? Laat het ons weten.
Bronnen en handige links:
Meer informatie?
Wim beantwoordt graag jouw vraag en denkt met je mee. Of laat een bericht achter in de chat.
